做好燃气工程档案管理工作

2021-04-14邹伟

卷宗 2021年24期

邹伟

（淄博港华燃气有限公司，山东淄博 255000）

作为建设项目的燃气工程，从施工前准备到竣工验收，需要准备和形成很多基础资料，这些基础资料包括燃气工程项目设计和审批资料，还有施工中的技术措施及竣工验收记录等，这些既是今后工程维护的查验基础，也需要作为资料进行档案存储。

1 燃气工程档案管理的重要性

档案管理属于基础资料范畴，我们通常遇到档案一词，一般会想起文史等档案，很多工程学专业人员对档案管理重视程度不够，往往会有只要项目建成并验收了，就完成了主要任务，基础资料归档并不是非常重要，这是工程管理者认识上的误区。从工程档案的作用和重要性看，一是档案管理是工程建设管理的基本要求。按照燃气工程要求，必须要有工程设计审批资料、施工技术措施记录和竣工验收等资料，这些基础资料都需要保管好，尤其是做好整档建制，以备及时查验。二是档案管理地点和场所的设置是必备条件。从实际情况看，部分燃气工程施工单位没有完备的档案管理体系，导致在查阅档案等环节出现疏漏，档案基础资料缺失比较严重。由此可见，档案管理的完整性和系统性对燃气工程管理具有重要作用。三是燃气工程档案信息化程度不高。部分工程单位仅限于对原件的保管，而以复印件、扫描件或者电子档案等形式的备份不足。目前，随着信息时代的发展，档案信息化是燃气工程原有文件管理的科学性和规范性重要保障。四是档案管理有利于汇总和总结历史数据及经验。我们在总结过往工程数据或者内容中，工程档案发挥着巨大作用。

2 燃气工程档案管理的不足

做好燃气工程档案管理我们必须坚持以问题为导向，只有发现问题不足，才能更好地做好档案管理工作。主要问题和不足体现在以下几个方面：一是档案管理规范性和系统性不强。由于燃气工程单位对档案归档的认识程度不高，因此从工程启动开始，没有得到及时规范的整理，资料缺失和归纳不及时等情况时有发生，最后导致燃气工程归档的质量不够高，基础资料不完整。二是档案管理对接不到位。一般情况下，燃气工程施工单位技术人员和档案管理人员业务对接不够准确，由于档案管理对工程流程、工序和技术工艺掌握不全面，而施工人员对档案资料管理和归纳不到位，因此对归档文件的内容和范畴把控度不精准，导致档案管理不能完整地发映出工程的实际情况，档案管理工作的偏差性很大。三是档案归档工作有较大的滞后性。从规范性上讲，当整体工程或阶段性工程完成后，应该及时对各类档案资料进行及时归档，但从实际看，部分单位并没有做到及时到位，在一定程度上导致档案资料缺失或者归档资料不到位。四是档案移交不规范。当前多数单位对档案工作不重视，而且在档案管理移交方面缺少规范环节，也非常容易出现移交档案丢失等问题，这是需要不断注意和强化的。

3 燃气工程档案管理的途径

3.1 做好专业化管理

燃气工程具有自身的专业性和特殊性，为此我们在档案管理工作中必须强化以下几个方面：一是全面掌握和熟悉燃气工程设计流程、施工步骤、各项数据和施工环节等多个方面的知识，这样有利于档案管理工作的实施。二是以专业化推进档案管理的系统性。围绕燃气工程实际，我们应该把专业化作为先导，重点以专业化作为主线，对档案进行逐个环节系统理顺，这样能够有利于我们形成燃气工程管理清晰的脉络。三是做好专业分工。围绕档案具体工作，应该从初始阶段就明确责任分工，首先从初始段由工程技术人员做好资料整理和归档记录，其次从档案管理人员角度要做好档案的统计、归纳、整理和检索功能理顺。在此基础上，全面做好档案的归档和细化分类工作。

3.2 建立长效管理机制

机制制度是持续抓好燃气工程档案管理的重要保障，因此我们在档案管理中要不断去健全和完善。一方面要对档案管理的各个环节进行细化管理，研究制定相应的管理制度，强化责任考核。同时，要加强档案责任人的档案管理知识培训，保证各项工作落实到位。另一方面要加强配套机制建设。从经验来看，我们不能就档案谈档案，要与工程各个环节紧密结合，尤其是要建立相互连接的配套机制，比如说在工程每个阶段，都要将档案资料管理作为重要工作之一进行要求和部署，并强化责任考核，保证工作落实。此外，我们还要强化协同管理，正确处理好技术和档案管理之间的管理，保持相互的及时沟通，为档案管理提供有力保障。

