浅谈职业院校档案管理信息化建设

傅照亮

（济南电子机械工程学校，山东 济南 250100）

1 目前职业院校管理中档案管理存在的问题

1）现阶段职业院校在教育教学、学生学籍、校舍基建、人事档案管理工作中普遍存在管理理念滞后、管理制度不完善、管理手段与模式落后的弊端。以纸质材料为载体的记录手段依然是职业院校档案管理的主要方式，与信息化管理相比滞后性尤为突出，管理中凸显了许多问题，如档案内容不完善、个人信息记录不完善、信息记录陈旧、信息记录有冲突等。另外档案员档案意识淡薄，搜集和保管档案的重视程度不够，给档案的使用带来诸多不便。

2）档案信息化、现代化管理水平不高。在信息技术飞速发展的今天，快捷的微机技术在学校管理中被广泛采用的程度还不够。特别是档案管理很多还局限于纸质档案的建立和保管层面上，档案的电子数据库没有建立，管理的重心还是实体管理，实现档案的电子化管理，在有的院校还是一句口号，或者也仅局限于打印档案目录，无法进行人力资源信息的查询和检索。尚不能实现对人力资源信息的筛选、排序、分类、汇总，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，很多统计工作还是靠原始的手工完成，造成人力资源的极大浪费，跟不上时代发展对档案工作管理的要求。

3）当下的管理模式，在遇到突发事件将遭受巨大的损失。如遇到火灾、水灾等突发的自然灾害，职业院校各类档案的损失是不可估量的。这就要求我们从促使档案管理规范化、合理规划、加强投入、加强档案的数据 库建设、加强管理人才的培养四个方面来提高人力资源管理中档案的电子信息化水平。

2 信息电子档案在职业院校管理中的优势

信息时代的交流媒介主要是以数字化为主，其生成简便、传递迅速，因此产生大量的数字信息，对于其中有保存和利用价值的数字信息被称为电子档案。电子档案的产生，使信息的存储方式发生了重大变革，由此建立和完善电子档案库就成为必然，是利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案信息数字化，利用网络技术、多媒体技术最大限度地实现方便快捷的资源共享。信息电子档案有很多的存储介质，比如，主要磁盘、光盘、磁带等，尤其是光盘，它的信息存储具有高密度性，使档案信息存储量极为丰富，信息电子档案相较于纸质存储，不仅节省了许多空间，而且简化了许多整理档案的环节，使查看的人清晰明了。

1）电子档案库的组成和特点。组成：用户终端：电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需要资料，操作简便、界面友好的用户终端，使查阅手段简单化，提高资料的利用率；通讯系统：网络和通讯系统是电子档案库的基本，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围；数据库管理和检索服务系统：电子档案馆中各种信息的加工储存，由数据库系统来实现，通过联机服务系统为用户提供检索服务。数据库系统和检索系统，是关系到电子档案库正常运行的关键。

管理对象数字化：随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用，档案管理对象将转向以机读档案存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。档案信息媒体多样化：传统档案信息媒体以文字形式为主，随着多媒体技术在办公、控制、科研等各个领域的应用，档案信息将以图像、动画、视频 、音频信息的立体化多媒体形式存贮和利用；档案信息存贮与传递数字化。信息技术，办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现，使档案信息的存贮以数据库为主，档案信息的传递也以电子数字的形式进行；工作方式计算机化：管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化，导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。没有计算机及一些必要的辅助设备机读档案就无法存取、管理、传递和开发利用；档案信息服务模式用户中心化：用户通过网络在办公室或家里原终端前，就可对远程数据库进行浏览、检索等访问。电子档案库以用户为中心提供面向用户的多种形式的信息服务。

2）电子档案的日常处理。随着计算机技术的发展，在日益成熟的多媒体技术的背景下，通过多媒体技术对教学档案、学生档案、校舍档案、人事档案的信息进行声、像影视、动画等多方面处理，从而使各种信息更加生动、全面的模式已经得到很多人的认可。而多媒体信息在采集、传输、存储等方面也因计算机网络技术和数据库技术的发展得到极大的便利。各种信息巨大的数据量及涉及范围广的特性充分体现工作的复杂性，在信息电子技术管理下，不仅信息管理上达到信息共享、方便快捷，提高管理效率，并且使用专业计算机软件可以快速生成人事管理各种表格，实现无纸化阅档，节约成本。同时计算机的存储能力在档案保存方面得以充分的应用，档案也得到很好地保护，降低了管理成本。

