精细化管理在医院档案管理中的整合价值

丛 艳

（四平市中心人民医院，吉林 四平 136000）

1 医院档案管理的重要性

1）医院档案能够对医院相关人员或项目的研究提供依据。医院档案主要记录的是医院的日常工作，主要包括医疗科学、医疗诊断及医务人员的管理等方面内容，在此基础上延伸出更多的人事档案、病历档案及行政和科研档案等。是一种最真实、最可靠、最具有权威性和凭证性的原生信息资源，能够保留真实的信息，在必要的时候帮助医院维护合法权益。医生在对病人提供诊疗或咨询服务的过程中，可以通过对往病历资料的参考作出正确的诊断，总之，做好医院档案管理工作对医院的发展具有重要意义。

2）有效记载并记录医院的发展历史。医院的生存形态不仅仅是文件，除了文书之外还有大量的非文件类信息记录物，比如录音、影像、照片、光盘等，这些都具有清晰明确的原始记录作用，记录医院的日常工作内容及研究报告或者医疗过程。作为医院日常管理的重要部分，医院及相关部门应该重视档案管理的重要性，完善档案管理制度，结合当前时代的信息化手段做好医院档案精细化管理工作。比如某医院将精细化管理中融入到档案管理工作中，对所形成的档案进行有效的管理和分类，并结合现代信息化手段简单合理的设计出档案管理的流程，对医院各种档案信息进行收集汇总，形成档案数据资料库，在了解和掌握档案规律的基础上，以一定的物质条件为保障，维护档案的完整性和安全。

2 医院档案精细化管理的基本要求

1）档案信息必须真实准确。应该站在医院的角度分析档案文件的价值，因为档案文件中所记录的信息是真实情况的反映，是判定档案价值的关键因素，要从文件的重要性、独特性及真实性及各方面进行综合考虑。医院的档案资料是医疗服务活动的参考依据，反映了医院的主要业务活动、职能活动和基本情况，文件要真实可靠才具有利用价值，那些不真实的档案已经失去了利用价值应当剔除，若是将不具有保存价值的文件保存其他并利用，会造成以讹传讹的负面影响，同时，医疗档案大多是记录患者转掉过程的真实记录也是医保报销的基础材料，必要时作为会司法鉴定的主要凭证，因此，医疗档案必须要真实准确，能够为以后医疗借鉴和利用提供依据。

2）档案资料必须全面完整。由于受到各种因素的影响，档案在一定程度上面临着种种不可避免的威胁，对档案造成威胁的因素主要分为内部因素和外部因素。首先外部因素可以分为自然和人为因素，人为因素主要是查阅或管理不当造成档案的破坏，使它不能发挥作用和价值，医院和其他档案最大的区别就在于医院档案资料具有集成性，必须要保证医院档案资料无差错和遗漏。自然因素主要是档案在存放获或利用的过程中，随着时间的推移和环境的变化，受到温度、光线影响遭受损坏，或者是不可抗拒的突发事件对档案造成的损坏。

3）档案必须专业专属。医院档案资料的价值主要体现在医疗教学及研究方面，医院的档案信息是医疗科研活动及科研实验的真实记录，记录病人病情及急诊疗过程，因此，医院档案资料的保管必须系统且专业，综合考虑医院档案资料的专属性，提高管理水平。档案数量普遍较大，而面对有限的人力、物力和财力资源，必须要实现资源的合理配置和有效利用，“针对重点”和“兼顾全面”相结合。在医院档案保管的过程中，要明确工作目标认清工作任务，分清工作的先后主次，决定不同时期的工作重点和所要解决的问题，在兼顾全面的基础上针对重点。

3 医院档案精细化管理的措施

做好档案精细化管理工作，首先要认识到档案管理的重要性，并把握档案管理的客观规律，形成互联网时代下管理的新模式，加强医院档案管理工作，完善各项管理制度，不断创新档案国内工作体系，提高档案精细化管理整合价值，为此，文章提出以下几点建议。

1）制定和完善档案保管的制度和标准。管理层要加强党管理工作的重视，树立正确的档案管理理念，这会直接关系到档案工作的质量和效率，提高档案管理的精细化水平。首先，管理层要做好思想转变观念，从根本上认识到档案管理工作的重要性，夯实制度保障，建立监督机制。医院可以根据自身发展的特点及管理规范，建立并完善档案管理制度，具体包括：（1）完善档案查阅机制。医院的档案涉及医院的机密和隐私，在管理过程中，既要满足利用者的需求发挥档案的价值，又要贯彻保密原则，保证档案的完整性和安全，避免发生档案泄漏事件。（2）成立档案监督小组。医院可以设置专门的档案监督小组，对档案管理工作进行监督，并制定考核机制，实行不定期、不定时监督方式。（3）对档案工作者进行岗前培训。在开展收集、整理、装订、入库、存储等一系列工作之前，首先要对工作人员进行培训，保证操作的规范性，提高档案管理人员的业务水平，保证档案管理工作正确高效安全进行。

2）提升档案工作者的职业技能、增强法制意识。随着社会的发展，我国已基本上步入信息化的时代，在精细化时代背景下，利用信息化管理模式更有利于精细化管理的实施。根据新时代背景下网络大数据集成化方式的特征，制定相应的管理计划，以便于档案管理工作的有序开展。其次，要明确岗位责任，以精细化的标准要求工作人员的职业技能，满足医院档案管理的节能需求。依法管理是医院档案管理的重要准则，无论是关于医学类的学术研究或是医院行政管理、人事管理，都与医院的档案管理工作紧密相连。档案管理人员应该结合档案管理工作档案法，认真贯彻执行国家档案局所制定的规章制度使档案管理工作更加规范化，使其有法可依，有章可循。

3）加强档案归档精细化管理。档案管理工作是完成工作任务的指导和保障，在具体工作开展的过程中，我们应该将档案保管工作的要求概括为“三结合，一区分”。主要是防治结合，以防为主、针对重点与兼顾全面相结合、管理与技术相结合，不同的档案区分保管。对于不同类型的档案，应该使用不同的管理方式和手段，保证档案分类清晰，在保管的过程中，不能采用一刀切的方式，为了合理的保管，应该对不同价值的档案区别对待。所谓的不同，主要是从档案的保存价值、保管期限及载体等方面区分，根据《中华人民共和国档案法实施办法》将档案分为永久保存和长期保存。一些医院在精细化档案管理过程中，将病历档案数据化管理保存，充分体现了档案管理的完整性、细致性和条理性，精细化管理使医院档案的管理质量得到明显的提升。

4 结语

加强医院档案管理工作，能够在一定程度上促进医院的发展，提高医院的社会竞争地位，同时也是医院整体管理质量和人员工作能力的直接反映。当今时代，医疗科技不断进步和发展，医院档案管理的相关部门必须采取科学合理的方式来做好档案管理工作，提高档案管理人员的工作效率和质量，将精细化管理融入到医院档案管理中，提升医院档案管理水平。