提高会计档案管理水平的方法研究

2021-04-14何志宏

卷宗 2021年17期

何志宏

（平昌县外援扶贫项目办公室，四川巴中 636400）

会计档案管理，是一个单位的财务会计工作非常重要的组成部分；而会计档案，则是反映和记录单位财务工作的原始证据与重要史料。而作为财务管理最后的一个环节——会计档案的管理，在日常财务管理中恰恰最容易忽略，因此财务管理水平和质量也就自然受到影响。通过对会计档案实施规范化管理，不断强化财会工作人员的技能水平，不但可以显著提升财务管理质量，而且能够确保会计档案管理效率得到显著提高。为此，本文立足欠发达山区县的会计档案管理工作，探索提出了规范化管理会计档案，确保财务管理水平得到进一步提升的一些策略。

1 明晰会计档案内容，规范装订会计档案

为了保证会计档案管理工作可以有序进行，明确相应的管理内容特别重要，一般来讲，现阶段的会计档案管理的重点包含以下几方面的内容：

1）会计报表。一般包括：年度、季度和每月的会计报表。每一类的报表都包含：决算说明、报表附注、各种附表、成本费用表、现金流量表、利润分配表、损益表和资产负债表，等等。会计报表按照账簿档案管理要求一致都要编写页码。按照年、季、月的不同分别整理会计报表并与报表的说明、决算和附注一起装订组卷。

2）会计账簿。辅助登记备查簿、银行存款日记账、现金日记账、各类明细分类账、会计科目设置的总分类账等资料都属于会计账簿。有的账簿通常以1本（订本式）为单位单独装订保管。有的账簿采用活页式管理方式，也就是按会计科目的顺序进行整理，归类成册有的需要单独组卷同时加装扉页、封面，如电脑自动形成的明细账、总账，等等，加装并填齐扉页、封底和封面的内容后进行装订。会计工作人员在整理这些会计账簿档案时要去掉其中的空白页码，组成保管单位，并分别立卷整理。当会计账簿装订后，每页的非装订线一侧上角编好页码号，可用蓝黑或碳素钢笔依次单独编写每册会计账簿的流水号，当然也可同号码机打印流水号。

3）会计凭证。会计凭证的装订要求便于翻阅，做到不倒置、不串页、不压字、不掉页、美观、牢固、整齐。会计凭证通常包含：银行存款余额调节表、银行存款对账单、原始凭证汇总表、外来原始凭证和自制原始凭证等。装订会计凭证档案时候，要将超过大中型帐皮的原始凭证进行折叠摆放，要整齐、均匀地粘贴原始凭证，张与张之间上下左右对齐。在装订月末最后一张银行付款凭证时，要附上应行存款余额调节表和银行存款对账单、银行收款单。

除上述三种会计档案资料外，其他会计监督、会计核算等财务会计业务密切相关的数据资料都要进行规范装订归档，避免出现数据丢失现象。

2 健全会计档案管理制度，夯实档案管理基础

在新时代，会计档案管理工作面临诸多的挑战，使得会计档案管理风险不断增多。为确保单位财务管理水平得到全方面的提高，充分挖掘出会计档案的潜在价值，就要不断强化会计档案管理意识，进一步提高会计档案管理人员自身的专业素养。

1）完善会计档案管理制度。根据财务管理和档案管理的法律法规要求，进一步健全会计档案管理的制度，突出档案管理工作的重要地位，对归档内容、归档要求、规范装订、管理纪律、保密制度、借阅规定、销毁制度等会计档案制度进一步健全与完善，进而保证会计档案管理规范化。

2）完善会计档案工作奖励制度。针对工作表现较为突出的档案管理工作人员，给予良好的奖励，对于工作表现较差的档案管理工作人员，给予一定的惩罚措施，不断提升档案工作人员的工作积极性和热情，进而确保会计档案管理工作职能得到良好发挥。同时，在分配具体工作任务的过程当中，相关人员还要遵守公平、公正原则，合理分配工作任务，进而确保会计档案管理更加安全、规范。

3）完善会计档案业务培训制度。单位要支持鼓励财务人员积极参加县市档案、财政部门组织的业务培训，特别是多组织财务人员参加省档案部门每年举办的档案业务培训班的学习进修，不断提高财务人员的会计档案管理的专业能力，不断强化其责任意识，不断减少会计档案管理失误，进而提高会计档案管理水平和质量。

4）完善会计档案经费保障制度。要充分认识到单位会计档案的重要性，积极在资金上大力支持，购置档案管理必须的会计档案专用储藏柜，划拨经费购买必须的会计档案装订的现代化设备，购买必须的会计工作软件，促进会计迪昂做规范化、信息化、自动化。

3 明确会计档案管理责任，落实档案管理人员

明确会计档案管理责任。会计档案管理是单位财务管理中的一个非常重要的环节。因此，单位年初在落实财务人员工作岗位分工时，要明确一名财务人员专（兼）职负责会计档案管理工作，并将档案管理列入年度考核范围，中管理人员需找到原有档案管理机构当中存在的缺陷和不足，经过综合性的分析之后，在先进管理理论的大力支持下，不断加强档案管理工作力度，并对既有的管理机构进行优化与完善。

4 应用信息化技术，优化档案管理手段

为了进一步满足现代化发展需求，强化会计档案管理的规范性与有效性，企业工作人员要积极应用信息化技术，通过将多种信息化技术有效运用到档案管理工作之中，可以实现档案信息的高效的传递，强化档案的信息化管理质量，主要可从以下几方面着手：

1）不断提高工作人员的信息化管理意识。积极引导其学习先进的信息化技术，并将各类信息化技术有序的运用到具体工作当中，在提升会计档案管理工作效率与质量的同时，不断强化财务管理水平。

2）全面考虑新时代发展需求，找到会计档案管理工作开展期间存在的主要问题，并运用信息化技术，对原有的各类基础设施进行全面的完善，确保各项新型的信息化技术得到更好运用。

在信息化时代发展大背景之下，会计档案管理工作难度越来越大，其所涉及的工作内容也越来越多，为了进一步满足市场经济的快速发展需求，合理应用信息化技术尤为重要，同时，根据财务管理工作的具体开展状况能够得知，在信息化技术的大力支持之下，会计档案管理工作变得越来越规范化。从工作人员角度来分析，要从多个角度来了解信息化技术，并主动学习信息化技术的应用要点，在满足会计档案管理工作需求的同时，确保各项信息化设备稳定运行，推动财务管理的快速发展。

为了确保信息化技术在会计档案管理工作之中得到良好的运用，要求工作人员还要根据企业自身的具体发展情况，充分利用大数据技术与云计算技术，建立相应的管理体系，针对不同类型的会计档案，采取分离处理模式，并对档案管理内容进行细化，确保企业内部的会计账簿与各项票据更加规范化。与此同时，将先进的信息化技术运用到档案管理工作之中，能够帮助工作人员及时更新数据库资源，将不同类型的档案信息进行完美整合，进而确保不同类型的档案资源实现高效的利用。

从会计档案管理工作人员的角度来分析，在信息化技术的全面支持下，会计档案管理工作实现数据化管理目标，能够明显减少其实际工作量，确保会计档案实现精细化与规范化管理，进一步发挥出信息化技术的重要功能，充分展现出会计档案管理工作的各项优势。