关于卫生监督机构档案管理工作的问题与对策探讨

2021-04-14闫宇飞

卷宗 2021年4期

闫宇飞

（承德市卫生健康委员会综合监督执法局，河北承德 067000）

卫生监督机构档案是卫生监督机构各项工作的真实记录，包括了日常监督检查工作的执法文书、案件卷宗、业务培训资料、设备设施等，管理好这些档案对不断提高卫生监督执法实效有着巨大显示意义。然而就目前来看，卫生监督机构档案工作存在诸多问题，档案管理还停留在传统模式下，档案信息存储、归档不及时，档案信息失真现象比较严重，严重影响到了档案价值的发挥。对此，卫生监督机构要认清现状，切实抓好档案管理工作。

1 做好卫生监督机构档案管理工作的重要性

卫生监督机构作为我国公共卫生事业建设的重要组成部分，肩负着社会公共卫生管理、服务、执法监督等重要工作。在卫生监督机构日常工作中，会产生大量的档案信息，这些档案信息不仅是卫生监督机构日常工作的真实记录，也是卫生监督机构不断完善卫生监督执法、提高卫生管理水平的重要依据。做好档案管理工作，一方面，可以将卫生监督机构日常工作完整的保存下来，方便卫生监督机构在执法监督时有据可查、有章可循；另一方面，可以反映卫生监督机构的工作水平，方便卫生监督机构认识到当前工作的不足，并根据实际，不断完善各项工作，促进卫生监督机构各项职能的高效发挥[1]。

2 卫生监督机构档案管理工作中存在的问题

1）对档案工作的重视度不高。作为社会卫生管理的主要机构，卫生监督机构在日常工作中看重的是工作结果，对工作过程中产生的档案信息不够重视，认为档案工作不重要，只要按照国家相关法律法规来办事就可以。由于卫生监督机构对自身档案工作的不重视，这也造成许多档案信息收集不及时，许多问题无法及时反映出来，进而影响到卫生监督机构工作实效的提升。

2）档案工作方式落后。卫生监督机构的工作范围非常广，包括了对公共场所卫生、医疗机构、生活饮用水供水单位、疾病预防控制机构、消毒产品生产企业、食品生产企业、药品企业等其他涉及健康相关产品进行监督检查，可以说卫生监督机构每天都会产生大量的工作资料，针对这些工作资料，卫生监督机构还在采用传统的手工方式来处理，只保留一些重要的资料信息，不能及时、全面地保存卫生监督机构的工作记录，这也造成档案信息不完整，无法全面反映卫生监督机构的工作实际，进而影响到卫生监督机构相关工作的有效开展。

3）专业的档案管理人员不足。档案管理工作是一项专业性的工作，这种专业性要求档案管理人员不仅要具备专业的知识和能力，还必须具备较高的职业素养。但是就当前卫生监督机构来讲，其档案管理人员大多非专业，他们在实际工作中还停留在传统的工作模式下，不懂得创新。另外，有的档案管理人员工作责任心不强，工作缺乏主动性，抱着完成任务的心态去工作，严重影响到了档案质量。

4）档案管理制度的不完善。在卫生监督机构档案管理工作中，制度是根本，如果档案管理工作相关制度缺失，就会影响到档案工作的顺利开展。现阶段来看，许多卫生监督机构的档案归档和整理过程比较混乱，缺少系统的程序，如监督执法档案未按照规定期限和要求进行整理归档，这也容易造成相关档案信息失真、失效。另外，在档案信息归档时，缺少对档案信息的审查，以至于归档后的档案信息失真，失去其应有的价值。

3 卫生监督机构档案管理工作的有效对策

1）正确认识档案管理工作。对于卫生监督机构而言，卫生监督档案工作是其卫生监督执法与管理的依据，是卫生监督机构高效完成卫生监督执法的保障，对此，卫生监督机构要高度重视起卫生监督档案管理工作。首先，要从思想上引起重视，明确卫生监督档案的地位，设立相应的档案管理部门，有针对性地开展档案管理工作；其次，加大档案管理的宣传，提高各部门、工作人员对档案的认识，使其积极配合，及时将档案信息归档[2]。

2）加快档案管理信息化建设。档案管理信息化建设是信息时代发展的必然，更是卫生监督机构提高档案管理水平的重要路径。档案管理信息化就是以计算机信息技术来推进档案管理工作的开展，实现档案采集、处理、调用的信息化操作。面对日益繁重的卫生监督工作，要想及时、完整地将卫生监督中产生的信息归档，卫生监督机构应当加快档案管理信息化建设。首先，加大投入，引进先进的计算机设备，设施，以计算机取代传统的档案工作方式，实现档案的线下管理向线上管理转变；其次，应用信息技术，建立完善的档案管理信息系统，并结合卫生监督工作内容及特点，建立相应的子系统，按照档案的性质、日期分类归档、存档，以便档案信息的高效利用；再者，简化信息化检索窗口，方便使用者在输入关键词时就能找到相应的档案[3]。值得注意的时，在推进档案信息化管理过程中，要做好档案信息安全管理，保证档案信息不被窃取、篡改。

3）强化专业档案管理人员的培养。作为档案管理工作的主体，只有不断提高档案管理人员的业务能力和职业素养，才能更好地发挥工作主体应有的作用，切实做好档案管理工作。首先，卫生监督机构要对现有的档案管理人员进行专业培训，包括档案管理能力、专业知识、法律知识等内容，全面提升档案管理人员的业务水平，使其能够按照相关法规及要求来开展档案管理工作；其次，加强档案管理人员职业素质教育，明确档案管理人员在档案管理工作中的权责，将档案管理工作与档案管理人员的晋升、薪资待遇挂钩，以此激发他们的工作热情，增强工作责任心[4]。

4）完善档案管理制度。首先，建立完善的档案管理制度，从制度层面对档案的收集、处理、调用等环节作出全面的规定，确保档案各项工作有序开展；其次，落实检查机制，在档案信息归档前，要对相关档案内容进行检查，确保归档的档案信息真实、完整；再者，强化档案管理工作的监督，不定期对档案管理人员的业务成果进行抽查，以便能及时发现问题、解决问题[5]。另外，要落实激励机制，通过各种激励手段来调动档案管理人员的工作热情，使他们主动投入到档案管理工作中去。