企业人事档案管理工作的运用与创新

2021-04-14殷铖

卷宗 2021年25期

殷铖

（中国石化销售股份有限公司山东石油分公司，山东济南 250014）

1 引言

随着市场经济的不断发展，企业面临的竞争压力不断增大，因而开始完善企业内部管理机制，不仅形成了全新的内部管理措施，也加强了对档案管理的关注度。在企业的档案管理工作中，人事档案属于常见的档案类型，详细记录着人事的变动与基础信息，能够为所有职位的调动安排形成基础依据，对企业的人才考察和选拔有着非常重要的意义。

2 企业人事档案管理工作的作用

2.1 协助企业管理层决策

一个企业的发展，离不开企业管理层的良好决策，而企业管理层在决策的过程当中，必须考虑到企业本身的发展情况，而企业的人才发展情况也是企业管理层在决策过程当中所必须考虑到的关键性部分。例如，企业在发展的过程当中，必然需要思考企业需要什么样的人才，企业未来的发展过程中又需要多少人才，而这些内容都需要通过人事档案管理工作来进行配合。除此之外，企业在进行战略决策的过程当中，必须要对企业的人才情况进行一定的考量。例如，某企业决定进行项目合作之时，必然要对项目的数量进行一定的限制，否则超出企业的承受能力，则会导致项目合作失败。此时，企业就需要借助人事档案管理工作来对企业的人才进行评估，以便于衡量出企业在一段时间内的项目合作数量限度。而对于人资管理工作而言，正是因为有了人事档案管理工作，才能够良好地预测出企业所需要的人才，同时对企业现有的人才，进行一定的评估。一旦发现目前企业现有的人才出现问题，还可以进一步进行解决，避免企业出现人才损失。

2.2 确保人力资源信息的真实性

完整的人事档案能够增强企业人力资源数据信息的真实性、可靠性，确保企业在发展过程中能够准确了解每一位员工的工作能力，并为其分配合适的工作岗位和内容，有助于提升日常工作的效率和质量。如某公司的人力资源管理部门工作人员，坚持以认真负责的工作态度开展人事档案的整理工作，结合大数据技术对传统纸质人事档案进行更新，针对企业人员流动情况及时补充人资档案信息，确保企业内部每一位员工的人事档案都得以详细记录在案，从而为员工“各尽其能”起到了很好的作用。此外，还要做好人事档案的备份工作，纸质档案和电子档案双管齐下，避免由于人为因素或病毒入侵等情况造成人事档案失真、缺失等问题。

2.3 优化人资管理工作

人资管理工作当中的人事档案管理，不仅为人资管理工作提供基础的数据信息，更重要的是它能够促进企业中不同部门之间的信息共享。现代化的人事档案管理工作并不是传统的纸质文档的存储，许多企业在人资管理系统当中，都单独开辟了人事档案管理区域。人资管理系统当中的人事档案管理，让各个部门之间的信息不再闭塞，信息的交流能够让各个部门和各个组织之间更加自由和快速地进行人员的调配。

3 企业人事档案管理工作现状

3.1 人事档案重视度不足

虽然档案管理在新时期的企业发展当中扮演着非常重要的角色，能够为企业经营活动的开展形成基础信息依据，但人事档案却并未得到企业的重视，无论是人事档案方面的设备还是资金投入都非常不足。一些企业虽然引进了先进的电子信息设备，但由于档案管理人员的素质跟不上实践需求，因而不能展开高质量的人事档案管理，仅能够从事一些基础的档案管理工作，整个档案管理流程缺乏对电子信息设备的充分应用，因而难以推动档案管理朝着信息化的方向发展。同时，不少企业都存在员工档案意识薄弱的情况，档案信息填写不健全、更新不及时，导致档案交接和使用都较为麻烦，给档案管理的科学化发展造成了诸多阻碍。

3.2 企业管理手段有待优化

由于企业对人事档案管理工作没有给予足够的重视，人事管理工作的制度存在一定的不足，人事管理的设备也比较缺乏。企业的人才管理手段比较落后，缺乏一定的先进性和专业性，与这个经济科技极速发展的时代很不相符。其次，企业的管理内容种类比较少。人事档案只是基础地记录人员的姓名、年龄、学历等基本信息，对于人才在工作中积累的经验以及在各个企业的工作经历、工作历程的记录并不详细。这样难以对人员进行客观合理的评价，只凭一些基础的信息也难以对人才进行进一步的了解，导致企业在安排任务以及合理运用人才的过程中出现一定的困难，在一定程度上对企业造成一定的损失。最后，科学技术的运用比较少。人事档案管理工作中，大多还采取人工记录的方法，很大程度上缺乏一定的专业性与精准度，这样也就会导致人员的档案信息出现一些误差与问题，使人事档案管理缺乏科学性与精准性。

