浅析RFID技术及其在档案管理中的应用

2021-04-14何伟

卷宗 2021年4期

何伟

（中国四维测绘技术有限公司，北京 100094）

我们国家人口众多，各种档案资料也是种类繁多，不管是学校图书资料，还是医院的病人资料，都是非常复杂但是也必须要进行整理归类的。而传统的资料整理方式不仅需要大量的整理人员，而且整理起来也比较困难，造成了工作效率低下的问题，而采用RFID技术整理图书或者医院的资料信息可以高效地完成工作任务，并且其对于图书和资料的分类非常细致，查找时也相当方便，受到图书管理人员和医院资料收集人员的一致好评与认可。这项技术通过七十多年的发展与改革，目前已经被广泛应用在图书档案管理、医院资料管理以及酒店档案管理等各个领域的档案管理，RFID技术的应用，大大加速了档案管理的信息化进程，其管理的成本也得到了降低。而本文我们就RFID技术的起源发展与RFID技术的档案信息管理系统以及RFID档案信息管理系统在现实生活中的应用等几个方面进行探讨。

1 RFID技术的概念与发展进程

RFID技术是Radio Frequency Identification这个英文词组的缩写变形而来的，它的中文汉语意思为射频识别技术，也可以称作档案整理的电子标签。它是一种无需接触仅仅通过射频技术就可以识别所需的资料或者档案，并通过识别可以直接得到目标资料或者档案的具体信息和数据，这种识别体系不用与档案之间有任何的接触，通过RFID技术就可以直接扫描完成。它是将射频技术、光电信息以及电磁技术相互融合发展起来的学科，是当代物联网发展的一个必然趋势。而随着它的不断发展与进步，其在图书管理以及医院档案管理等各个领域都广泛地运用起来，并以其简便、准确、快捷的信息扫描管理方式，正不断地向其他领域拓展。

但其实RFID技术在上个世纪已经出现，它是经过几个阶段的演变才发展到今天这种技术成熟的阶段。而它的起源早在第二次世界大战的时候，到20世纪四五十年代才逐步演变为射频技术；而在20世纪五六十年代，RFID技术才开始进行逐步探索并进行了相关实验进行验证；在20世纪六七十年代，RFID技术的知识才发展起来，并且有了基础的理论知识，基于此，一些国家才有了尝试使用的想法；到了20世纪七八十年代，RFID技术快速发展，从而在发达国家应用起来；20世纪八九十年代，RFID技术大范围进入了商业化的范畴，各种不同类型的射频技术系统开始出现的市场上；到了20世纪末，RFID技术受到了各个国家和地方政府的广泛关注，而从21世纪初到目前为止，RFID技术基本在各个领域都有涉及，并处于很好的发展态势。

2 RFID信息管理系统的构造与工作原理

RFID的基本构架包括三个部分，这三个部分分别是电子标签、应用软件系统和阅读器。射频技术的电子标签是由一些电子芯片和接合软件构成的，并且它上面的每一个标签都有特定的编码，这些不同的编码就表示一个特定的符号，代表着每个档案的标签。而应用软件系统则是由计算机所掌控的。所谓的阅读器则是用来阅读信息的一个设备，它可以是手持式的，也可以是固定式的，无论哪种形式的阅读器都可以很清晰地阅读档案的信息，另外这种阅读器可以通过后端系统与电子标签建立联系，进而可以快速地掌握信息，也可以实现多个电子标签同一时间同一屏幕的识别读取，同时也可以在识别读取过程中找到一些清晰可见的错误信息并进行纠正处理。

RFID的硬件设备也可以分为三个部分，主要是资料标签、读写器和连接天线三个部分。而所谓的资料标签其实是用来存储信息的一个硬件设备，它可以存储资料的名称、编码、主要内容、存档地点、存储的数量等等各方面的内容。而读写器则是一般是挂在档案室的墙上，用来连接阅读器和阅读机器的接口，然后通过信息技术将读取出来的数据传达到阅读器以供工作人员来阅读。而天线则是要确保档案信息传递的准确性和档案标签的传输速度等一些问题。

RFID的工作过程其实就是利用读写器、天线、后台数据管理等来完成的。主要表现为：读写器在发射天线这个传递媒介下，发射具有一定的射频信号，然后射频卡将发射来的频射信号通过天线发射出去，后台数据系统接收到频射信号后经过转化成具体数据传送到读写器，在经过读写器的调序与解码并通过一定的处理，从而把数据输送出来，而输送出来的数据就可以在读写器上进行观看。

3 RFID信息管理系统在档案资料中的应用

3.1 利用RFID信息管理技术可以实现对档案资料的实时跟踪

射频识别系统是一种可以快速清点档案资料的信息识别系统，不仅它的识别速度非常高，且其识别准确性也很高，其主要是通过图像投射来进行识别的，进而展现出档案资料所在的位置，而档案整理的工作人员只需手持一台读写器就可以清楚地了解到档案资料所在的位置，进而快速找到所要的档案资料，而如果你所查询的档案资料摆放错了位置，那么读写设备便会立即发出警报的声音去提醒你，以防止你拿错了资料。除此之外，运用RFID技术还可以每时每刻实时播报档案资料的所在地，用户每到一个地方都会在系统中反应出来，而这种实时播报行踪的情况可以在档案资料内部任何一台电脑上查出。档案资料整理人员可以通过云端查出档案目前所在的地方和当前所寄存的场所，以方便归纳档案的情况。

3.2 RFID系统可以通过人工智能识别系统对借档人的身份信息进行验证

基于RFID系统的人工智能识别功能，对借阅档案的人员进行身份信息校对，在确认用户身份信息准确无误的情况下给予借阅，而当借档人的身份信息校对不准确或者存在违规不诚信的现象，那么当系统识别到之后，就不会给予借阅人借阅档案资料的可能性。同时，这种人工识别的借阅方式，不仅解决了传统借阅方式中借阅速度慢的问题，而且利用RFID技术还可以对运动的物体进行识别，提高档案被借阅者办理进出库的安全性。

3.3 运用RFID信息技术可以提高档案资料借阅效率

之前传统的档案检查清点需要档案管理人员对档案进行逐个的检查、搜索、整理，但是运用RFID技术后，由于阅读器具有极强的穿透性阅读功能，一次可以读取多个标签，，而且由于阅读器可以实现查询、清点、调运一体化的服务方式，这就从一定程度上节约了时间，从而提高了档案的清点效率。除此之外，阅读器这种个性化的服务管理功能准确率也是非常高的，所以说FRID技术的应用，使档案的管理更加科学高效，从而最大限度地发挥档案存储所带的各方效益。