档案数字化服务外包的实践与思考

曹瑞佳

（中国公路工程咨询集团有限公司，北京 100089）

为推动档案工作转型升级，加快与信息社会融合发展，近年来，国家和各企事业单位都在加速档案信息化建设，而档案部门普遍存在人员不足、技术力量薄弱等问题，档案数字化服务外包成为目前解决存量档案数字化的重要途径，随之而来的是一系列风险挑战，需要采取有效措施，确保档案数字化质量。

1 档案数字化外包现状

档案数字化工作是一项较简单的劳动密集型工作，采用服务外包形式既可以节省人员成本，也可以充分利用第三方技术设备优势，保证图像数据处理质量和效率。档案信息化建设以来，大部分单位都将档案数字化处理工作委托给外包公司，一时间，市场上涌现出大量承接档案数字化服务的外包公司，为规范档案服务外包工作，国家档案局于2017年发布档案行业标准《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017），明确档案服务外包工作原则、过程和要求，对承包单位的档案服务管理体系建设提出要求，一定程度上规避了许多外包风险，档案外包服务走向良性发展。

2 档案数字化外包存在风险

档案数字化外包存在的潜在风险主要是加工质量风险和信息安全风险。由于很多外包公司在人员配备上多为临时或兼职人员，只要求打字速度，对专业学历限制较少，个人素质和专业能力达不到要求，导致档案加工质量不达标，不当的操作也容易给档案实体安全带来风险。档案数字化外包工作是一个周期比较长的工作，涉及的环节、人员、软硬件设备较多，档案部门很难准确把握信息的敏感程度，在加工过程中容易造成重要信息泄露，而数字化后的电子档案加剧了信息泄漏的风险。

3 档案数字化风险防范措施

3.1 加强档案数字化前期规划

企业在决定开展档案数字化工作时，需要综合考虑档案情况和外包公司的服务能力，制定合理的工作计划，以期能够按时、高质量地完成任务。一是要查看馆藏档案的保管情况和年代，早期档案纸张未统一规定，存在大小不一、薄厚不同的情况，需要人工手动翻页扫描，进度较慢，且档案多为手工书写，字体、字迹、潦草程度不同，还存在繁简混用情况，以七十年代的档案为例，这一时期使用了一批现在已废止的简化字，很少有人认识，给档案著录增加了难度。二是要综合考虑外包公司的服务能力，目前，很多从事档案数字化的外包公司都是科技公司，他们将软件业务扩展到档案外包服务整体解决方案，包括档案数字化扫描服务、档案整理服务、数据处理服务、档案寄存服务等，需要考虑数字化人员的工作效率和质量。

3.2 综合选择服务外包公司

在档案数字化外包公司选择时可综合考虑公司规模、业务能力、技术力量、管理水平。一是考察公司规模，即考察公司的注册资金、员工规模、经营范围等情况。一般情况下，要选择注册资金100万元以上、员工人数50人以上、业务范围里有数字加工服务项目的科技公司进行外包[1]，这类公司有一定基础和规模，公司从长远利益和可持续发展角度考虑，加工时不会粗制滥造，质量和售后服务相对有保障。二是考察业务能力。特殊的加工对象决定了档案数字化有自己独特的工作纪律与要求，要从档案保护、信息保密、加工质量等方面考虑，最好选择一家有档案意识、懂档案业务的公司来外包。可通过交流、沟通，考察公司是否具备开展数字化加工相关资质，营业范围是够包含档案整理、数字化服务等内容，对档案数字化工作的熟悉程度[2]。三是考察技术力量。档案数字化有一套工作流程、多个加工环节，外包公司如果不懂数字化工作流程，或不知流程中各环节技术要求，数字化产品很难保证，在选择外包公司时，档案部门可要求外包公司提供相应的技术文件，重点考察公司对数字化各加工环节的理解及具体实施方法。四是考察管理水平。在了解公司管理水平时，除了看公司是否有完善的管理制度和有无对管理人员进行规范培训外，还要看项目经理的实际管理能力，档案部门可从现场员工纪律是否严肃、操作是否规范、安全是否有保障等多方面来判断项目经理的管理能力，现场管理状况良好、管理制度得到了有效落实的外包公司相对更会让人放心。

3.3 规范数字化过程管控

1）规范档案著录。一是编制档案著录规则，在数字化工作开始前，档案部门要根据相关制度规范和单位要求，编制档案著录规则，并根据实际工作中出现的新问题不断调整，以保证档案著录的格式前后保持一致。二是准确著录档案题名，档案题名的著录需要按照一定的格式，对于有标题的文件可以直接按照文件标题著录，对于没有文件题名的档案，需要著录者作出判断。特别需要关注文种，由于各个时期文种是不断变化的，需要将过去的文种和现在的文种区别开来，例如在20世纪70年代，请示和报告是一个文种，为“请示报告”，而现在“请示”和“报告”是两个文种，在著录时需要注意维护历史原貌，不能只录一个，也不能将一种文种录成其他文种或者不录。三是灵活处理著录问题，在档案数字化过程中可能出现各式各样的问题，需要灵活应对，如年代较早的档案大都为手写，用笔也多种多样，有的用细毛笔书写，有的用油笔书写，有的用繁体，有的用简体，有的书写整齐，有的潦草难认，给著录人员带来一定困难，在处理关键字词识别不清的问题时，可以用特殊符号代替，使之在检索时不被遗漏；再如，手写的档案为了提高效率，多会用简称，以公司简称为例，由于公司几经变革，简称各不相同，同一时期的各份档案的简称也不相同，使得著录后词条层次不齐，在著录时应注意统一名称，以提高检全率。四是定期开展著录质检，在档案信息著录完成后，需对著录内容进行校对，查看是否有误，除错字别字外，还需要重点关注著录内容是否正确、文件题名是否准确等，确保信息的有效性。

2）加强外包人员培训。在数字化之前，需要对外包人员进行专业培训，介绍档案的分类、装订方式、排架规则、著录内容以及保密要求等。最重要的是要告知外包人员档案著录要求，如何识别档案内容以及需要著录哪些内容等，需要注意的是，由于外包人员非常不稳定，档案也被分给多人共同录入，因此，统一的档案著录规则至关重要。在档案数字化时，有时需要对案卷进行拆分，有些年代较久的档案也可能会出现掉页，需要在信息著录后重新装订，这时就需要按照档案保管要求统一装订样式。

3）加强档案安全监管。档案数字化业务外包时需十分注意档案安全，不仅是档案实体的安全，还有档案信息的安全。由于每份档案都是唯一的，破坏了就无法补救，为避免档案破损、遗失，档案数字化应在档案馆内完成，严禁将档案带出档案馆，并由档案人员不定时查看，检查是否存在破坏档案行为，如存在不当行为，应立即制止，对于载体脆弱的档案，要求数字化人员轻拿轻放，保护档案安全。在档案信息安全方面，档案部门应与外包公司签订保密协议，要求数字化人员严守秘密，在数字化档案类型的选择时，保密档案不应列在数字化外包内，如果要对涉密档案进行数字化，可由档案部门单独完成，以防公司核心信息泄露，造成不可挽救的损失。