基于智慧校园建设下的高校档案管理机制分析

邵自玲

（商丘医学高等专科学校，河南 商丘 476000）

教育相关文件资料及全校师生个人信息的存储与管理是高校档案管理工作主要内容，是影响高校教育高质量发展的重要档案资源，智慧校园建设为高校教育信息化水平提高提供了一定助力，也为档案管理工作高效开展创造了良好条件，但从目前高校档案管理现状来看，仍存在诸多问题尚未解决。基于智慧校园建设背景，高校档案管理机制如何进一步完善，是目前各相关人员需要考虑的问题。

1 智慧校园基本内容

信息资料传递缓慢与滞后，在一定程度上阻碍了高校教育高质量发展，也极大地降低了档案资源利用率，加上高校内部各部门沟通效果较差，不仅直接影响了教育教学工作持续性开展，也导致高校教育水平一直不易提高。推进智慧校园建设，加强云计算、大数据等相关信息技术应用，以计算机设备与互联网为载体，在此基础上建立高度集成化的系统平台，发挥互联网应用优势，实现教育资源在校园内部高效传递与共享，在某种程度上也能起到增强高校各部门协调能力的作用，为高校各类型教育活动的开展提供基础保障，切实为高校教学、科研、教育管理等方面提供优质服务，从而实现智慧校园科学性、合理性以及有效性建设[1]。

2 智慧校园建设对高校档案管理产生的影响

1）有利于整合现有档案资源。在智慧校园建设背景下，高校档案管理工作开展过程中，借助二维码、物联网等技术来连接校园各部门，将此过程中所产生的数据信息进行收集与整合，将大量数据信息规范化管理，促进档案资源利用率提升，进而为高校档案管理工作开展提供强有力支持。

2）有利于确保信息共享高效性。互联网的有效性应用，为全校师生获取相关信息资料提供了极大地便利，利用校园内部平台共享与传递相关信息资料，打破信息资源获取在时间与空间上的限制，在强化档案管理成效同时，也有利于确保信息共享高效性，从根本上保证档案管理工作效率，并达到减少档案管理成本投入的目的。

3）有利于扩展档案资源存储空间。传统档案管理主要以纸质档案方式来存储信息资料，查阅档案信息资料时需要前往档案室，随着高校档案管理水平提高，纸质档案已逐渐转变成电子档案，不仅降低了档案资源查询耗时，在一定程度上也打破了档案查询在时间与空间等方面的局限。智慧校园建设的深入，将校园内、外部环境连接在一起，实现档案资料线上查询，也为校外的教育资源、图书资料等相关信息查找提供了便利，提高档案管理服务水平的同时，也有利于进一步扩展档案资源存储空间[2]。

3 目前高校档案管理现状

1）档案管理理念较为滞后。在高校档案管理工作开展过程中，由于档案管理理念滞后，促使高校教育活动开展时并未加强档案资料的利用，档案管理实际作用无法充分发挥，在滞后的档案管理理念影响下，档案管理工作在高校教育发展中愈加边缘化，加上尚未设立档案专管管理部门，增加了档案管理工作失误问题概率，致使档案管理水平一直难以提高。

2）档案管理制度不够完善。大量档案资料在高校教育发展过程中产生已是必然现象，一套完善且系统的档案管理制度，更加有利于高校档案管理工作高效率、高质量开展，合理安排档案管理工作，从根本上保证档案资料存储安全性。但从目前高校档案管理情况来看，由于档案管理制度不够完善，制度内容与高校教育发展要求匹配性较低，加上管理制度并未精准落实到高校实际档案管理工作中，导致高校档案管理工作流于表面，出现档案资料归档不及时，档案资料丢失等问题，在一定程度上也阻碍了智慧校园深入建设。

4 基于智慧校园建设如何进一步完善高校档案管理机制

1）创新档案管理理念，健全与完善现有档案管理组织体系。随着高校教育高质量发展，档案管理工作难度随之增加，加上高校档案管理工作涉及多方面内容，如学校招生相关信息资料、教学及科研相关信息资料、科研报告与成果信息以及教育管理相关信息资料等都属于高校档案管理工作内容，为了保证档案管理工作效率，档案管理人员应根据不同类型的信息资料进行分类，高校教育高质量发展离不开这些基础数据的关键性支持作用。作为高校领导人员，应提升对档案管理工作的重视程度，创新档案管理理念，根据智慧校园建设要求，完善与优化现下档案管理工作，解决档案管理工作开展过程中潜在问题。结合高校教育高质量发展需要，对高校现有档案管理组织体系进行健全与完善，合理安排档案管理领导结构，并建立档案工作委员会，由委员会负责档案管理部门各岗位与人员配置，明确划分工作职责内容，实现高校档案管理工作有组织的高效率开展[3]。

通过对高校档案管理情况调研与分析，部分高校普遍没有设立专门负责档案管理的部门，长期以档案室的形式来开展与分配档案管理工作。一般情况下，档案室并未配备过多的档案管理人员，随着高校教育深入发展，发展过程中形成的信息资料越来越多，在一定程度上提升了档案管理难度，由于人员数量配备不足，极易导致档案管理工作开展过程中出现诸多问题，如档案资料遗漏或损坏，难以确保档案资料真实性与完整性。基于此，完善档案工作管理机构，尽快组建一支高素质水平、专业性较强的档案管理队伍，设立档案管理部门，改变以往工作形式，实现高校档案管理脱离原有框架，提升档案管理部门独立性。

