事业单位档案管理存在的问题与对策

2021-04-14张杨

卷宗 2021年3期

张杨

（黑龙江省海林市退役军人服务中心黑龙江海林 157100）

事业单位为了更好地提高档案管理工作水平，应当针对新时代档案应用的需要完善档案管理的方式方法。本文主要分析事业单位档案管理存在的问题，着力构建科学化的档案管理运转体系，降低档案管理的成本，提高档案的整体质量水平，在信息技术的辅助下提高档案的实用价值。

1 事业单位档案管理存在的问题

1）管理人员专业性低。事业单位还缺乏专业的档案管理工作体系，现有从事档案管理人员的工作能力有限，有些档案管理人员熟悉纸质档案管理的方式，不熟悉信息化的档案管理运转方法，档案的实用效率较低，档案的实用价值未能充分地发挥出发。一些事业单位缺乏对档案管理人员的培养意识，不能经常性的给档案管理人员提供学习机会，导致档案员的专业性低，档案员难以适应新时代的档案管理工作。为了保证档案员在基层档案管理岗位干出成绩，还需要提高档案员专业素养。

2）档案管理意识较弱。目前，事业单位对档案管理的重视不足，档案管理的创新性较低，未能形成全员重视和参与档案管理的工作氛围。有些事业单位档案管理人员的工作态度消极，不能沉浸在基层档案管理事业当中，档案管理操作的随意性较大，未能基于信息化档案管理的趋势创新档案管理工作的方式方法。上级领导对档案管理的重视不够，未能给予档案管理足够的指导与评价监督，不能督促各部门配合档案管理工作，因此影响了档案管理的效率，未能发挥档案资源的实用价值。

3）档案利用率待提高。事业单位档案的实用价值体现不明确，事业单位档案管理重存储不重视使用，基层事业单位的档案未能与地方档案管理系统紧密的相联，导致事业单位档案数据信息的实用价值未能充分的体现出来。一些事业单位档案管理的重点放在档案收集、存储与管理上，不能开发档案的实用价值，未能构建科学化的档案共享服务体系，不能针对重大决策与重要事项提高档案数据资源。

4）缺少必要设备设施。事业单位档案管理技术设备水平有限，档案管理专业设备不足，现有的档案管理设备仅仅满足常规纸质档案管理的需要。由于缺乏档案管理的智能化设备，导致档案室不能做到自动化控制。而且，很多事业单位缺乏专业的档案管理软件系统，档案管理系统与办公自动系统的结合不紧密，无法达到自动化的存储档案，给档案员造成较大工作负担，不能提高档案收储的工作质量。目前情况下还要开发专业的档案资源共享系统，提高档案资源的配置科学性与有效性。

5）档案管理制度落后。事业单位档案管理规范建设的滞后，很多事业单位未能根据本单位的实用需要提高档案管理工作的水平，档案管理的科学化水平较低，档案管理无章可循，档案管理人员的创新性与主动性较低。很多事业单位缺乏档案管理升级计划，未能明确年度或阶段性重点，档案管理指向性不明确。还有的事业单位未能基于信息化的特征修订档案管理制度，传统的档案管理方式阻碍了档案管理工作的建设效率。很多事业单位档案管理的标准陈旧，档案管理规范化水平较低，档案处置的随意性大，现有的档案资源难以发挥实用价值。事业单位档案管理的整体效率较低，档案管理工作杂乱无章，查询档案的速度较慢，传统的档案管理方式难以满足时代的需要。

2 事业单位档案管理的优化措施

1）提高档案员的素质。新时代必须高度的重视档案管理工作，把事业单位档案管理改革的重点放在培养优质的档案管理队伍方面。首先，加强档案管理人员的配置，提高档案管理人员专业性，引进专职档案员，保证档案员具备信息化背景下档案管理的基本能力，懂得专业的档案管理工作的操作方法。其次，基于事业单位档案管理改革的需要加强档案技术的培训工作，通过一系列专题讲座、理论研讨、脱产学习的方式提高档案员的素养，激发档案员的创新意识，提高档案管理的整体效率水平。第三，不断加强档案管理员的绩效激励，在有效评估档案员工作水平的基础上，指出档案员自主改进的空间，促进档案员不断提高专业技术，引导档案员实现专业领域的个性化发展。

2）优化档案管理体系。新时代还要优化档案管理工作体系，明确档案管理的责任分工，引导专职档案管理人员和相关部门密切配合。首先，完善档案管理运转体系，制定档案管理的运转程序，确定具体的档案管理责任分工。其次，强高档案管理人中的责任意识，加强档案管理教育工作，积极的宣传档案管理的重要意义，展示档案管理工作的成果，大力普及现代化的档案管理技术方法与优化措施。

3）发挥档案实用价值。新时代应当更充分地发挥档案的实用价值，强调加强档案保护工作，在此基础上不断完善档案的服务体系。首先，树立档案部门的服务意识，注重档案的高度共享开发，尽可能地发挥档案在服务决策、服务重大项目方面的积极作用，着力构建优质的档案管理体系，体现档案的积极作用。其次，实现档案管理存储与使用的同步建设，大力开发专业的档案管理使用系统，积极的提高档案管理的运转效率，注重依托智能化的设施设备解决档案管理工作存在的现实问题。第三，重点提高档案管理的安全意识，注重在信息化的环境下完善档案管理的新体系，注重依托互联网提高档案传输的质量，同时防止在互联网中运转档案造成的各种新型风险隐患。

4）加强技术设备更新。新时代还要全面加强档案管理技术设备的更新，引进专业的档案管理设备，从而全面提高档案管理工作的质量。首先，大力引进智能化的档案管理设备，强调配置必要的档案管理计算机终端，积极的引进信息化的档案管理设备，强调通过租用方式配置必要的大型档案管理设备。其次，开发档案管理专业系统，提高档案管理软件水平，围绕着档案管理系统与办公智能化衔接，从而达到全面提高档案管理质量，提高档案服务效能，加强档案管理资源配置的目标。第三，保证必要的资金供给，积极的申请财政资金支持，满足事业单位档案管理升级的资金需要。同时发挥第三方机构的服务作用，强调事业单位档案管理与档案管理专业机构的融合，提高档案管理工作的效率。

5）完善档案管理制度。新时期还要优化档案管理工作制度，创新档案管理工作规则，积极的推动档案管理规范化、标准化、程序化的运转。首先，拟定事业单位档案管理工作制度，明确具体的档案管理工作要求，确定事业单位档案管理的重难点，从而提高档案管理的整体效率。其次，明确档案管理的责任分工，强化档案存储、管理、使用、共享的具体标准，优化档案运转方式，促进各部门、各下属单位采用一致的档案管理方法，解决档案管理工作现实需要，规范化的保证档案统一运转。梳理以往档案管理的漏洞，积极的推动档案管理的创新发展，基于制度与规划把握档案管理的发展方向。