3 信息时代电子档案管理应处理的问题

1）抓好档案信息数据库建设。计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入原文图形信息管理，成为全文信息检索系统。目前，数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展，更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西，包括照片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料，把它们转换成数字形式妥善的保存起来。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备，将档案信息数字化建成各种专业性、综合性档案信息库，不但方便档案信息的检索和查询，同时也是保护档案信息的重要手段，从目前已有的档案计算机管理系统来看，系统处理对象正由档案目录信息向全文信息发展。今后一段时期，档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理，建成各种档案信息资源数据库。

2）加强电子档案库的研究和建设。电子档案库的五种基本功能：数字化档案信息内容的制作和获取，存储和管理，档案信息分发技术，信息安全和权益管理，支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。目前这些领域中已有许多成熟的技术，同时也有许多有待进一步研究的新课题。职业院校建设的总体要求和主要组成，规定了基础设施、信息资源、信息素养、应用服务、网络安全和保障体系的通用要求，适用于职业院校开展数字校园及智慧校园的规划、设计、建设和实施。加强电子档案库的建设，目的是实现信息资源互补和共享，提高利用率，有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题。有利于各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足企业发展的需要。

3）促进和推动多媒体技术在档案管理中的应用。随着信息技术的发展，档案信息载体的多媒体化，是档案信息载体发展进行中的一种必然趋势特别是电子图文显示技术、声像技术的开发利用，使档案信息存储向大容量、高密度、电子化方向发展。多媒体技术的发展，对于档案管理有十分重要的作用，它是利用计算机的功能，对文本、声音、形状、图像等进行多样化处理，最终建立一个多媒体档案信息管理系统，把各种媒体有机地结合起来，改善档案信息的表示方法，使其输入输出尽量按人类最习惯自然的方式进行人机界面直观、友好，即使完全不懂计算机的用户，也能通过屏幕模拟按键进行操作。多媒体技术促进了人们信息之间的交流，使职业院校的信息化建设更加完善，更加生动弄。

4）优化专业结构，抓好团队建设。档案工作的开展趋势，对档案工作人员的专业构成提出了新要求，即一方面需要大量信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库生成与维护人员，计算机软、硬件人才，网络环境创建与运行维护人员，信息服务人员等；另一方面，信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步，使档案工作中新事物、新问题、新技术层出不穷，因而对档案工作人员自身知识的补充与更新的要求愈加迫切。对信息化的正确认识、好的信息化顶层设计是网络和信息化队伍建设的基础，对信息化作用的认识和广泛共识是网络和信息化队伍建设的动力支撑。再加上信息化工作办公室配合，根据学校事业发展规划和综合改革目标要求，相信信息化专业团队会建设的越来越好。档案工作现代化不仅取决于工作人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的知识的补充和更新程度，必须改变保管型人员过多、结构单一的状况，建立一支具有较高素质、结构合理的档案工作团队。

5）提高档案利用水平。职业院校各类档案的作用尚未充分发挥出来。档案信息的搜集和整理，都是要服务于教育教学和学校的各项管理工作，为学校发展和领导决策提供参考依据。特别是学校人事档案作为教职工各段时期信息的原始存储器，具有很强的权威性。但长久以来，职业院校的人事档案管理重保密、轻利用的现象依然存在，人们感觉人事档案很神秘，削弱了其利用和服务功能。作为档案工作者要做到多学一点，深学一层，把掌握和运用档案法作为履行职责、推动工作的必备素质和能力。站在“两个一百年”的历史交汇点上，要认识到作为一名档案工作者责任重大，使命光荣。档案管理是对历史资料的记录、筛选、整理的过程，“以史为鉴，可以知兴替”，从浩瀚的资料中整理出有用的信息、为职业院校发展服务是很有意义的事情。所以，要进一步改善和开发档案的利用价值，变被动服务为主动服务，变简单的基本情况查询为全校教职工信息的全面查询，充分发挥档案的作用。

在职业院校各项工作的管理中信息电子档案的利用与管理还在继续摸索继续前进。只有做好这方面的工作，才能准确、快捷、安全、完整地向教职工、学生和社会提供各种方式的服务，满足各个群体的需求。档案信息电子化毫无疑问将成为不可逆转的时代潮流，我们的档案事业只有超前拿出对策，才能适应这一客观形势的变化和要求，更好地为职业院校的综合管理服务。