提高地质部门人事档案管理信息化水平的措施

陈 瑶

（黑龙江省有色金属地质勘查七0六队，黑龙江 齐齐哈尔 161006）

人事档案是针对员工成长信息的真实记录，能够客观反映出员工的真实情况，而且在当前用人单位对员工能力和素养进行评价时，也以人事档案作为重要的标准。地质部门基于单位性质的特殊性，一直以来人事档案信息化程度不高，档案利用率处于较低水平。但近年来随着人事制度改革的不断深入，人事档案管理工作的难度增加，这种情况下，地质部门人事档案管理工作中也开始重视信息技术的应用，以此来促进人事档案管理信息化水平的提升，为人力资源管理工作提供重要的助力支持。

1 地质部门人事档案管理信息化的优势

1.1 档案数字化的实现

人事档案数量十分庞大，针对于这些纸质档案信息进行保存存在较大的难度，档案信息极易受到损毁。但档案信息化的实现，纸质档案加快了数字化的转化，以电子档案形式进行保存，不仅可以实现档案信息的永久保存，而且有效的节省了保存空间，不仅降低了档案管理人员工作的压力，还实现了人事档案管理成本的节约。

1.2 档案管理工作效率提高

人事档案管理信息化的实现，档案管理人员能够对人事档案信息的变动进行及时更改，文档输入更具快捷性，人事档案信息实现了动态管理，档案管理人员工作效率大幅度提升。而且人事档案信息化的实现，档案信息管理更具流程化和规范化，人事档案管理流程更为简化，这也全面提升了人事档案管理工作的现代化水平，为人事档案管理整体水平的提升打下了良好的基础。

1.3 人事档案信息查询更为便捷

地质部门人事调整时，需要以人事档案作为依据筛选出适宜的人员，通过推进人事档案管理信息化建设，能够为人事调整提供更为便捷的信息。借助于信息技术开展人事档案管理工作，不仅检索更具快捷性，而且还能够利用高级检索的方式，及时获取到职工的基本信息，从而为领导的正确决策提供可靠的信息参考。

2 提高地质部门人事档案管理信息化水平的措施

2.1 重视原始资料的收集和整理

在地质部门人事档案管理工作中，针对人事档案原始资料的收集和整理是较为关键的环节，其能够为后续工作的科学和高效开展打下良好的基础。作为档案部门，需要在档案信息收集过程中发挥前端调控功能，针对人事档案信息有重点和有计划地进行收集和整理，集中对重要的有价值的档案信息进行管理。同时还要针对档案整理工作采取有效的措施，积极拓展思路，并创新工作方式方法，努力提高档案整理工作的效率。并通过建立健全档案管理制度，实现对人事档案信息的规范管理，避免出现人事档案原始资料不真实的问题。

2.2 加大资金投入

人事档案信息化建设具有系统性和长期性的特点，因此建设过程中离不开资金的支持，需要投入大量的资源，这就需要足够的资金支持，以此来积极配备完善的软硬件设施，并购置配套设施，为人事档案信息化建设工作的有序开展提供重要的物质保障。在实际工作中，地质部门需要将人事档案信息化建设资金纳入预算中，确保做到专款专用，保证人事档案信息化建设的资金需求。

2.3 积极推进电子人事档案的完善

地质部门人事档案信息化建设过程中，当配备完善的基础设施后，档案管理人员需要加快推进纸质档案的数字化转化，并建立电子人事档案。针对人事档案信息存档时，宜以信息化要求来设置具体的代码和标签，为地质部门和档案使用者进行信息查询提供更多的便利。在具体建立电子人事档案过程中，整个过程中较为复杂，这也是对档案信息的重新梳理，一旦发现问题需要及时对信息进行核查，做好档案信息补充和完善工作，进一步盘活地质部门的人事档案信息 资源。

2.4 建立人事档案信息数据库

在地质部门人事档案管理工作开展过程中，档案信息化建设过程中宜使用专业的档案管理软件，这样一旦有人事变动情况发生，能够对相应的档案信息及时进行更新，全面提高人事档案信息查询和分析的水平。在实际工作中，地质部门要与自身的情况和要求相结合，选择技术成熟的人事档案管理软件，确保人事档案管理软件功能的齐全性。再以档案管理软件的特点来对人事信息收集流程和规范要求进行重新设计，确保档案信息录入的及时性和准确性，实现对电子档案的高效管理，全面促进人事档案管理工作效率和质量的提升。为了实现人事档案管理的集中统一管理和高效利用，还要运用先进的技术手段建立人事档案信息数据库，并针对数据库中的信息进行备份，确保数据库的稳定运行。这样可以避免人事档案信息丢失问题发生。特别是部分地质部门采用局域网登记或是互联网平台登记，这种情况下更需要针对人事档案信息物理访问与数据库进行有效隔离，避免人事档案信息的真实性受到干扰，进一步保护人事档案信息的安全性。

2.5 建立人事信息网络化平台

通过构建人事信息网络化平台，可以实现地质部门内部人事信息的及时共享，为后续档案信息的检索和利用提供更多的便利。而且借助于人事信息网络化平台，地质部门在人事管理工作中能够及时对职工的情况进行了解和掌握，有效地提高了人事档案信息的时效性。人事档案信息网络化平台的构建为人事档案管理和人事管理工作提供了更多的便利，但同时也带来了较大的安全风险。这就需要档案管理人员要强化对人事档案信息的安全管控，特别是提供档案信息资料时，需要根据具体的信息内容和要求针对档案信息实施加密处理，有效的保证档案信息传递过程中的安全性。而且人事信息网络化平台访问时还需要根据用户来设置不同的权限，避免档案信息出现泄露问题，进一步保障地质部门人事档案信息的安全性。

3 结束语

人事档案管理信息化是档案事业发展的客观要求，同时也是地质部门人力资源管理战略规划的有效途径。因此在实际工作中，地质部门需要加强对人事档案信息化建设工作的重视，并合理应用各种先进的技术手段，全面提高人事档案管理工作的信息化和数字化水平，使人事档案能够更好地服务于地质部门的人才开发和利用，为地质部门的健康发展打下坚实的基础。