试论新时代民政档案综合管理体制改革与创新

2021-04-14刘烨璇

卷宗 2021年25期

刘烨璇

（衡阳市烈士陵园管理处，湖南衡阳 421001）

1 引言

民政部门是社会治理体系的重要组成，承担着重要的社会服务职能，是经济社会健康发展的关键主体。民政档案是对民政工作的全面记录，通过对民政管理中出现的数据资料进行全面的收集整理，发挥档案工作价值，为民间社会事务管理提供科学的依据。而现有的民政档案管理模式已经无法满足民政事业发展需求，推动民政档案管理水平和服务质量的提升，为民政工作开展提供基础保障。

2 民政档案的形成特点

民政工作体系较为繁琐，涉及的民政工作主体较为丰富，民政档案具有鲜明的特点，一是内容的多元化，为满足民间事务管理需求，民政部门结构较为复杂，管理内容较为宽泛，随着社会治理体系的逐渐完善，民政业务范围不断拓宽，使得民政档案内容规模不断增大，提升了档案管理难度，需要对档案资料进行科学的分类整理。二是档案形成方式的多样性，大多数民政档案是在民政工作中直接形成，通过整理和归档等过程，形成完善的档案资料。而部分民政档案的形成具有较强的持续性，需要对相关的资料信息进行及时的收集，对相关资料进行及时的更新，保证档案资料的时效性，对档案内容进行动态化调整[1]。三是档案载体形式较为多样，信息技术在民政工作中得到广泛的应用，大量的数字化数据资料随之出现，而纸质等传统档案载体依然存在，需要对多种载体进行完善的管理，有效保证档案资料的完整性。

3 新时代民政档案管理要求

随着现代化社会治理体系的不断完善，对民政档案管理提出了新的要求，特别是为适应新常态下的经济社会发展形势，作为社会公共管理服务体系的基础构成，民政部门要结合民政工作实际，对民政档案工作进行科学优化。一是要构建完善的管理体制，民政部门管理主体较多，各个单位的档案管理模式存在着一定的区别，需要建设完善的管理体制，充分整合管理资源，对档案工作进行统筹规划，推动管理工作的高效推进。二是要推动管理模式的科学转型，现有的档案管理管理模式已经无法满足民政工作需求，需要档案部门提升主动意识，优化档案工作思路，实现档案管理模式的升级，有效提升档案管理效率和服务质量，为民政工作开展提供档案基础[2]。三是要强化档案资源的开发利用，提升档案利用效率，优化开发模式，推进档案编研工作的高效开展，有效体现民主档案价值。四是需要专业的档案工作队伍，发挥人才价值，为档案工作开展提供人才基础。

4 当前民政档案管理现状及其存在的问题分析

民政档案管理是民政部门的重要工作内容，对推动民政单位业务工作和管理活动的高质量开展提供基础保障。当前民政单位对档案工作的重视和支持力度不断提升，已经基本实现了信息化管理体系的构建，有效提升了档案管理效率，为民政在开展提供有效支持。而在实际的档案工作中依然存在着一些问题，制约着民政档案工作质量的整体提升。

4.1 缺乏完善的管理体制

民政档案管理体制的科学构建为档案工作开展提供组织基础，特别是改革的高效深化，民政治理体系逐渐完善，民政业务范围不断拓宽，各个管理主体的缺乏有效的协调，综合管理体制建设较为滞后，各个管理主体职能设置不够完善，档案工作开展较为孤立，无法形成有效的合理，无法实现档案管理效果的整体提升。同时部分单位对档案工作的重视和投入力度不足，档案管理意识较为薄弱，基础设施建设较为滞后，无法形成较好的管理效果[3]。

4.2 管理机制不够健全

完善的工作机制为档案工作开展提供制度基础，而民政档案的形式和管理具有较强的持续性，需要根据实际的工作情况对管理制度进行动态调整。而现有的管理机制较为固定，缺乏长效机制，对相关的规章制度缺乏及时的优化，无法对管理工作形成有效的规范，不能保证管理制度的高效执行。缺乏完善的协调机制，各个管理主体间缺乏有效的互动协作，档案资源无法形成有效的共享和流通，影响档案资料的完整性。审核机制不够完善，对资料数据无法做到全面细致的审核，无法保证资料的真实有效[4]。