2）落实档案管理制度，增强档案管理工作执行力。针对档案管理制度落实，档案管理人员应根据现阶段高校具体发展要求与现行档案管理法律法规，并结合目前高校档案管理工作需要，对现行高校档案管理制度进行补充与完善，将档案管理制度落到实处，以此来增强档案管理工作执行力。进一步明确高校档案管理流程，按照高校档案管理各项要求统筹安排相应工作，统一档案管理标准，确保高校档案管理工作规范性。待档案管理制度落实后，根据高校内部各部门、各岗位工作内容来明确业务规范标准，严格按照规章制度归档文件资料，并明示档案文件资料保管期限，进而达到从根本上控制档案资料管理质量的效果。此外，为了确保高校档案管理机制完善性，档案管理部门负责人需要加大对内部工作人员的工作监管，并践行工作考核与激励机制，一方面以激励手段来激发其工作积极性与热情，确保档案管理制度落实成效；另一方面选用考核方式来约束与规范档案管理工作人员行为，保证档案管理工作效率。

3）加快基础设施建设，智慧校园功能作用充分发挥。基于智慧校园建设，高校档案管理工作若想高效率、高质量开展，必须确保档案管理基础设施建设完善，为智慧校园深入建设打下坚实基础，才能将智慧校园功能、作用充分发挥。对计算机设备、传真机、打印机、档案资料数据库、档案管理系统等硬软件设施加以完善，并根据现下高校档案管理工作要求，合理配置各基础设施，使其更好地满足高校档案管理工作开展需要，全面提升档案管理相关设备运用性能。待基础设施建设结束后，应指派专业技术人员将档案管理基础设施与智慧校园连接在一起，以此来完成电子档案管理模式构建，档案收集、审批以及存储等工作均可在档案管理系统上快速展开，最大程度上保障档案管理工作质量。

4）促进档案管理信息化建设，保障档案资源管理安全。通过对高校档案管理情况调研与分析，部分高校档案管理仍采用传统管理模式，以纸质档案方式来存储档案信息，促使档案管理工作效率较低，因此，改变高校档案管理模式十分必要，高校应重视与加强档案管理信息化建设，建立档案信息化管理模式，充分发挥信息技术优势，并运用智能设备来检索、利用以及开发档案资料，实现档案资源最大化利用[4]。首先，高校档案管理信息化建设过程中，档案管理人员应明确意识到电子档案特殊性，现下正处于互联网时代，网络具有虚拟性、开放性等特征，致使电子档案存储具有一定风险性，电子档案造假概率提升，加上纸质档案资源不可替代性，能够最大程度上还原档案资料真实性，档案管理人员应做好纸质档案与电子档案转换工作，避免重要档案资源丢失或损坏；其次，加强档案资源安全管理，由于网络具有风险性，针对电子档案日常管理，高校档案管理部门应定期指派技术人员对相关档案管理设施进行检修与维护，老化设备需要及时进行更换，并妥善处理设备故障，提升档案管理设备运行安全，规避网络风险；最后，加密重要档案资料，并加设一层安全密码，加强档案资料管理安全性，结合档案资料类型与重要程度进行分类管理，同时完善校园局域网建设，实现档案资源在校园内部共享，便于全校师生随时随地查阅档案资料，促进档案管理工作效率与质量提升。

5）扩展档案管理覆盖范畴，全力建设智慧校园。随着时代不断发展，高校档案管理也应具备与时俱进的思想观念，创新已经成为现阶段各行业领域发展形势主流，推动高校档案管理工作创新发展，不仅是为了迎合时代发展趋势，也是为促进智慧校园建设打好基础，进一步提升高校教育质量，精准落实立德树人根本任务。因此，扩展高校档案管理覆盖范畴，全力推进智慧校园建设是目前首先需要落实的任务，比如，利用信息技术、大数据技术等其他相关技术，开发与建立高校校友档案系统，将校友资源充分利用，在校园平台上展示与宣传优秀的校友，通过借助榜样作用与效应，为高校招生工作开展提供助力，以此来吸引更多的学子报考本校，一方面能够有效提升高校在社会上的影响力，强化学生对母校的认同感与归属感；另一方面学生通过了解优秀的校友，有助于为个人今后职业规划提供参考建议。此外，校友档案系统的建立，在一定程度上也加强了学校与社会、学校与企业之间相互联系，利用校友档案资源与优秀的毕业人才保持沟通，助力高校与更多的社会企业建立合作关系，为高校实践教育的落实与实施提供强有力支持。高校档案管理过程中也需加强新媒体技术应用，随着新媒体迅速发展，高校档案管理人员利用新媒体平台对现有档案资源再次进行开发，既能为高校智慧校园建设提供助力，也有利于更好地完善高校档案管理机制。

5 结束语

综上所述，智慧校园建设与落实，在一定程度上对高校档案管理创新发展起到了积极的促进作用，而高校档案管理信息化水平提高也为智慧校园深入建设打下了坚实基础，基于智慧校园建设，进一步完善高校现行档案管理机制，解决原有档案管理机制潜在弊端与不足等问题，使其全面推动高校档案管理信息化发展，提升档案管理工作效率与质量，从而为高校教育高质量发展奠定基础。