新时代背景下企业档案资源建设探析

宋晓玉

（黑龙江省八五四农场办公室，黑龙江 鸡西 158403）

当下互联网时代发展的越来越快，高科技资源从单一文字性资料向多类型、广范围性资源转变。传统的档案资源的分类化管理和分享已经落后于互联网线上档案资源共享。组建面向互联网的企业档案资源共享平台，有助于资源的高效管理呈现，实现档案资源的高效率共享，提升档案资源的利用价值，并且同时减少个人寻找相关档案资源的难度，最大化提供信息查找的便捷性，优化资源配置。

当前我国正在迈向信息化时代，信息化资源的高效利用离不开以计算机系统和高度共享的计算机网络作为基础支撑，并结合现代网络编程技术，通过线上方式实现资源整合管理和优化配置，提高档案资源的共享速度，降低档案资源获取成本，从而为全民信息时代快速发展提供技术途径。鉴于此本文高度考虑当前信息化资源的共享特性，构建基于HTML、php、JavaScript开发语言和Mysql数据库、warmp server的企业范围内档案资源共享在线平台，旨在优化电网档案资源配置和分享效率。

本文在研究国内外档案资源建设模式和机制的基础上，通过对档案资源平台共享模式的研究，结合我国档案资源建设的经验，分析了资源建设中存在的问题，找出问题产生的原因，提出解决问题的方法，以当前基础档案资源建设为实践依据，从技术层面制定符合档案资源建设要求的共享标准。该标准要求具有一定的通用性、平台独立性、技术实现简单、易于推广，不违反现行相关政策和标准。通过统一的资源共享标准，逐步消除基础档案资源建设过程中的“数据孤岛”现象，通过资源共享标准的应用和实施，真正实现跨平台，建立了跨产品、分布式的档案资源共享网络环境，建立了一套示范性的档案资源共享平台。

1 企业档案资源管理平台建设

1.1 开发工具介绍

1.1.1 PHP简介

PHP是超文本预处理器的英文缩写，作为一种跨平台的开放源代码服务器的嵌入式脚本语言，其在当前的所流行的网络应用程序开发业务中具有广泛的应用价值。这种开发语言，其植入性强，能够字HTML框架的任意位置植入，并且对应开发程序相对容易操作，入门门槛不高，适合初学者使用。当前这种开发语言平台，完全免费，且源代码高度开放，对应的资源种类丰富繁多，且语法结构简单，所实现的功能业务多样化，此外在MySQL数据库强劲支持下，能够提高数据库访问效率，对应的代码执行效率和可靠性高，能够适应当前的绝大多数网页设计需求。

1.1.2 MySQL数据库简介

MySQL数据库是一种新的小型高操控性数据库，其由瑞典MySQL AB公司所开发，其作为一种关联式数据库管理系统，对应的体积小，执行效率高，并且部分成本低廉，尤其是能够同开源的方式，共享了很多数据库资源，这对于小型网站设计中为了降低部署成本，往往采用MySQL作为其数据库的最佳选择。此外该数据库性能显著，能够同PHP和Apache等组成动态化的高稳定和高安全性的网站开发环境。在实际开发中，很多人采用PHP、Apache和MySQL联合使用，从而实现相应网站的快速设计与实现。

1.1.3 Apache服务器简介

在网站设计后，其价值的体现在于网页的共享性，即将所设计的网站通过互联网进行分享，用户通过互联网进行访问，从而达成网页信息的传输，以此实现宣传的目的。对于这一网页分享过程则需要在Web服务器和Web服务器软件支持下运行发布。当前Apache服务器是使用最广泛的Web服务器软件，世界上超过50%的web服务器都在运行Apache服务器软件。这一软件能够得到广泛的支持的最大原因在于其提供开源的代码支持和广泛的跨平台嵌入使用。因此本文也采用这一服务器软件进行网站的部署。

1.1.4 WampServer简介

对于网站的开发应用中，对应的开发环境会涉及Web服务器、PHP源代码解释器以及DBMS等网络组建软件的安装。这些软件的安装过程极为复杂，且需要反复配置环境变量，因此为了提升开发效率，则采用将上述过程集于一体的WampServer软件来实现开发环境的部署。WampServer是基于Windows系统的Apache服务器、PHP解释器以及MySQL数据库等集成于一体的软件包，这一软件包已经处于开放免费试用状态，并且在安装配制过程中采用图形化引导方式完成，从而避免复杂的安装配制过程，能够降低开发人员的开发难度。

1.2 企业档案资源管理平台建设

1.2.1 系统功能分析

本系统功能结构分析如下：

管理员功能：用户管理，咨询管理，信息上传管理，信息编辑管理，企业档案资源状态管理。

其中用户管理、企业档案资源管理、企业档案资源共享管理均可以查询、添加、修改和删除相关记录的信息。而企业档案资源信息编辑管理和企业档案资源状态管理则可以直接对用户的需求信息进行在线管理。

