新审计档案管理下的审计档案工作优化分析

陈大超

（承德市双滦区审计局，河北 承德 067000）

1 审计档案工作的重要性

1）为国有资产的安全性提供必要保障。国有企业是我国国民经济体系的命脉，对增强国家的经济实力有着非常重要的作用[1]。但是由于国有资产的低效运营、低价转让和虚假评估，会让国有资产流失非常严重。因此加强审计档案管理工作可以为国有资产的安全性提供必要的保障。以高校国有资产的档案审计工作为例，在深化教育改革的大背景下，很多高校在合并办学过程中，需要对合并办学的财务状况资产核定债务进行相关的审计。因此强化审计档案会将高效的有形资产、无形资产档案进行充分收集，并且在后续的资产评估中，借助一定的审计手段核定有形资产，将无形的资产变为有形资本，可以有效避免国有资产的流失。

2）提升档案的数据的完整性，提升档案利用率。在新档案审计管理下，通过电子设备对档案进行全方位的保存，不仅保存原始数据，还可以对原始数据的加工过程进行全面的记录，有效地提升了审计档案的质量。借助于现代电子设备的应用，档案人员只需要在系统中输入关键词就能找到相关的审计档案，这样可以有效地对所需要的审计档案进行搜索，提升了审计档案的工作效率[2]。

2 传统审计档案管理存在的不足

1）传统审计档案信息的详细度不够。在传统的审计档案管理中，存在审计档案资料记录不全面的情况，因为传统的审计档案一般是以复印件或者是加工后的数据留存的，只是把最关键的档案资料进行保存，传统审计档案的保存会占用很大的空间，所以大量的原始凭证无法保存。在传统的审计档案管理工作中，如果要对审计档案的内容进行相关的更换，需要根据更换的需求找到相对应的审计档案。但由于工作人员的记忆能力有限，又面临大量的审计档案管理工作，工作人员要花费大量的时间对档案内容进行更换，所以审计档案的内容无法做到与时俱进，审计档案的信息不全面。

2）传统审计档案查询难度大，资源浪费。在传统的审计档案管理中，要查阅传统的审计档案，需要相关的工作人员和机构进行审批，再经过卷宗类别、案卷目录、卷内目录和案卷页码等一系列流程进行查询，这样繁琐的查询，会造成审计档案利用效果差、档案利用效率很低[3]。传统的审计档案一般都是纸质的档案资料为主的，它们会占用大量的空间，也无法高效地进行内容更换，会造成大量的审计档案资料堆积在档案室内，造成资源严重浪费。

3）传统审计档案管理人员工作技能有限。传统的审计档案人员档案管理能力有限，这是受到物质条件等方面的限制，除了极少数的专职档案人员经过专业的档案管理培训外，大多数都是经过了简单的培训就进行审计档案的管理工作，他们只是简单的对审计档案进行保管，无法进一步地完善审计档案的内容，也无法对审计档案做好管理，不能真正让审计档案发挥最大的作用。

4）无法适应信息化社会发展的需求。随着审计信息化的快速发展，传统的纸质为主的审计档案面临着严峻的挑战，办公自动化的形成，对审计工作的效率要求进一步提升，对审计档案的质量和管理工作提出了更严格的要求[4]。为了满足现代信息化社会的发展，审计档案的管理要与审计事业单位的发展相同步，与信息化的时代相协调，要不断提升审计档案的质量，提升审计档案管理工作的效率。

3 审计档案工作优化的主要途径

1）建立健全审计档案管理的规章制度。完善的档案规章制度是进行科学审计管理的必然途径，也是审计工作进行科学化管理的基础。从宏观而言，审计档案的工作是国家档案的重要组成部分。从微观上看，审计档案管理是审计单位在进行审计监督过程中的重要组成部分，因此增强档案管理需要强有力的审计档案管理规章制度作为有效地保障。如果只是从口头上对审计档案的管理进行说明，是不会引起各单位的重视的，只有地方单位结合审计法的相关规定，制定全面的规章制度，对审计管理进行要求，才能够提升全体人员的重视度，保障档案管理工作的高效进行[5]。例如，在档案法中规定，要因地制宜地建立健全规章制度，做好档案材料的把关，确保资料来源正规，保障审计档案的质量，通过健全规章制度，建立起有效的奖惩机制，如果档案管理人员在工作中出现失误，对他们进行惩罚，这样也能引起他们对档案管理工作的重视。

2）严格把握审计档案的资料的准确性。档案管理人员在进行审计档案的管理工作中，需要在档案管理制度制约下，对审计档案的材料进行把关，这主要是从档案材料信息来源的可靠性和全面性来进行，秉承着客观真实的原则，保障审计档案内容来源的可靠、真实。对于相关审计工作所涉及的档案要全面地进行收集，只有这样才能够保证后续在使用审计档案中，确保信息的完整性[6]。比如在对某一个基建项目进行审计工作的时候，这个项目需要涉及投资方、施工方等诸多单位，审计机关的人员需要对每个实施审计的单位都下发审计书，并且按照实施审计单位的数量出具建议和审议决定，然后按照审计档案归档工作，让审计单位分别进行立卷归档，这样的收集工作，才能够保证审计档案资料的完善性，因此这就需要重视对审计档案资料的日常收集和整理。基建项目是一项长期性的工作，因此档案的管理也是一个积累性、长期性的工作。审计档案不是由一份资料组成的，而是由很多份资料集合而成的，所以还需要按照一定的标准经过整理行程。这就需要审计档案工作人员对档案资料做到勤收集多整理，深入到审计工作一线，与项目审计人员进行交流，了解审计工作进展情况，将审计资料收集得更加完整，保障审计资料的准确性和完整性。

3）提升审计档案管理人员的专业能力。在新审计档案管理的背景下，要推动审计档案管理的完善，就需要不断提升审计档案管理人员的专业能力。为适应现代信息化发展的需要，审计档案人员需要了解相应的信息技术，这样才能够适应审计档案的信息化发展，如相关的审计档案管理部门可以邀请信息专家、会计专家对审计档案管理人员进行网络知识讲解和计算机技能培训，提升他们的信息技术操作能力。还需要全面提升审计人员的宏观意识，在新时期审计档案管理工作迎来了新变革、新发展，因此也需要提升审计人员的意识，培养全面发展的综合型人才。审计档案管理人员不仅需要精通信息技术，还要对档案管理审计知识进行了解。精通信息技术能够操作相关的电子软件，让审计档案管理更加科学化和系统化，更好地适应现代化发展的需要，提升档案的利用效率。

4）全面推广现代信息化档案管理方式。随着信息网络技术的飞速发展，审计档案工作要想在新审计档案管理的大背景下得到更好的发展，需要全面推广现代信息化的档案管理方式。让审计档案的管理适应现代社会发展的需求，提高档案管理工作的安全性和工作效率。因为审计档案工作管理工作量大，所涉及的相关数据都非常的重要，为了提高审计档案的安全性，可以利用现代化的数字网络技术对审计档案进行管理。在审计档案管理中，通过网络技术可以加强各部门之间的联系，档案管理部门可以建立信息化的工作系统，让其他各部门都可以在工作系统中进行交流，集思广益，促进审计档案管理工作的开展。