3.3 管理人员素质不足

人事档案管理是一项政策性、专业性较强的工作，管理人员需要具备过硬的业务素质，但目前很多企业人事档案管理人员素质参差不齐。首先，人事档案管理人员上岗前，企业没有考量其胜任能力，也未进行专业培训和指导，使他们对其工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事。其次，很多企业人事档案管理人员身兼数职，既无时间和精力投入到人事档案管理工作中，也无闲暇学习专业的档案管理知识。他们只应付基本的档案工作，如及时转递、归档材料等，根本谈不上对专业性内容，如信息审核认定、真假辨别等的学习和整理，更不可能利用和开发信息化技术进行人事档案管理。再次，有些员工认为人事档案管理工作岗位缺乏挑战性和升职空间，只是抱着短期过渡的目的，工作岗位频频更换，使得长期有经验的人事档案管理人员缺乏。员工素质参差不齐给企业人事档案管理工作留下较多隐患，大大影响了人事档案管理的水平。

4 企业人事档案管理工作的运用与创新策略

4.1 深化人事档案管理意识

人事档案不仅与员工的升迁、薪酬有着直接联系，还关系到企业的人才挖掘与岗位调动。企业应当加强对人事档案管理的重视程度，优先强化档案管理部门的人事档案管理观念，推动档案管理部门整体性优化人事档案管理流程，为其提供先进的档案管理设备与设施，保障人事档案管理的科学化运行。同时，还有必要提高所有员工的人事档案管理意识，要求档案管理部门之外的其他部门人员也需要形成良好的人事档案认知，能够主动配合人事档案管理工作的开展，及时更新档案信息，确保人事档案管理的完善性与准确性。

4.2 创新人事档案管理工作方法

企业一定要在人事档案管理工作中加强科技化，从而提高管理的精准度。例如，企业在进行人事档案管理工作的过程中要加大管理的力度，投入一定的经济与科技的支持，以便能够满足企业在发展过程中的需要。科技化与我们的生活息息相关，企业在进行档案记录的过程中可以增加一些科技记录，也能够在一定程度上提高人事档案管理的效率，为企业发展节约时间，做到在最短的时间内完成最多的工作任务。企业需要加大力度引进先进的资源设备，这样可以将难以识别的图片或者是晦涩难懂的文字转换成数据，方便人们进行观察与判断，也可以为员工减少一定的工作量，从而减轻员工的工作压力，让员工将自己更多的精力投入到更有需要的地方。将科技化融入人事档案管理工作中，能够更长时间、更加有效地保存档案，增强其保密性与安全性，保护人事隐私，也能够通过信息技术为企业人事档案的管理工作提供更加有效的服务与保障。

4.3 提升工作人员综合素养

无论是哪一个部门的工作都需要工作人员优秀的综合素养进行支持。许多企业的人事档案管理工作，被认为是一项可有可无的工作，因此，从事这项工作的员工不受重视，而且其综合素质也十分堪忧。但是正如前文所述，人事档案管理在人资管理当中起着非常基础性的作用，而且它对于企业的决策，以及人资管理的发展，都有着重要的意义，因此，重视人事档案管理工作员工的素质也是非常重要的。这就需要企业在进行人事档案管理工作人员招聘的过程当中，积极对相关工作人员的素质进行考核，严格遴选。除此之外，还应该对人事档案管理工作人员进行必要的培训。对于人事档案管理工作人员而言，不仅需要具备档案管理的工作技能，还应该具有人资管理的工作技能，因此，该项工作的难度并不低。

4.4 构建人事档案信息管理系统

数字信息时代的发展，对于档案管理工作来说是非常大的契机，建立信息化管理系统刻不容缓。应用计算机等信息化设备进行人事档案管理，可以减轻劳动强度，提高工作效率。首先，应建立完善的人事档案数据库，分析和整理数据，整合资料数据，使得这些数据信息可以在企业人力资源管理中得到运用。其次，通过先进的信息技术强化人事档案信息化建设，加强人事档案工作人才的交流与服务，实现资源共享。最后，利用先进的数字技术，实现人事档案的数字化处理，提升档案的准确性，保证档案的真实性，有效提升档案管理的效率。

4.5 注重企业人事档案信息安全管理

网络给人事档案管理带来诸多益处的同时，也影响人事档案信息安全，企业要做好人事档案信息安全管理。首先，完善人事档案信息安全管理法规、标准及保障应急机制，提升人事档案信息安全管理处置能力，确保各项制度高效有序执行。如使用人事档案时加大信息审批控制，设置不同级别使用权限，全方位保护个人隐私信息。其次，强化人事档案信息安全管理人员的安全意识、责任意识和保密意识，多渠道对档案管理人员进行信息安全管理培训，普及网络安全知识。再次，利用安全技术手段防范数据损坏、丢失或人为篡改。如通过备份电子档案、实时监控信息设备、定时查杀木马病毒等技术措施来防范安全风险。