浅谈事业单位档案管理信息化建设的思考

王 宇

（延寿县委干部人事档案服务中心，黑龙江 哈尔滨 150700）

信息化时代下，通过推动事业单位档案管理信息化建设，不仅能够为事业单位档案管理提供便利和新思路，还能够加强档案管理效率，充分发挥档案作用价值。因此需要事业单位提高对档案管理信息化建设的重视程度，解决其中存在的问题，并采取针对性对策，提高档案管理信息化水平。

1 档案管理的概述

档案管理又称为档案工作，主要是档案馆对于各项档案信息进行管理和利用的过程，也是当前我国档案事业的重要组成之一。档案管理是一项管理性的工作，是一项服务性的工作，虽然档案管理并不产生直接的物质财富，但是档案所提供的各项信息是其他信息所无法比拟的，例如档案可以真实记载社会各个历史阶段的面貌。因此在进行档案管理时，我们需要遵循统一的档案管理方法，做好档案的有效管理工作，提高档案的管理质量，避免档案出现任何破损。

2 事业单位档案管理信息化建设的思考

2.1 提高事业单位档案管理信息化建设的关注度

对于事业单位而言，档案管理信息化体系建设是一项需要长期坚持、耗费大量人力、物力、财力的工作，难以在短期内见到成果，在短期内见证到对于事业单位发展的重要作用，但是确实事业单位长远稳定发展所必须具备的。事业单位的中高层管理者应该对于档案建设工作高度重视，通过会议、宣讲的形式，加深档案建设工作在事业单位内从业人员工作意识中的重要性。由于档案管理意识低或者不明确档案建设重要性的从业人员，更容易在日常操作和管理过程中出现工作失误。因此，要针对个别员工进行特殊培训和训练。事业单位的管理层设置档案管理突出贡献奖，成立专门的档案管理部门，档案管理人员不仅仅享有建议职能，同样具有决策和表决权，提高档案管理部门在整个事业单位中的地位，要求事业单位内全员需要提高档案管理意识，配合档案部开展信息化系统建设，在数据信息的真实性方面，全员都要对自己所提供的数据保有追责权，一旦信息出现错误，档案科有权利进行有关追责处理。

2.2 提升事业单位档案管理人员的专业技能

专业技术人员是开展档案管理信息化的重要因素，只有不断提升专业人员的综合素质水平，加强专业技能的体现，才能真正推动我国事业单位档案管理信息化建设与发展。首先，针对纸质档案存储和习惯而言，事业单位要加大培训力度，提升工作人员的现有认知，帮助工作人员掌握基础的信息化操作技能，从而全面提升工作人员的信息技术水平；其次，事业单位要提升招聘门槛，制定更加严格的招聘要求，积极吸纳外界先进技术性人才对档案管理工作进行创新，提升事业单位内部的人力资源潜力，加强人才储备，从而有效适应未来激烈的市场竞争和发展模式；最后，要重视对事业单位档案管理人员的综合技术考核，改善工作人员在专业知识和工作技巧方面存在的缺陷，结合实际工作状况给予针对性评价。在事业单位内部形成更加完善的奖惩制度，全面激发工作人员的工作热情和工作积极性，从宏观角度加强档案管理的信息化建设水平。

2.3 建立完善的管理机制，实现信息安全保护

事业单位的档案管理需要加强自我建设，推动档案信息化水平，加强人员管理职责，完善管理技术，通过完善档案管理机制来更好地确保档案管理的各项工作有序推进。例如可充分采用数字水印技术来保障档案信息的真实性，还可借助PDF及多页图像技术来完整保存档案资料。并且，还需在此基础上做好档案信息的备份工作，针对信息数据的载体做好定期维护保养，并及时进行数据核查。再就是意识层面，由于当前各种信息化技术不断更新，档案管理工作应加强信息化意识，探索和优化档案管理的各个细节。为此，档案管理人员需要进一步加强档案信息安全保护意识，以自身实际工作作为基础，夯实工作人员的现代化能力，打破传统认知，在思想上彻底扭转传统的管理理念，树立起全新的管理认知。

2.4 注重规范统一事业单位档案管理信息化建设标准

事业单位在日常运营过程中，由于工作内容繁多，因此档案在形式。内容方面也比较繁杂，有些是文字资料、有些事音视频资料等，因此在实际推动事业单位档案管理信息化建设过程中，针对这些档案资料数字化转化，还应建立一个统一的规范标准，以保证后续档案能够实现统一规范管理，在这一过程中，需要严格遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017），同时还要结合事业单位实际需求，做好档案数字化的统一规范处理。在完成事业单位档案数字化建设规范标准制定后，还应立足于档案实际内容，做好数字化处理细节落实，比如应保证档案信息著录的规范性，完整记录原纸质档案文件的内容，禁止出现名称与实际档案不对应问题，以免对最终档案检索效果带来不利的影响。与此同时，还应做好档案信息规范化存储工作，比如应选择合适的存储在载体，可以利用硬盘进行存储，在档案数据信息备份方面，还可以选用网盘形式。

2.5 健全事业单位档案建设的管理制度

有一套完整的管理标准和规章制度，才能对从业人员的行为进行规范和统一，保障事业单位内档案管理工作有序进行。对于事业单位而言，档案管理的完善性标准化程度，直接关系着每个部门每个环节的工作效率，同样也是需要各部门共同协调配合来完成的。事业单位应该重视档案管理的信息化建设工作，将档案管理制度纳入单位内的必行规章制度中去，首先需要对各模块工作进行分析，明确在档案管理过程中的责任和义务，例如人事科需要提供比较精准的实时更新的人事变动情况，对人员入职、离职和调动手续做好统计、整理和汇入档案管理系统，能够为档案建设工作做好人事材料准备。事业单位注重规范各岗位在档案管理进程中的操作规范和标准，要求全员按照标准操作，对于信息筛查、统计等采取统一的标准和格式，便于后期的信息整合分析。事业单位的档案建设是需要全员共同参与的，要做到赏罚分明，对于违规违纪行为，进行惩处、通报等处罚，而对于表现优异、勇于创新的员工，展开奖金、培训、晋升、学习、休息等奖赏，鼓励全员的积极性。

3 结语

随着当前信息技术的快速发展，整个社会都朝着信息化的方向不断迈进，事业单位的档案管理应当顺应当前的社会发展大趋势，进一步加强自身的信息化建设。加强信息化建设不仅可以更好地促进整个单位的发展，同时对于整个社会的发展也具有极大的益处。为了推动信息化建设，需要加强档案管理人员的专业技能，树立发展意识，建立完善的管理制度，提升事业单位档案管理信息化建设的质量。