3.3 采取合理的档案收集方式

第一，跟踪收集法。因为燃气工程建设周期较长，在此过程中会有出现人员的流动与更新，这样一来就会增加了收集具有价值的一手资料工作难度。不仅如此，在进行燃气工程局部整改过程中也极易忽略了相关档案资料的更改，所以必须要增加工程内部有关部门间的沟通与联系，工作人员能够亲自到工程一线，采取跟踪收集的方法来及时补充、更新相关档案信息。第二，分阶段收集法。通常可以将燃气工程分为准备、设计、施工、竣工以及决算这几个阶段，在不同阶段，其收集的主体以及内容均有所差别，所以要求档案管理人员能够实时跟进工程开展进度来收集相应档案，尽可能防止出现原始档案资料遗失，确保档案的系统与真实。第三，强制性收集法。该类方式是要求监理以及施工方能够在工程竣工验收前把相关档案资料提交稿建设方的档案部门，并由档案部门一同开展竣工验收工作，验收完毕后才能工程保证金外的工程尾款支付给监理与施工方，如此一来便能够有效约束监理以及施工方，确保其资料的完整。

3.4 保证工程档案的完整性

在这个方面我们必须做到三个到位。一是原始材料保管完整到位。一般情况下，原始资料是档案管理的基础，我们要从工程初期就要做好完整性保留，只有这样才能为下步归档做好前期准备。二是归纳整理到位。完成档案的归纳建档是我们基础管理之一，也能够为今后查阅做好基础准备，因此我们要严格按照规范和流程做好操作。同时，要做到保管到位，就是在存储档案区域做好防火、防潮或者防盗等工作，保证档案管理万无一失。三是备份处理到位。为了确保档案的安全性，我们要做好及时的备份处理，尤其是在一些资料借阅后，我们要提前做好资料留底或者原件追踪，这样才能够保证档案的完整性。

3.5 做好燃气工程档案的保护工作

在开展燃气工程档案管理工作中一项重要内容就是进行档案的保护，尽量将其寿命延长，以确保档案记录的全面、可靠，为后期的查阅提供便利。通常来说对档案寿命产生影响的因素众多，对于纸质档案而言，空气湿度、温度、污染以及灰尘等均会在一定程度上加速其老化或损坏的速度，所以档案管理工作人员应当要能够对该类因素的变化进行动态关注，通常及时运用有效地防控策略。在保护纸质档案时，要求工作人员能够定期进行卫生清洁，保持档案室内通风良好，及时吸湿，确保档案资料的卫生与整齐。对于音像档案来说，其管理与保护工作也尤为重要。通常音像档案含括了视频以及音频等档案，有着较高的查询以及参考价值。在对其实施保护过程中，应当要对如下两点内容予以注意：第一，留意其完整程度。在存储音像档案前，要求工作人员能够全方位细致的检查视听文件，包括了文件图像以及声音是否清楚、完整，外观有无出现破损等现象。如若出现缺陷就要求能够立即进行处理。第二，避免产生化学反应。一般来说视听文件与空气接触极易出现化学反应，所以在实际管理时需要尤为重视。

3.6 充分运用好信息技术

目前电子档案已经是燃气工程档案管理的趋势，在原有纸质图纸保留归档的基础上，基本上各个施工单位都会运用计算机存储。一方面，可以方便调阅，也可以防止原件丢失。另一方面，从应用效率角度看，信息化和网络化已经成为档案管理的重要手段。我们在紧跟信息化应用的同时，还必须注意做好计算机和网络安全管理，尤其是一些重点工程的核心部分，要做好系统加密，防止随后查阅。在此基础上，要充分利用大数据分析的方法，及时总结燃气工程档案管理的不足，通过综合分析，抓好整体工作。除此之外，还应当要构建起完善的档案信息检索系统。实施档案信息管理的一项重要目的在于为人员查阅与利用档案信息提供便利，所以检索以及提前档案数据非常关键。而建设电子档案室对于数据管理能力、档案数据管理效率、降低工作人员工作量、档案管理安全性的提高上有着非常重要的作用。由于使用电子文件能够将许多文件信息都存储起来，运用先进的计算机管理技术来构建起电子档案能够有利于档案数据管理安全以及效率的提升，并且能够大大减少了工作人员的工作压力。也正是由于电子档案能够将大量档案信息都存储起来，所以其往往需要管理海量数据，所以必须要构建起信息检索系统，以便于高效查询与管理档案信息。在初期录入信息阶段要求工作人员能够做好数据的索引编注工作，开始可能会较为繁琐，不过在日后能够根据标准来进行档案分类，大大提高其查询以及提取的效率。总得来说，运用检索系统能够更为规范的存储燃气工程的档案资料，有利于档案工作服务质量的提升。