4.3 信息化水平不足

信息技术的运用能够有效提升民政档案管理效率，推动了档案管理模式的科学转型。而当前信息化程度相对不足，信息基础设施建设较为滞后，对先进的信息设备和技术缺乏有效的引进利用，运维工作开展相对不足，对相应的信息设备无法做到及时的更新和维护，制约着管理质量的提升。同时纸质等传统档案载体的数字化转化水平相对不足，无法保证民政档案的完整性，影响信息化管理效果。对信息安全缺乏有效的重视，管理活动中存在一定的安全风险和隐患，容易受到网络安全威胁的影响，造成档案资料的破坏或是泄露等问题，无法为档案管理提供安全的环境[5]。

4.4 档案利用形式较为单一

民政档案具有较强的利用价值，为民政管理和服务工作开展提供科学依据，民政档案资源的科学开发利用是推动民政事业发展起到积极作用。而当前民政部门对档案开发利用的重视相对不足，缺乏有效的资源和资金投入，档案编研工作开展较为滞后，编研工作思路较为固定，无法结合实际的民政工作需求制定科学的编研主题，对档案资源缺乏深入地挖掘。档案利用形式较为固定，检索机制不够完善，影响服务效率和质量，无法有效满足使用需求。

4.5 管理队伍建设较为滞后

档案工作具有较强的专业性，需要管理人员具备较强的管理能力，而当前管理队伍建设较为滞后，基层民政单位缺乏专职档案工作人员，大多由其他岗位工作人员兼任，无法保证较好的管理效果。同时管理人员的专业素养和工作能力存在不足，服务意识较为薄弱，培训教育活动开展不够到位，无法保证管理人员专业素养的提升。

5 新时代改革与创新民政档案综合管理体制的有效策略

5.1 构建综合管理体制

综合管理体制的科学构建对推动民政档案管理质量的提升起到积极作用，民政工作体系较为复杂，管理主体较为丰富，民政部门要强化主体责任，结合自身业务工作和管理运行情况，科学设置档案管理部门，构建完善的协调管理机制，形成各个档案管理主体间的高效互动协作，形成有效的合力，推动管理资源的高效整合，准确把握民政的档案工作情况，制定针对性的管理策略，对管理活动进行统筹规划，提升民政档案管理体制的科学性。要强化管理队伍建设，科学配置专职管理岗位，积极引进专业人才，对管理人员进行全面的培训教育，发挥网络资源和渠道优势，积极开展的线上培训活动，形成对各个单位档案工作人员的全面覆盖，推动管理人员素质能力的整体提升，为民政档案管理体制建设提供人才基础。

5.2 健全管理机制

民政档案部门要强化主体责任意识，构建长效管理机制，对相关的规章制度进行动态化调整，构建档案运行机制，为管理体制建设提供制度基础，对各个管理环节形成科学的规范，保证档案法律法规和政策方针的高效落实，保证档案工作的依法依规开展。要落实责任机制，对各个管理岗位的档案职能进行科学设置，强化管理人员的责任心，保证管理机制的贯彻执行。要完善审核机制，对民政资料信息进行全面审核，保证资料的真实性。要完善保密机制，制定科学的保密标准，对工作人员的权限进行合理设定，做好保密和解密工作，有效防止档案资料的外泄，切实保证档案安全。

5.3 强化信息化建设

统一的信息化管理平台的科学构建是完善民政档案管理体制的构建环节，大多数管理主体已经实现了信息化管理模式的建设，管理部门要结合档案工作需求，进一步推进信息化建设，发挥信息技术优势，实现对各个管理环节的全面覆盖，为综合管理体制建设提供基础保障。要强化信息基础设施建设，优化信息设备配置，搭建高质量的网络环境，为档案资源共享和管理活动的协调开展提供基础保障。要推进传统纸质资料的数字化转型，保证档案资料的完整性，有效提升管理效率，降低成本投入。要保证运维工作的高效开展，积极引进先进设备和技术，保证设备的正常运行，利用大数据等技术手段，提升系统运行效率。要强化信息安全管理，合理利用网络安全设备和技术，如利用防火墙技术对数据交互和访问活动进行全面监控，及时发现异常数据，及时发现网络安全威胁和风险，有效抵御网络安全威胁。

5.4 丰富档案利用模式

完善的综合档案管理体制的构建为档案资源的开发利用提供了有效的条件，管理部门要借助体制优势，加强与各个管理主体的沟通协调，实现档案资源和开发成果的高效共享，推动档案价值的高效实现，为民政工作开展提供有效支持。要利用信息技术手段，建设数字化的档案资料数据库，对资料中的价值信息进行科学地提取，实现对资料的科学分类排序，有效提升档案管理的科学性。