试论当前档案管理工作中存在的问题及对策

贺 正

（常熟市文体广电和旅游局，江苏 常熟 215500）

档案管理中文书资料的文书档案类别有很多，行政类、干群类和业务类等，不仅有着很强的工作关联性，管理流程也相对复杂。新时代下的档案文书管理需要工作人员明确每个环节的内容以及工作分工的合理性，紧跟时代发展步伐善用信息化设备和技术开展智能化档案管理模式，有效避开传统管理模式中的弊端。

1 文体旅事业单位档案管理的现状分析

地方文体旅事业单位包含了当地文化、体育、旅游、广播电视等多个领域的工作计划与安排，涉及档案数量众多且繁杂，不管是人文风光、人力历史科考、图像影视资料还是旅游资源，每一项档案内容都非常珍贵[1]。

第一，档案管理基础工作规范性有待提升。在诸多历史遗留问题和文旅体事业但是改革的影响下，相关的档案业务基础不稳，卷宗质量没有保障，特别是文化、体育和旅游相关单位合并后的梳理归纳不到位，缺乏统一的标准和严格的制度，交接环节的衔接工作总是容易出现遗漏。第二，档案资料存储方式有待优化。很多地方文体旅的档案资料一直沿用传统的纸质存储方式，在档案室中不仅会花费更多的精力和时间才能找到目标资料，就过大的存储空间而言又大大增加了后期维护工作难度，单一化的档案存储方式不仅容易出错，还会耗费更多的人力和物力。第三，档案管理人员综合素质有待提升。地方文体旅事业单位的档案管理人员大多都是从其他科室调拨的，一是没有接受过对应的专业培训，二是岗位人员流动性较大。现有的档案管理人才队伍中缺乏兼具高水平计算机操作技能和专业档案管理知识的人员，当前最缺乏的就是复合型人才。

第四，档案管理有关的软硬设施建设有待完善。档案管理这一块对大部分地区文体旅事业单位而言都是最为薄弱的，但近几年部分地区已经在软硬件设施建设方面投入了大量财力、物力和人力，同时与当地档案局协调，在专业人员指导下对信息化管理模式下的档案进行全面归档和处理。

2 新形势下机关事业单位人事档案管理工作的有效改善措施

2.1 致力于创新服务宗旨

在全新的社会背景下，地方文体旅事业单位健康发展的一个重要因素就是做好服务质量，致力于服务宗旨创新有助于文体旅事业单位更好的发展。文体旅事业单位的档案管理工作可将“服务群众”作为宗旨，强化档案工作人员服务意识，推动文体旅事业单位升级，为本地文化、体育和旅游事业的发展提供更好的数据资料支撑力量[2]。如若有档案信息借出，需要详细记录借出时间和归还时间，通过管理系统权限认定或者管理人员签字审核后才能借出资料，避免出现档案信息丢失。在条件允许的情况下可以引入电子扫码技术到日常的档案管理中。

2.2 完善档案资料管理制度

地方文体旅事业单位的档案资料管理很多环节工作都需要合理的制度发挥约束作用，是否拥有健全的档案管理制度是新时期衡量管理工作水平的一个重要指标，如若缺乏管理制度或现有的制度不完善就无法确保让档案管理价值最大化地发挥出来[3]。此外看，关于档案资料的整理、归纳、检索和查阅环节，都需要有一一对应的管理体系，进而确保整个档案管理工作的规范性和标准性。

2.3 提升档案管理人员综合素质

档案管理人员能力与素质水平在很大程度上反映了档案管理工作要求的严格度，管理人员综合素质的提升是实现档案管理工作规范化发展的重要基础。就现阶段情况而言，大部分地方文体旅事业单位档案管理人员的专业素养并不是很高，也没有掌握相对熟练的信息化系统操作技术，具体可以从两个方面入手优化这一问题：一是积极组织针对档案管理人员的专业培训活动，重点在于培训内容除了档案管理专业知识以外，还要涉及现代信息化系统操作技术[4]；二是严格把关人口引进环节，提高聘用人员要求，让综合素养良好的人员加入档案管理人才队伍中。

2.4 创建专业智能化档案服务体系

进入大数据时代后的档案管理工作要致力于创建智能化管理模式，充分利用人工智能、区块链等先进技术带动档案利用，深挖档案信息价值，更好地发挥服务作用。所以要围绕功能性强、小巧便携以及高效性的数字档案建设形成专业智能化档案服务体系，同时实现使用、管理、服务和价值转化等环节都更加方便的档案管理模式。与此同时，要大力引入云技术、人工智能等技术在全新的管理模式中，打造一流的专业化档案服务体系，所有的创新举动都要建立在深挖、整理、分析原有信息基础上，从而形成准确检索、高效利用的档案管理流程，最大化的提升档案服务质量、档案服务效率以及服务水平。

2.5 使用电子设备改革档案管理模式

信息化时代下实现档案管理智能化发展不单单符合事业单位制度改革需求，也能更好地满足社会日益增加的档案信息需求，只有合理运用先进技术手段和现代化设备才能让档案价值最大化地发挥出来。如若坚持沿用以往陈旧的设备开展档案管理工作必然会在效率和质量上影响单位发展，所以地方文体旅事业单位有必要紧跟时代步伐积极引入先进设备，处理档案管理工作朝着信息化、智能化方向发展

3 结语

总而言之，档案管理工作要结合文书资料的特点以及使用需求，将现代化信息设备与技术融合运用到具体的档案管理工作中，发挥检索、查询、智能归类等功能价值保证档案管理工作效率。构建相对应的监督制度和管理机制，保障每个管理环节工作衔接性以及档案资料完整性，推动档案管理工作质量提升。