建设工程档案管理的重要性及其规范化研究

孙雅媛

（辽宁省朝阳县凌河保护区管理局，辽宁 朝阳 122629）

建筑工程档案资料是建筑工程建设中所有数据资料的记录和汇总，是详细展现建筑工程具体情况的依据。做好建筑工程档案管理工作，不仅可以保证各环节资料数据的准确性、齐全性，还能加大分析探讨力度，找出存在的问题并加以解决，为工程质量提高及建设价值的深化打下坚实基础。本文就对建筑工程档案管理实现分析探讨，希望给从业人员一定的参考。

1 新形势下建设工程档案管理的重要性

建设工程档案指的是建筑工程建设活动落实中产生的能够直观反映工程具体情况、具有一定价值的资料数据，其中包括文字、图表、声像、历史记录等多方面内容。建设工程档案是建筑工程的直观展现，是为建筑工程建设作业服务的。在新形势下，建筑工程数量逐渐增多，建筑规模不断扩大，存在的资料数据及文件种类也在不断增加，做好建设工程档案管理，对于实现建设目标，提升总体建设水平有着重要意义。

另外，建设工程档案是建筑工程项目文件的汇总，能够将每个环节作业情况直观反映出来，向管理及施工人员展现各阶段取得的成果和成效，并为问题发现和解决提供可靠的依据和支持。同时，建设工程档案还是建筑企业管理工作得以落实的基础保障，是进行技术交流、开展维修养护作业的重要依据。为此，有必要加大建设工程档案管理的重视力度，合理规划管理内容，转变管理理念，保证档案资料完整性、真实性。同样重要的是，建设工程档案管理水平的提高，还能为城乡建设及工程中矛盾的解决提供支持，保证各项工作的质量。

2 建设工程档案管理的规范化措施

建设工程档案对于建筑工程项目进行、管理工作开展及市场经济发展起到非常重要的作用。只有做好建设工程档案管理工作，确保其规范化，才能更好地发挥档案作用优势，强化工程建设效果，为建筑行业及城市发展贡献力量。在建设工程档案管理的规范化上，应做到以下要求：

2.1 明确执行依据，加大建设工程档案管理重视力度

现阶段，针对建设工程档案管理，我国已经制定一系列政策措施及管理文件，如《建设项目类档案管理办法》、《档案法》、《声像档案管理办法》及《档案保管工作规定》等，希望通过这些规范政策的有效落实，为建设工程档案管理提供可靠的依据和支持，实现从前期档案资料收集到最终归档环节的监督和管控，保障管理工作落实的有效性和科学性，使管理工作有据可依、有章可循。

2.2 加大指导、协调、监督和检查力度

建筑企业应建立专业的档案管理部门，安排专人负责档案管理工作，并为资料收集、部门协调和资料后期维护给予专业指导和监督管理，保障档案质量，减少破损、丢失等问题的产生。同时，在建设工程档案管理中，还应对档案管理人员加以严格审核，确保其专业能力和素质水平能够有效适应各种突发状况，快速解决档案管理中存在的各类问题，改进档案管理质量。

此外，组织相关人员定期进行检查和管理，掌握档案管理工作的落实情况，核对档案资料数据的齐全性与完整性，并对存在的问题给出专业解决措施和方案，促使档案作用的发挥。工作人员可通过线上线下相结合或者现场讲解的方式，完成档案管理的宣传和培训工作，主要针对规范制度、知识技术、法律法规等与档案业务有关的内容进行推广，从而为建设单位相关部门以及其他单位在档案装订、整理、归档等方面提供更加清晰的思路，提升档案管理的整体水平。

2.3 完善管理体制及工序流程

在建设工程档案管理中，应高度落实统一领导、分级管理、分级负责的管理体制，合理规划管理内容及作业流程，推进相关工作的顺利进行，促使档案作用得以充分发挥。具体来说：

一是要建立完善的档案管理体系。进入信息时代后，很多工作的开展都是借助互联网及信息化技术实现的。在建设工程档案管理中，为提高管理水平，应充分利用互联网及信息化技术优势，构建专业的网络管理平台和系统，实现统一化集中管理与变频化、网络化分级管理，改善管理水平。同时根据实际情况，完善管理结构体系，做好层级划分，以确保工作职责及任务的有效落实。在管理结构体系构建中可设置管理组、监督组、检查组、网络组等几部分，通过科学配合，加强管理的效果。

