事业单位人事档案信息化建设的策略

崔家山

（黑龙江省地质矿产实验测试研究中心，黑龙江 哈尔滨 150036）

随着事业单位人事制度改革的不断深入，这也对人事档案管理信息化提出了更高的要求。因此事业单位需要与自身的情况相结合，重视在人事档案管理工作引入信息技术，提高人事档案信息化水平，为档案利用者提供所需要的信息，充分地发挥出档案的重要价值。

1 事业单位人事档案管理信息化建设的意义

1.1 提高人事档案管理工作的水平

信息化已成为档案工作发展的必然趋势。将人事档案与信息化技术相结合，实现档案信息的数字化转化，以电子档案形式来针对人事档案信息进行管理，这可以在一定程度上实现档案管理成本的节约。而且在实际工作中，借助于计算机技术和相关软件，档案管理流程更加规范，相关审批程序更具科学性，能够有效的规避传统人事档案管理工作中相应的漏洞和不足。而且信息技术的应用，档案管理工作中还能够有效地避免人为操作的弊端，进一步规范档案管理人员行为，促进人事档案管理整体水平的提升。

1.2 提高人事档案信息的利用率

人事档案信息化管理的实现，档案信息查询更具便捷性，不仅查询速度较快，而且查询信息更具全面和细致性。档案利用者借助于档案信息搜索功能可以实现档案信息的精准查找，这对于档案管理工作效率和质量的提升起到积极的促进作用，进一步提升了人事档案信息的利用率，有利于人事档案价值的发挥。

1.3 促进人事档案信息的共享

在当前大数据时代背景下，信息资源成为社会发展中较为重要的资源。通过推进人事档案信息化建设工作，可以实现人事档案信息的及时传递和有效共享，这样为人员流动过程中人事档案的转移和变更提供了更多的便利。同时人事档案信息在权限范围内能够实时进行查询，传输更具便捷性，使人事档案信息资源的重要作用能够充分地发挥出来。

2 事业单位人事档案管理信息化建设的策略

2.1 加快思想观念的转变

在当前人事档案信息化建设工作开展过程中，事业单位领导者要加大重视度。这就需要领导者要积极转变思想观念，认识到人事档案的重要作用，并对人事档案信息化建设对事业单位发展的重要性有一个深入的认知，从而在人事档案信息化建设过程中给予有效的支持。人事档案信息化是一项较为系统和复杂的工程，不仅需要耗费大量的资金，还离不开专业的档案管理人员。因此事业单位还要强化对人事档案管理人员的培训，努力提高人事档案管理人员的综合素质和专业技能，使其在实际工作中能够有效地运用信息技术，与档案信息化建设的需求更具符合性，进一步促进人事档案信息化水平的提升。

2.2 科学合理规划人事档案信息化建设

人事档案信息化建设工作的开展离不开物质资源的支持，这也需要加大资金的投入力度。档案信息化建设整个过程中需要较长的时间，对人力、物力和财力需求较大。这就需要事业单位领导要加大重视度，并针对人事档案信息化建设进行科学合理的规划，以此来提高资金和资源的利用率，为人事档案信息化建设工作的有序开展打下坚实的基础。在实际工作中，宜积极购置相配套的软硬件设施，结合单位自 身的特点和要求，选择适宜的人事档案信息管理系统，实现对档案信息的统一存储和集中管理，进一步保证档案信息的完整性和准确性，提高档案信息查询效率，促进人事档案管理水平的提升。

2.3 构建完善的制度体系

人事档案信息化建设工作开展过程中，由于整个过程中相对繁杂，而且具有较强的系统性，因此针对实际需求，积极对相关资源进行优化配置。这其中档案信息化管理制度体系的构建极为关键，通过根据人事档案管理工作的具体情况来建立统一的制度体系，细化各环节的标准和规范，为人事档案信息化建设工作的有序开展提供重要的制度保障。

2.4 重视人事档案信息数据库的建设

为了能够提高人事档案信息化水平，宜充分的应用大数据技术构建数据库。在实际工作中需要根据统一的规定和标准，构建一个科学、规范和合理的档案信息数据库，实现人事档案信息的统一存储和集中管理，同时也能够为档案信息的利用提供更便捷的条件。依托于人事档案信息数据库实现对人事档案信息的管理，可以进一步提高管理工作的高效性，但同时档案信息也存在较大的安全隐患，这也对档案信息的安全提出了更高的要求。在实际工作中，事业单位需要建立人事档案信息安全标准，并对信息安全保障制度进行不断完善，针对人事档案信息不仅要做好备份工作，还要针对档案管理系统设置具体的访问权限和恢复机制，实现对档案信息的安全保存。而且为了保证人事档案信息的安全，还要规范人事档案信息的借阅和调用机制，强化档案管理人员职业道德教育，增强档案管理人员的安全防范意识，进一步保障人事档案信息的安全性。

2.5 促进档案信息资源的共享

事业单位通过推进人事档案信息化建设，其目的是使人事档案能够更好地为事业单位各项工作提供及时、优质的信息服务，实现人事档案的高效利用。基于这种情况，事业单位需要加快建立信息系统，确保各部门之间能够实现信息的互联互通。同时还要运用大数据技术来打造一个完善的档案信息管理和服务平台，进一步强化人事档案网站建设。在实际工作中还可以引入云计算技术，实现档案信息的云存储，这样可以实现人事档案信息的集中存储，使其不受设备和平台的限制，有利于人事档案信息利用效率的提高。另外，在事业单位人事档案信息化建设过程中，无论是系统的建立，还是系统功能的开发和利用都需要结合单位自身的实际情况，确保系统内部软件具有较好的兼容性，实现档案系统与其他系统之间的有效衔接，以此来提高对单位内部信息数据的管理水平。

3 结束语

基于当前新形势下，事业单位人事档案管理工作也需要与时代发展潮流相适应，做到与时俱进，努力提高人事档案信息化水平。因此在实际工作中，需要事业单位领导者和档案管理人员要积极转变观念，构建完善的制度体系，合理进行规划，为人事档案信息化建设工作的有序开展提供重要的保障，促进人事档案信息的有效利用。