试分析信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战

2021-04-14王红玉

卷宗 2021年3期

王红玉

（济南市中西医结合医院，山东济南 271100）

档案管理在对当今社会上各个行业的发展都具有十分重要的作用，档案管理工作属于服务类范畴，档案管理工作主要是指档案室对个人或者某些集体的信息进行归档管理以及提供一系列的查询、分析等服务。信息化时代，传统档案管理模式已经被淘汰，同时给档案信息服务模式提出了更高的要求，档案管理及信息服务必须进行创新，并积极向现代化管理模式方向发展。

1 档案工作的属性

1）管理属性。档案工作涵盖对档案信息和资料的收集、整理、保管、处理、分析、提供等一系列工作。这些工作内容并不能直接产生物质性经济效益，而且也不是档案管理部门和档案管理人员所产生的，他们也不使用其中保管和储存的档案信息和资料，而是负责管理这些个人或者企业各个部门产生的历史性文件资料。因此，可以说档案工作是具有管理属性的。

2）保密属性。档案资料或者信息大多数都是有价值、很重要的一些文件，其中还会涉及一些个人的隐秘信息、科研成果及国家相关组织认定的一些资质和结果。这些中重要的资料和文件无论是对个人还是对一些院校和企业来说，都需要做好保密工作，档案工作是需要严格的管理流程和制度来就进行约束和管理的。档案资料按照重要程度可以分等级和类别，一些重要的比如人事档案，是不可以随意查看和调取的，需要按照既定的流程和标准经指定人员进行签字允许，方可查询。因此，可以看出档案工作具有一定的保密属性，工作标准也相对较高。

3）服务属性。档案管理工作的主要职责就是整理、分类、储存、分析这些保管的资料、文件或者信息。并按照档案所有者的要求为其提供更好的服务，例如：查询、借阅、使用等，其中服务类工作是档案管理工作的终极任务，无论之前对档案做的一系列工作都是为了更好地服务所做的准备基础工作，而档案管理人员在对档案信息处理、归档、统筹、分析等环节上都体现了其应该具备的专业素养和职业规范，这些也决定了档案人员的服务水平[1]。

2 社会信息化对传统档案信息服务模式的挑战

1）让档案人员专业技能面临更高的挑战。在信息化的时代，档案管理工作中会出现一些具有时代特点的新问题，而这些问题的解决是需要信息化手段和技术的，这对于那些责任心不强，管理意识薄弱的传统档案信息服务人员提出了更高的要求，同样对这些人的工作能力和专业技能题也面临着巨大的挑战，尤其是基层的档案信息服务管理部门，他们的业务量巨大，更需要专业素质较强的档案管理人才，更需要大量的高素质人才，在信息时代，档案信息服务人才队伍建设是急需解决的问题。

2）让档案信息的保密工作面临巨大挑战。档案信息管理的保密性是最重要的属性，对于那些重要的机密文件，一旦发生泄密，就会导致无法挽回的损失，对个人或者是企业都有可能产生致命的伤害，而在这个计算机互联网技术信息化时代背景下，互联网的互动性、广联性、互通性，都让档案信息的保密工作面临着时代的巨大挑战，也让档案的安全性和保密性都面临着巨大的威胁，在社会信息化时代，档案信息保密性主要会受到人为和技术者两个方面的挑战，技术方面，主要是因为信息化时代，档案信息管理服务等工作都要依靠计算机、互联网进行信息的整理和传输等工作，而一定遭网络病毒和黑客入侵，就会对档案的管理系统造成一定的破坏，从而导致档案信息资粮的丢失或盗取。而人为主观方面，主要是指工作疏忽或者工作不标准导致的泄密，档案管理人员没有按照相关制度流程进行档案审查，或者是疏忽审查步骤就将信息传输到网上，一旦网站遭到入侵和破坏，就会让网站中的信息被泄密，以上这连个方面都让档案信息管理工作的保密性面临着一定的挑战。

3）让档案信息服务管理模式面对强劲的挑战。传统的档案信息服务管理模式大多是通过手工录入或手工记录的，而且主要依靠纸质媒介做为档案资料信息的储存方式，这种手动管理模式在社会信息化时代根本无法满足时代的需求，在社会信息化时代，档案信息资料无论是在数量上还是在专业化上都会有非常大的提升，不是通过手工处理就可以完成的，一定是要利用现代的计算机和体统，进行现代化和信息化、数字化的录入和整合，将纸质的档案信息和资料转化成为电子版本，并通过互联网实现网络化和实时共享。有一些档案信息是需要面向社会公众进行开放的，这就让那个传统的档案信息服务模式面临着较大的挑战，必须与时俱进，实现档案资源和信息的价值最大化，同时有效保障档案的利用效率，为社会的进步和发展奠定坚实的基础。

3 信息化时代档案信息服务管理模式改革的有效措施

1）提高档案人员的服务意识和能力。档案信息服务管理工作本身就是一项相对专业和系统的工作，不论是传统还是现代都需要专业的档案管理人才，只不过是在不同的时代对专业技能的要求不同，在信息化时代，就需要提升档案人员的信息化意识。提升服务人员对信息的敏感度好专业素养。档案信息服务管理部门要积极引进管理人才，并给予其高度重视。现阶段我国的档案信息服务管理工作可以说比较单调，很难创新，因此，信息服务管理部门需要加强对档案人员的激励，让他们保持较高的工作热情，同时，这对不同类型的人才，要结合实际情况和需求，进行合理的分工，充分发挥管理人才的价值和作用。另外，针对这些档案信息服务管理人才要注重其专业化的培养和能力的提升，要定期进行专业技能的培训，当然现代信息化人才，除了找掌握计算机等操作技能，还要对国家的相关政策有一定的学习和了解，提高服务意识和工作能力，才能保障档案信息服务管理工作的高效性。

2）增强档案信息服务管理系统的安全性。针对信息化时代互联网的特征，为了有效防止档案信息的泄密或被盗情况，一定要借助现代先进的信息手段或技术增强档案信息服务管理的安全性，例如在档案系统中应用防火墙和病毒查杀系统，并加强网络监管的力度，完善网络监管体系，对档案信息数据库进行全程监控，对档案人员的工作标准和流程进行严格要求，确保第一时间发现病毒入侵和黑客入侵，及时启动网络信息防护技术，从而确保档案信息的完整性和安全性[2]。

3）提升档案信息服务管理工作的整体水平。在信息时代，档案信息服务管理部门要积极引进现代的科学技术，积极转变思想观念，紧跟时代的步伐，转变传统的档案信息服务模式，注重档案资源的整合和统筹以及分析，发挥档案资料信息的价值和作用，企业可以根据档案中的客户信息和消费习惯等行为进行有效分析，就可以指定出符合客户需求的个性化服务，而这些都来自档案的整体性和全面性。档案信息服务工作已经不在局限在简单的查询和提供工作，而是可以变得更加的有价值，通过信息化的手段对档案资料进行不同的分类和整理，挖掘客户不同的潜在需求，从而提升档案管理工作的整体水平。