如何实现医院档案规范化管理

马 媛

（山东省滕州市中心人民医院，山东 枣庄 277599）

随着信息技术的发展，医院档案管理技术创新越来越受到重视，利用先进的网络技术做好医院档案管理、提升档案工作水平是医院档案管理的重要途径。相关领域研究人员需要认识到目前医院档案管理的概念和意义，善于分析目前医院档案管理能力不足的原因。在此基础上，提升档案管理工作能力和现代化应用水平。

1 医院开展档案管理的必要性

医院档案见证了医院的发展历史，可全面、客观地反映医院发展历程中各个时期、各个阶段背景下的重大事件、重要工作以及重要人物等，是医院发展的前提基础。不仅如此，医院档案还有助于推进医院的深化改革，提升医院医疗质量水平。随着近年来我国医院体制改革的不断深入，科技兴院发展目标的提出，要求广大医疗工作者要切实开展好档案信息开发工作、收集完善档案资料，并在标准化、规范化、制度化基本思想的指导下，推进医院档案管理工作的有序开展。因此，结合新时期医院的实际特征，探索研究出医院档案管理的新理念、新方法，是医院管理工作者所需要达成的一项重要要求，同时也可促进医院的有序健康发展。

2 现阶段医院档案管理工作中存在的问题

1）管理人员素质能力较低。现阶段，医院档案管理中，存在管理人员专业素质能力较低，未能发挥实际管理作用的问题，相关部门应提高对档案管理人员培训的重视程度，善于利用先进技术手段和管理意识，优化设计内容，发挥人员优势对档案管理工作的积极影响。实践工作表明，管理人员素质能力不够，直接导致了医院档案管理工作方案设计不合理，使得医院档案预期管理效果难以发挥，不利于医院档案管理工作的现代化建设。

2）档案管理制度的不完善。在经历了长时间的发展之后，大部分医院已经创建了符合自己发展的管理体系和规范制度，但是绝大多数都是与医疗、护理和人事相关的，并没有针对档案管理问题制定规范的管理制度和机制，依旧缺乏统一的管理标准和模式。在医院档案管理工作中，制度的不完善导致档案管理工作不能有效开展，目前现代化档案管理缺乏具体的管理流程，各项工作的责任分配不到位，且缺乏对管理者的监督和考核措施，这样则容易造成管理脱节、档案丢失和破坏等问题，甚至出现各个科室拖延、不能及时上交档案资料、收集资料困难、管理混乱、效率低下等，导致档案管理工作流于形式，严重影响管理工作有序、规范的开展。长时间不规范的管理工作，导致所有人员更加不重视档案管理工作，降低了工作人员的积极性，减少了工作的热情，不能为医院提供高效的信息，更不能使档案信息的真正价值发挥出来。档案管理制度的不完善，严重影响着医院信息的交流和处理，阻碍着医院的建设和发展，因此只有健全管理制度，管理人员才能更好、更准确把握管理的方向，将档案管理对医院的重要作用发挥出来。

3）医院档案管理缺乏专业指导、缺少技术规范和标准。到目前为止，医院档案管理工作参照2008年《卫生档案管理暂行规定》在市政府档案局和上级卫生行政部门的指导下进行。《医疗机构病历管理规定（2013年版）》、2017年《电子病历管理规范（试行）》对医疗类档案提出了明确的要求；2018年《国家卫生健康委员会科技重大专项档案管理办法》对于医院科研项目档案管理有一定的参照意义；2019国家卫生健康委《医疗和疾控机构消防安全生产工作管理指南》《医疗和疾控机构后勤安全生产管理指南》对医院消防安全管理和医院后勤电力系统安全管理等九项工作的档案管理内容和时限给出明确要求。对于医院整体档案管理还缺乏技术规范或标准的指导。

3 加强医院档案规范化管理的对策

1）提高档案管理工作者综合素质。提高管理工作者综合素质，组建一支高水平的档案管理团队，是实现档案管理工作顺利开展的一大前提。为此，医院必须要加大对档案管理工作者的培养力度，不仅需要引导档案管理工作者树立以人为本的思想，秉持勤劳朴素的工作作风，还要对档案管理工作者的综合素质予以考核。首先，加大对档案管理工作者的培训力度，培训内容包括档案业务、现代管理学科、计算机网络技术、相关法律法规等，同时，邀请业内专家进行讲座，并加强医院与同行业之间的交流互动，通过分享经验实现共同进步。其次，引进专业人才，提升团队整体素质，使档案管理部门更为专业可靠。再次，加大岗位责任及绩效考核力度，构建健全的岗位设置及绩效考核体系，对档案管理工作者工作水平、工作态度、管理效果开展客观系统的评价。

2）健全档案管理的制度。在医院档案的管理中，管理制度不够完善，缺乏行之有效的规章制度和流程来指导工作人员开展档案管理工作，制约着医院的发展。因此，医院应健全档案管理的制度，使管理工作能更加规范和合理，让工作人员严格按照规章制度进行操作，为档案管理工作提供有力的保障。医院需要根据具体的情况将流程更加细化，提升执行的力度，将责任分配到具体的每个人，在出现问题时可以找到负责人，避免推卸责任的情况出现。另外，还要健全考核和监督的制度，将档案管理工作加入所有人员考核项目当中，设立奖惩制度，对未认真完成、怠慢工作以及管理工作出现失误的人员进行相应的惩罚；相反，对这项工作认真负责、比较出色和有较大贡献的人员进行奖励，以此提高工作人员的积极性，使其对档案管理工作更加具有责任心，使档案管理工作能顺利有序地进行。医院还应建立专门的监督人员，负责监督各项制度落实的情况，收集各个科室对档案管理的意见和要求，逐渐优化管理的模式。健全档案管理的制度，可以保证医院档案信息的规范收集和整理，使档案信息的价值体现出来，更好地为医院的科研和改革所应用。

3）建立医院档案系统性管理评价体系。培养以“档案利用”作为工作出发点这一观念，消除档案管理在传统上的被动地位，做到管理档案方面的主动积极性，医院设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，组成档案管理队伍，不仅要完成档案资料的收集及整理方面的工作，也要对接收到的档案进行科学归类和系统分析，根据医院管理评价的要求，对收集的信息进行规范化和标准化的管理。开始时应以档案材料形式管理，各部门根据档案管理标准，确保档案的质量、完整的类别和内容完整，确保档案的完整性和系统性。

4 结束语

总而言之，档案管理与医院发展息息相关，在医院管理中可发挥至关重要的作用，而为了发挥医院档案的有效作用，就要对医院档案管理进行改革创新。因此，医院相关人员应当围绕如何提升医院档案管理工作有效性进行探索研究，提高对医院开展档案管理必要性的明确认识，加强对现阶段医院档案管理中存在的主要问题的深入分析，建立完善档案管理制度、提高档案管理意识、提高档案管理工作者综合素质等，积极促进医院档案管理的顺利开展，为医院实现有序健康发展奠定坚实基础。