档案管理信息化建设的探索

秦毓青

（青岛市城阳区行政审批服务局，山东 青岛 266000）

档案作为一种特殊的信息资料，对国家发展、经济建设、行业工作和个人发展，都具有重要的价值，从类别上来看，档案分为工作档案、历史档案、人事档案等，事业单位的档案管理工作内容复杂，基本上覆盖了所有档案类别。各项工作都离不开档案的支撑，档案与每个人的关系也日益密切，在档案管理中，大量的信息资料和实物档案，提高了工作难度和应用效率，实现信息化管理对一线工作有很强的现实意义。在新媒体高速发展的今天，大数据已经成为解决工作难点的重要切入点，以大数据技术解决档案的大数据问题，相得益彰。

1 档案管理信息化建设的重要意义

档案管理的信息化建设，是指在上级档案主管部门的领导下，对档案信息和管理工作实现数字化的过程，既要让档案资料电子化，也要在管理、应用、转移和保护方案，实现更高水平的智能化。实现档案管理信息化建设具有重要意义，主要表现在以下几个方面：

1.1 应对未来的信息大爆炸

互联网技术的发展和应用，让各行业围绕互联网衍生出诸多技术理念，比如云计算、大数据、云储存、物联网、人工智能等，档案管理作为经济民生的重要衔接，在利用互联网技术方面具有重要的价值。档案管理工作的信息化建设，能让档案管理和应用事半功倍，尤其是面对日益加剧的信息大爆炸，大数据理念和技术必须要及时应用在档案工作中，不仅是电子化转型，更要向智能化系统和设备转型。

1.2 提升信息管理和调用的便捷性

档案资料数量庞大，是传统媒体时代的“大数据”，在资料的查找和利用过程中，受纸质档案的载体限制，带来了巨大的工作量，尤其是利用频繁的人事档案，还容易在转移过程中丢失或损毁，为档案管理带来了诸多风险。利用信息化技术对档案资料进行系统化管理，利用管理系统的检索、复制和传送功能，能将电子信息安全准确地加以利用，极大提升档案管理的质量和效率，并确保资料的安全性。

1.3 信息化建设让档案管理衔接其他领域

档案管理工作从来不是一座孤岛，信息资料与各行各业存在千丝万缕的联系，工作档案、历史档案和人事档案，在社会经济建设、民生服务、行政管理工作和人员流动过程中，都离不开档案资料作为数据支撑。随着全社会信息化进程的加快，大数据理念已经全面覆盖，档案管理工作如何不及时跟进，则会与社会脱节，无法与社会的其他领域对接，严重影响社会服务工作的开展。

因此，不论从主观层面还是客观来看，档案管理工作的信息化建设都势在必行，既是档案管理工作图发展创新的必经之路，也是社会各个行业发展的必需。

2 档案管理信息化建设的主要难题

2.1 缺乏统一的管理机构

档案管理工作千头万绪，涉及的资料多，安全性要求高，需要一个牵头部门统一建设信息化系统，实现科学、效率、质量和安全的全盘考量。只有让一个管理部门牵头，实现统一的标准化管理制度和系统，才能让档案管理实现标准化，确保检索、应用和保护过程中不出现偏差。但实际上，我国还缺乏相应的标准化系统，不同地域的档案管理系统各自为战，甚至不同的企事业单位所使用的管理系统也不相同，彼此之间无法兼容，档案的检索和利用，受到了极大限制，无法通过系统衔接实现多功能应用。

2.2 档案应用的数字化需求不足

随着大数据技术的发展，电子签章、电子货币、电子发票等开始了广泛应用，但电子档案的应用却步履维艰。在各项工作中，大多数单位对档案资料的电子化应用，集中在查询检索环节，而到了实际应用时，则面临着电子档案只有关键词却没有全文内容、办事单位只认纸质档案、电子档案容易被篡改等问题。这些原因导致档案应用的数字化需求不足，制约了信息化建设的发展，但长远来看，这些问题的解决还需要不短的时间。

3 档案管理信息化建设的创新策略

3.1 积极融入区域一体化的信息系统

档案管理工作是社会经济和民生建设的重要组成部分，以城市为基础的区域信息化建设中，必须要给档案工作留出一席之地，档案管理部门和企事业单位必须要积极融入区域一体化的信息系统，实现档案资料的电子化和档案管理工作的智能化。具体来说，在城市的政务网建设、基层服务信息化平台和行政审批网络平台建设中，档案管理机构应该主动要求留出窗口，增设档案查询、历史资料查询和个人档案检索的功能，并根据不同用户设置权限。需要注意的是，档案服务窗口要从分散管理优化到集中管理，为人社部门、建设部门、文化和旅游部门等不同类别的档案，提供集中查询服务。

3.2 培养专业的信息化档案管理人才

档案管理工作是我国专业技术领域的重要组成部分，纸质档案管理人才转型到大数据时代，出现了明显不适应，缺乏互联网思维，不熟悉软件应用，缺少实际工作与信息化建设的融合理念。此外，在我国的企事业单位体制改革中，档案人才的专业化程度不高，大多数是兼职人员，缺乏足够的培训和专业教育，高层次档案人才极度缺乏，尤其缺少擅长信息化的档案管理人才，严重影响了档案管理信息化建设的步伐。

3.3 加强档案的安全性水平

从纸质档案到电子档案，档案管理信息化建设所带来的不仅仅是便捷，也进一步提升了安全性。但从网络安全角度来看，信息化也导致网路安全问题出现，因此，信息化建设必须要确保档案资料的安全性，通过资料电子化、网络秘钥、权限分级、备灾系统和网络防火墙等手段，提高档案的安全水平，确保电子化的档案资料发挥更多 作用。