二是落实监理部门职责，增强管理有效性。由监理工程师带头，协调与各部门间的关系，使各部门人员均参与到档案管理工作中来，借助部门间的努力，完善档案资料，加强资料齐全性和真实性。要求在监理工程师的带领下，对档案资料予以实时监督和处理，及时发现问题并加以解决，加强档案资料的有效性。

三是深化建筑企业的责任意识，正确看待档案管理。为增强档案资料的齐全性、准确性和有效性，建筑企业应落实五部一室原则，包括项目经理部及其下设的技术质量部、工程部、计划部、物资部、财务部、档案室，这些部门全程收集和整理施工过程中形成的档案资料，并借助“五部一室”来对工程项目资料展开全方位质量控制，确保收集的档案资料的准确性、齐全性。

2.4 合同与结算管控

在合同或协议签订过程中，需要做好相关文档资料的收集、整理、移交及变更等事项的管理和把控，根据这些资料数据对合同内容展开分析探讨，保证合同或协议的有效性。在结算管控中，要求作业人员提交相关资料文件，在审核无误且确认签字后，再开展结算作业，保证资金支出的有效性。

2.5 有效落实规范措施

档案管理部门、职能部门、参见建单位需要共同作业，组建专业考核小组，对建设工程档案管理规范化落实情况予以定期检查和分析，且注重档案资料及文件的检查，参照工期进度，对所需档案种类、数量实行严格审查，查看是否符合规范要求，确定管理工作的落实情况。在档案资料整理完成后，需要对检查结果加以记录和上报，根据结果内容给予相应的奖惩，规范人员的工作行为。

3 关于建设工程档案的实际应用

3.1 施工管理中的应用

建筑工程建设中，档案资料能够真实反映工程建设具体情况，了解工程进度特征及存在的问题，并对工程建设质量加以检查验收和评定，为工程的高质量进行提供可靠的依据和支持。建筑工程施工中，因存在的影响因素较多，如果未知隐患不断累积，则可能会引发严重的工程事故，而负责事故调查的人员则必须根据相关档案对事故发生的原因加以分析，从而及时找到解决办法。因此，档案的真实性、客观性、完整性对于工程的监督判断有着非常重要的作用。

3.2 竣工管理中的应用

在建筑工程竣工环节内，建筑企业除要维护施工质量外，还需做好检修维护、改建扩建等作业。其中后期维护的有效依据主要有设计图纸、设计变更图纸、竣工图纸等，同时项目档案资料也是工程评优、审计稽查、后期评价、责任追究的基础依据。所以，有必要开展建设工程档案规范化管理工作，以期为上述工作的高效落实提供可靠依据和支持，减少问题的产生。

4 建设工程档案管理工作存在的问题及相应措施

4.1 现存问题

建筑工程项目具有周期长、复杂性强等特点，施工作业中会存在较多变动情况，这时的文件资料也会相应的有所修改，从而为相关档案管理人员作业的落实带来较大难度，增加工作压力，再加上档案管理人员无法深入到施工现场内进行专业指导，施工资料与现场施工不能同步。比如一些项目不能在工程结束后及时整理与收集资料，而是通过“回忆录”的形式完成收集整理工作，这会使得工程资料与现场施工进度完全脱节。

4.2 解决对策

相关部门应当开展档案管理体系的构建和完善工作，明确档案管理目标要求，并结合实际情况，做好管理工作的划分和落实，加强档案管理效果。另外，对于收集的档案资料，要实行细致检查和验收，确保其齐全性和准确性，为工作开展或检查工作的落实提供可靠依据。对于竣工所需的各项资料文件，要进行分类收集和存管，同时做到细致检查和分析，以此保证档案的真实性、有效性，提高竣工验收工作质量，强化工程建设效果，维护最终的经济效益。

在档案管理中一旦发现问题，需要立即上报并与相关部门取得联系，注重文件资料的补充、修正和完善，为质量验收工作的开展提供依据支持。档案归档时要准确进行时间日期的标注及编号，便于后续查询和定期检查工作的开展，避免因长时间存管档案出现破损或丢失现象。

5 结束语

建设工程档案管理规范化的落实，对于提高工程管理水平，优化工程质量，推动行业长远发展有着重要作用。相关部门应当加大对该项管理的重视力度，完善体系制度，合理规划管理人员，促使档案管理工作的有效落实，从而提升档案管理水平，加强档案资料的真实性、完整性和有效性，为后续工作的开展提供支持，最终为行业发展提供动力。