普通用户功能：注册新用户，个人注册信息管理，企业档案资源共享查询，企业档案资源状态信息查询，企业档案资源查询。

用户可通过对企业档案资源相关的详细信息进行查询，选择自己需要的资讯进行在线查阅，直接提交需求建立和建设方的联系，用户可在系统中可向提供资源方进行咨询。信息查询、企业档案资源企业查询和企业档案资源状态三部分是有机的联系整体。

1.2.2 系统的概要设计

本系统是基于PHP+MySQL的Web应用系统，采用B/S模式。系统开发、维护和升级方便，管理成本较低等是其主要的优势。简洁的界面，直观可视化的操作，用户访问或者操作可以不受使用地点和操作方式的限制；共享平台的设计简化需要额外单独安装的软件，只需在浏览器就可以进行操作。正因为应用程序运行在服务器端，系统的管理与升级，更新和维护变得便捷。在保证服务端和客户端之间的较低依赖程度的同时利用了应用程序代码的安全密封性，保护系统平台和服务端的数据库的安全。

1.2.3 安全性设计

对于软件的安全性应从“管理”和“设计”两方面着手，而这个系统的安全主要是数据库的安全，也就是保证数据库内容的完整性和准确性。将从以下三个方面进行概括说明：1）后台数据库划分在用户可操作范围之外。在基于PHP的管理信息系统中，后台数据是在独立的数据库软件中开发的，而数据库与前台的联系则是通过OLE联结的。只要通过对用户授权机制，就可以保证数据库的合理操作，防止非法操作对数据的修改和删除。2）对注册用户的密码加以保护。用户一经注册，其详细资料便被保存到数据表中，而用户若需要修改和查看自己的信息则需要正确的登录之后才可以进行。这样便可以保证密码的安全性。3）角色与权限。对于管理员和普通用户，二者的操作范围各有不同，不可越界操作。管理员能够对企业档案资源信息和用户等信息进行创建、更新和删除。而普通用户则仅仅可以查看企业档案资源相关信息，修改自己的注册信息。

2 总体设计原则

系统功能模块的划分以需求分析为基础，将功能复杂的系统分解为几个基本独立、功能简单、易于实现的功能模块。模块划分的优点是系统各模块基本独立，功能明确，便于各模块的独立开发、维护和修改，不影响系统中其他模块。

模块划分应遵循低耦合、高聚合的原则。耦合程度表示模块之间的连接程度。聚合表示模块中组件之间的连接程度。低耦合意味着模块之间的连接较弱，反之，连接度较强。耦合度越低，模块之间的联系越弱，相互影响和连锁反应的概率越小。也就是说，当某个模块出现故障或需要修改和维护时，对系统其他模块的影响很小。这一原则有助于提供系统的可维护性和可扩展性。

3 提升企业档案资源管理工作水平的对策

3.1 提高管理者职业素养

当前现代企业对档案管理工作的不足实际上表现在管理者的职业素养不足以支撑当前的职业要求，对此提高档案管理人员的职业素养，打造一支专业水平的档案管理工作队伍是关键。对此主要的措施就是着力提升管理人员的职业水准，通过培训的手段来提升。其次要对企业层面在档案资料管理上长期忽视病例资料完善的情况，要做好统一协调，以此优化病例档案的统一，在通过档案资料管理人员之手实现分类管理，由此提高整体管理效率，提升档案资料的连贯性、完善性，由此为企业运作提供有效依据。

3.2 完善档案资源收集工作

档案资料的管理，其首要环节就是做好对档案资源的收集工作，对此要求完善档案资料的收集，建立完善的档案收集流程。当前我国企业的档案资料种类繁多，数量极大，对此要针对档案管理模式进行改革，从而以优化管理局面，提升档案资料的整体利用率。对此首先要建立健全的管理机制，对此对信息收集、资源整理、分类以及归档等环节的工作要进行严格详细划分，从而实现资料收集范围，以此实现规范化管理。其次要做好财务相关资料的收集，比如各个科室所涉及的预算、决算等资料，并定期对病例信息进行收集和整理、归档。当然参与管理的人员要做好保密工作，严守档案资料设计内容，避免信息被泄露的风险。

3.3 建立企业档案管理机制

当前企业的档案管理工作中，要想实现档案管理模式的改革，其首要工作在于推动企业档案管理机制的健全化工作，对每个企业档案管理的细节流程明确化，从而以实现规范化管理。此外要建立信息监管专门机构，对病例记录细节进行监督与管理，确保形成的病例资料真实有效，从而为建立科学连贯的病例档案资料提供可靠支撑，从而提升所涉及的档案资料的利用价值。

4 结语

本文立足于新时代背景，重点概述了企业档案资源平台建设和基本原则。在此基础上，进一步提出了企业档案资源管理工作水平提升的对策，为现代企业日常档案管理提供技术支持。