论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径

李 斌

（濮阳医学高等专科学校，河南 濮阳 457000）

1 前言

我们得接受教育情况、成长过程中的表现以及一些经历，这些人事档案对我们的求职经历有着很大的影响。可以作为用人单位对我们的综合考量的材料，尤其需要结合时代的发展，分析高校人事档案管理，找出适合高校人事档案的发展路径，探索出具体的人事档案管理办法。不仅如此，目前人事档案管理的过程中出现了一些新的问题，人才的流动性较大，人才和档案较为分离，并且人事档案管理制度不够健全，标准很难统一。除此之外，我们更加需要加大对人事档案管理工作中的重视。

2 目前高校人事档案管理面临的阻碍

目前高校人事档案在管理过程中面临较大的阻碍，需要结合高校人事档案目前管理的具体情况，进行深入分析：

2.1 档案分离现象较为明显

许多人才在毕业就业后所选择的城市可能与本科所在学校的城市有所不同，存在普遍的“人档分离”现象。其次，没有建立体系化的管理方式解决普遍存在的“人档分离”问题，缺乏采用特定的组织人事档案的办理程序。不仅如此，尤其是一些高学历、高职称的人才流动采用一些特批的方式，造成的人事关系较为混乱的现象。除此之外，人才流动越来越频繁，同时管理越来越侧重于形式，造成档案在管理过程中往往只重视收集材料、却不重视档案的管理和利用，无法适应档案电子化管理的需要。

2.2 档案管理模式不完善

目前我国的档案管理模式仍然没有及时地转变，对多年收集的材料没有能够及时收集和整理，造成归档资料不够完善，导致一些高校的高学历人才，缺少一些年度考核资料、学位材料等工作资料。其次，在档案管理的过程中，没有建立体系化的管理模式，一旦档案管理人员变动对多年收集的材料，也不能够及时整理档案材料就会残缺、漏损。不仅如此，在档案保存的过程中往往采用被动的寄送方式，常常出现移送不到位的情况，缺乏监管档案收集和保存。除此之外，档案管理人员的综合素养不够高，缺乏专业的教育培训。

2.3 档案管理信息化程度不够高

目前数据库建设的不足，缺乏一些个人信息，没有一套完善的党务档案管理系统。其次，档案的管理水平跟不上时代的发展，管理方法陈旧，缺乏创新意识，不够现代化。还有许多材料归档缺少目录，档案信息处理方式比较落后。此外，没有系统地处理信息资源共享，阻碍了个人工作的开展。在个人档案的管理信息的变化进度上，各部门都已经实现了网络化管理，也不缺乏办公的硬件设施和先进的系统，但仍然没有转变档案管理方式。

2.4 缺乏建立档案管理规范

目前管理档案的材料缺乏制定一些统一的标准和统一的管理规范，也给立卷归档带来许多麻烦。档案的管理材料没有采用公开的专业化标准用纸，尤其这些档案材料在管理的过程没有采用相应的档案材料用纸。其次，难以顺应人事发展的改革需要，造成人事档案管理资源利用率较低，管理效率低下。不仅如此，尤其是一些档案管理的过程中会造成档案材料的内容装订超出装订线，给立卷归档又带来了更多的麻烦，没有加强规范，尤其是档案归档管理不够统一。除此之外，如果不按照统一的规范档案材料，会影响到档案保存的原始性，也会造成大量的纸张浪费。

2.5 高校对毕业生的档案意识培训不够

高校在即将离校的毕业生流动后的档案意识培训不够，很多毕业生毕业后没有认识到档案随转的必要性，毕业后尤其是用人单位不要求管理其人事档案的单位，对档案的存放及管理没有意识，很多学生毕业很多年后需要进入行政事业单位时才知道需要寻找自己的人事档案，导致这部分毕业生在进入单位后的工龄、保险接续、薪级晋升方面遇到很多麻烦，严重的导正很多年的工龄都无法认定，毕业多年还要从试用期开始计算，对学生的职业生涯影响严重。

