对医院文书档案收集与归档工作管理的分析

2021-04-14卢芳芳

卷宗 2021年3期

卢芳芳

（河池市第一人民医院，广西河池 546300）

文书档案是记录医院发展的重要载体，包含的内容十分广泛，涵盖了医院在医疗管理，行政管理，党、群建设以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字材料，包括纸质和电子文件材料。是医院日常管理工作的记录。想要进一步提升医院文书档案收集与归档工作的质量，需要保证文书档案的真实性和完整性，对充分发挥档案为领导决策提供参考依据，为医院建设服务有积极作用。

1 医院文书档案收集与归档工作概述

1）文书档案收集和归档的含义。文书档案作为重要的文字资源在医院管理中发挥重要参考作用的材料，档案管理人员需要严格按照医院的相关规定，将分散在不同科室、部门的档案资料集中起来，并对其进行分类整理使之有序化。这是提升档案管理规范化发展的必要手段。2）文书档案收集和归档的范围。归档范围就是医院归档文件的整理范围，主要包括这几方面：（1）能够充分反映医院行政管理活动的资料；（2）由上级主管部门下发的文件和资料；（3）发布性文件：主要包括各种通知、公示等；（4）内部使用文件：该档案具有一定机密属性，主要包括医院内部会议记录、年度总结、规章制度等；（5）记载性文件：包括医院发展历程等；（6）证明性文件：例如介绍信、党组织关系转移存根等。3）文书档案收集和归档的重要性。档案管理分散，不利于档案的完整和安全各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人监管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。文书档案收集和归档工作是完善档案管理工作的必要手段，能够为医院管理工作顺利开展打下基础，该工作涵盖的范围广泛，涉及医院运营的方方面面，也详细记录了医院发展过程中的重大事件，能够为管理者制定关键决策提供必要参考依据。在医疗体制深化改革的背景下，文书档案已经成为医院行政管理的重要组成部分，是丰富医院文化的重要载体。

随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，主要表现在：

2 医院文书档案收集与归档工作存在的问题

1）档案管理不够规范。就目前情况来看，很多医院在发展过程中更注重业务活动和医疗服务质量的提升，忽略了文书档案的重要性，在该工作方面的资金和人力资源投入较少，对文书档案收集与归档的规范化发展带来阻碍。部分医院并未指定专业人士进行管理，而是由其他行政部门员工兼职，这些员工对文书档案收集与归档工作的认识程度不高，不具备专业化的工作技巧，难以充分发挥档案管理工作的价值和作用。2）档案管理人员素质不高。目前从事医院档案管理的人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少。一般医院比较重视医疗技术人员素质的提高和继续教育；对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，许多档案管理人员的管理水平停留在管理经验传授上，缺乏系统的档案知识培训，难以适应新形势下的档案事业发展。3）文书档案收集不全面。文书档案包含的内容十分广泛，对医院发展具有重要参考价值，如果资料收集不够全面，就会让该工作无从开展。造成文书档案收集不全面的主要原因在于，没有针对性的筛选出有价值的档案信息，很多档案散落在医院各个科室和部门，影响该工作的整体性。

3 医院加强文书档案收集与归档工作的策略

1）完善医院文书档案管理体系.文书档案对医院各项工作的顺利开展都有重要促进作用，尤其是对于大型综合类医院而言，文书档案管理工作的规范化发展，不仅能够有效解决医患纠纷，还能够提升医院内部管理效率。医院领导人员和基层档案管理人员都需要充分意识到文书档案工作的重要性，不管是在人力资源还是资金方面，都应该向文书档案管理工作有所倾斜，创造更好的工作环境。除此之外，还需要在医院内部做好宣传工作，这有助于工作人员意识到文书档案的价值，具体可以从这几方面开展：（1）强化宣传力度，创新宣传形式，提升宣传效果，逐渐引导工作人员树立正确的工作理念；（2）扩大文书档案宣传范围。医院领导、基层员工都需要参与其中，加强信息技术的应用，使传统人工管理朝着信息化、现代化的方向发展；要根据医院实际发展情况，定期对文书档案管理工作开展情况进行检查和考核，及时发现该工作存在的问题并采取针对性地解决措施，提升文书档案管理的整体效果；（3）大力宣传文书档案管理的意义，强化人员对该工作重要性的认识，为档案收集与归档的顺利开展提供保障；（4）构建激励机制，全面强化档案管理人员工作积极性，营造良好的工作氛围。2）提升档案管理人员综合素质.想要进一步强化文书档案收集与归档工作质量，提升工作效率，医院领导者需要定期开展教育培训活动，提升文书档案工作人员的专业能力。具体可以从这几方面进行：[诊疗工作文件属于病历档案，建议不要这点，可以从加强《档案法》学习培训方面论述，比如《档案法》第十四条就有规定“应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。”“国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”]，加强《档案法》的学习培训，提高档案人员依法收集管理档案的能力。（2）医院需要出台相关政策，大力引进专业人才，提升招聘门槛，择优录取工作经验丰富、个人能力强的员工；（3）定期进行培训，让档案管理人员了解文书档案收集的范围以及归档的标准，提升工作效率；（4）在对档案管理人员培训的过程中，不仅需要提升其专业方面的能力，还要培养责任意识和保密意识，确保文书档案的安全性和完整性。由于文书档案具有一定特殊性，在系统化培训下，档案管理人员要具备法律意识、责任意识，以大局为重，不得泄露档案中的有关内容。3）创新文书档案收集与归档方法.当前医院文书档案收集与归档工作的主动性不强，方法较为单一，在医疗体制深化改革的背景下，传统文书档案管理方式难以让医院顺应时代发展趋势，必须要调整工作方式。在档案收集和归档工作中，要进一步提升发现问题和解决问题的能力，一旦出现问题立刻制定解决对策。要制定绩效考核体系、激励政策，全面激发文书档案管理人员工作积极性和主动性，档案管理部门要和其他部门之间进行交流，对文书档案收集与归档工作进行统筹安排，提升档案管理水平。除此之外，医院还需要在文书档案管理工作方面投入更多资金和人力资源，完善硬件设施，合理应用信息技术、互联网技术，设置专门的文书档案管理机房，定期对计算机进行维护和保养，推动文书档案管理工作朝着信息化、电子化的方向发展，为文书档案收集与归档工作顺利进行创造良好条件。4）严格按照规范进行.在医院文书档案收集与归档工作进行的过程中，需要遵循以下几方面原则：（1）规范性原则：不管是收集还是归档，都需要严格按照医院档案管理规章制度进行，包括档案的编码、装订、纸张大小选择，都需要做到科学规范；（2）真实性：要确保档案信息的真实性，对档案内容进行审核和鉴别；（3）安全性：做好保密工作，避免档案泄露。