信息化技术在工程项目档案的应用<br/>——以齐鲁石化工程建设数字化交付系统为例

信息化技术在工程项目档案的应用
——以齐鲁石化工程建设数字化交付系统为例

2021-04-14路铁砚

卷宗 2021年4期

路铁砚

（中国石化齐鲁石化信息中心（档案馆），山东淄博 255400）

在建设工程项目资料收集和管理过程中不完整、不规范、不及时的情况较为突出，致使后续项目文件整理、审查花费大量人力、物力，严重影响了项目竣工验收进度。随着信息技术的不断发展和应用，以及电子文件在工程项目建设过程中的普遍应用，建设一套既能将设计、施工、监理、项目管理等单位纳入其中又能满足工程项目档案完整性、系统系和准确性的工程文档数字化管理系统很有必要。

1 建设目标及内容

齐鲁石化工程项目文档数字化交付系统（以下简称“文档数字化交付系统”）的建设目标是：通过对建设工程项目资料全过程、全范围、全对象的电子化管理，实现建设工程项目资料收集和管理的规范、完整和及时，全面提升齐鲁石化建设工程项目数字化交付水平。

基于齐鲁石化建设工程项目文档数字化交付系统项目的建设目标，项目建设内容主要包含了以下几个方面：

一是，实现建设工程项目资料从生成、流转、签章到终版、整编以及归档全过程的管理。

二是，实现通过资料模板提供、资料内容规范性检查、资料信息自动生成等多技术手段，实现项目资料收集的规范性管理。

三是，实现系统具备设计、施工、监理、管理等各参建单位均可使用的条件，实现项目资料收集的完整性。

四是，实现各参见单位的资料管理人员根据项目实际进展情况随时对资料进行业务处置，实现项目资料的实时收集和管理。

2 项目建设方案说明

文档数字化交付系统主要业务功能包含过程资料中心、终版资料中心、资料整编中心、归档中心、项目管理中心、统计中心、资料模板中心等模块。现结合齐鲁石化建设工程项目资料的收集管理工作与系统的应用情况说明如下：

外部参建单位资料的收集和管理。建设工程项目外部参建单位的资料收集和管理工作一直是建设工程项目资料收集的重点和难点。主要问题：一是，参建单位对资料管理普遍重视程度不高，过程管理不严谨，人员配备不到位；二是，参建单位对建设工程项目资料相关的标准规范掌握不透彻，资料人员水平参差不齐，提交的资料存在不规范、不完整、不准确的现象；三是，人员更换频繁，资料遗失的情况时有发生等。

针对以上情况，文档数字化交付系统具有针对性的开发了过程资料中心、终版资料中心、资料模板中心和项目管理中心等模块。结合建设工程项目建设的过程，业务应用情况说明如下：

1）项目前期阶段。在项目前期阶段，齐鲁石化公司项目资料收集的管理人员会根据项目的实际情况在系统中创建并初始化好项目参建单位资料收集对象的权限（包含单位、人员等）、资料收集模板（包含资料关键元数据、资料模板以及注意事项信息等）、资料审核流程、各参建单位的电子签章、电子签名等相关内容。除此之外，齐鲁石化公司档案管理部门联合公司工程建设管理部门就资料收集要求以及系统应用组织专门的培训说明会，说明项目资料收集的相关要求、标准规范以及系统的应用操作。

2）项目过程阶段。在项目建设过程阶段，与项目建设相关的设计、施工、监理等各相关参建单位均可通过文档数字化交付系统进行资料的起草、流转、签章/签名和定稿等相关工作。其中：资料的起草及分发工作：可在文档数字化交付系统过程资料中心模块中新建起草相关文件，并进行流转分发到其他相关单位对应人员进行签章/签字。资料的签章/签名工作：在接收到项目外部参建单位的资料并完成检查和确认工作后，可通过系统功能进行在线的签章/签名，并再流转至下一个参建单位进行确认。资料的定稿环节：在完成了资料的起草、流转和签章/签名后，各参建单位资料员可通过系统进行最终的定稿并将终稿文件移交终版资料中心待预归档。

3）项目验收阶段。在项目验收阶段（含阶段/专业验收）阶段，各参建单位的资料员可通过本系统完整、全面的梳理项目资料并进行组卷、移交清单生成及打印等相关工作，并对项目资料进行检查和查漏补缺。其中：资料组卷工作：在项目验收阶段，对于系统内的资料可以进行组卷操作，系统会根据内置的规则自动生成案卷和卷内目录的公共元数据信息（如：分类编码、阶段号等）。线下资料上传工作：在实际项目中，还存在部分资料在线下形成和流转的情况。针对这种情况，系统设定了线下资料的批量导入和检查功能，通过该功能可以把线下资料的电子版批量导入到系统中并通过系统的检查（如：元数据填写完整度的检查，电子原文对应检查等）以确保资料收集的完整性和准确性。移交预归档工作：通过本系统可向档案部门进行移交并在线等待档案部门人员的检查反馈消息，一旦有信息反馈可在系统中及时查看并根据反馈意见进行拆卷、重新组卷以及重新整编移交。