3 摆脱高校人事档案管理阻碍的建议

针对上述高校人事档案管理过程中面临的阻碍，笔者参考了一些文献资料并且总结了高校人事档案管理的经验，决定提出以下建议：

3.1 有序管理的人事档案

许多人才在毕业就业后所选择的城市可能与本科所在学校的城市有所不同，需要建立有序的人事档案管理模式，并且建立体系化的管理方式解决普遍存在的“人档分离”问题，需要采用特定的组织人事档案的办理程序。不仅如此，避免一些高学历、高职称的人才流动采用一些特批的方式，减少人事关系较为混乱的现象。除此之外，人才流动越来越频繁需要避免管理越来越侧重于形式，避免档案在管理过程中往往只重视收集材料、却不重视档案的管理和利用，适应档案电子化管理的需要。

3.2 需要完善档案管理模式

目前我国的档案管理模式需要及时地转变，对多年收集的材料及时收集和整理，尤其需要归档资料，特别是一些高校的高学历人才，一些年度考核资料、学位材料等工作资料。其次，在档案管理的过程中，需要建立体系化的管理模式，一旦档案管理人员变动对多年收集的材料，也需要及时整理档案材料避免残缺、漏损。不仅如此，在档案保存的过程中需要转变被动的寄送方式，避免出现移送不到位的情况，需要监管档案收集和保存。除此之外，提高档案管理人员的综合素养，需要专业的教育培训。

3.3 提高档案管理的信息化程度

目前需要建立档案数据库，丰富一些个人信息，建立一套完善的党务档案管理系统。其次，档案的管理水平需要适应时代发展，转变管理方式，提高创新意识。还有许多材料归档需要目录，转变档案信息处理方式。此外，需要系统地处理信息资源共享，促进个人工作的开展。在个人档案的管理信息的变化进度上，各部门都已经实现了网络化管理，也不乏办公的硬件设施和先进的系统，但仍需要转变档案管理方式。

3.4 加强毕业生的档案管理意识

在高校大学生的职业生涯规划课中，尤其是毕业班的学生着力培养学生的档案管理意识、人才流动意识、职业规划意识，告诉学生们档案随转的必要性和重要性，让学生在一生的职业生涯中，不因为档案的原因影响自己的前途和命运，加强职业生涯规划任课老师的培训，把国家、省、市有关人才流动、人才评价、档案管理的新文件、新规定按期传达。加强学籍档案室的管理人员的责任意识，按时按期将毕业生的档案随转到当地人才交流中心，将人才流动中的人事代理、工龄核算、薪级晋升等有关规定发放到毕业生手中，让学生在职业规划中档案管理事项中少走弯路。

3.5 需要建立档案管理规范

目前管理档案的材料需要制定一些统一的标准和统一的管理规范，避免给立卷归档带来许多麻烦。档案的管理材料需要采用公开的专业化标准用纸，尤其这些档案材料在管理的过程需要采用相应的档案材料用纸。其次，可以顺应人事发展的改革需要，提高人事档案管理资源利用率，提高管理效率。不仅如此，尤其是一些档案管理的过程中会造成档案材料的内容装订超出装订线，给立卷归档又带来了更多的麻烦，需要加强规范，尤其是档案归档管理需要统一。除此之外，避免出现不按照统一的规范档案材料影响到档案保存的原始性的现象，减少大量的纸张浪费。

4 .结束语

我们需要保证人才资源充分合理利用更好地推动，人才资源的发展，减少人才资源的浪费。其次，我们也越来越需要加大对人事档案管理工作的重视，并且需要建立完善的人事档案管理制度，建立起新的资源库并且保证档案的完整和真实性。不仅如此，也需要通过一些信息技术的手段，提高人事档案的信息化管理程度。除此之外，尤其需要通过借助信息化技术和互联网科技技术，推动新的人事档案管理工作模式的发展。对于一些企业招聘人才具有重要的意义，能够推动人事档案信息化工作。