PDCA循环在急救指挥中心档案管理中的应用效果分析

文/菏泽市急救指挥中心 刘丽

急救指挥中心档案是急救指挥中心在指挥调度、医疗救治、急救培训、应急预案、应急演练等相关急救活动中形成的以文字、音像、图表等不同载体保存的历史记录，档案管理是急救指挥中心一项必不可少的日常工作，是协调保障正常工作运转并对医疗实践提供指导的重要参考资料，但在传统的档案管理中，存在检索准确率低、管理效率差等缺点，难以满足新形势下人们对档案资料的应用需求。PDCA循环是一种全新的档案管理方式，是融合计划、实施、检查、处理四个阶段并使其高效、和谐、循环运作的过程。PDCA循环又被称作戴明循环，PDCA是四个英文首字母，分别代表plan（计划）、do（实施）、check（检查）、action（处理），也是在质量管理中要严格遵循的四个步骤，应用到档案管理当中，就是要制定详细计划并严格执行，计划完成后要检查实施结果，总结经验和教训，对于好的做法要给予肯定并推广，对存在的问题放到下一个PDCA循环中加以解决。

本文回顾性分析了2019年2月至2020年1月菏泽市急救指挥中心的档案管理资料，比较了PDCA循环管理与传统管理方式的实施效果，报告如下。

一、资料与方法

（一）研究对象。2019年2月至2020年1月中心管理的档案资料，共856份，其中2019年2月至7月采取的是传统的档案管理方法，定义为传统组，共有档案426份：89份为行政及组织建设档案、154份为医疗救治档案、127份为人事职称档案、26份为荣誉奖励档案及其他档案30份。2019年8月至2020年1月采取的是PDCA循环管理，定义为PDCA组，共有档案430份：92份为行政及组织建设档案、158份为医疗救治档案、119份为人事职称档案、24份为荣誉奖励档案及其他档案37份。两组档案类型比较，差异无统计学意义（P＞0.05）。

（二）方法。1.传统组。根据中心制定的《档案管理工作规范》《档案资料汇编要求》等对档案资料采取收集、整理、鉴定、保管、统计的传统方式进行。2.PDCA组。实施PDCA循环管理方式，将质量管理分为计划（plan）、实施（do）、检查（check）、处理（action）4个阶段，具体如下：（1）计划：分析中心档案现状，查找管理中存在的突出问题，分析这些问题并分析原因，特别是要明确产生问题的主要原因，有针对性地制定改进计划和措施，以及要达到的预期目标。（2）实施：计划实施前，档案管理员要将档案做好分类并统一管理，打印档案管理细则并传达到所有科室，增强其对档案管理必要性的认识，在实施过程中要根据情况开展全员培训，督促他们认真遵守档案管理规划。（3）检查：为了充分落实档案管理要求，在计划、实施阶段之后，要检查实施结果，势必要对档案管理工作加强监督，另外还可从宏观层面增强对中心档案的调控，通过监督工作人员的行为来提高他们的工作积极性。（4）处理：要对梳理出的问题进行针对性处理，所以要召开有关考评、讨论会议，及时总结经验、吸取教训，并提出改进措施，第一时间上报改进措施，分析实施成果，单位或部门领导要根据处理结果提出下一步的PDCA循环计划。

（三）评价指标。1.档案管理效果：评价档案管理人员工作情况，1-10分评分，分为不满意（0～4分）、一般（4～8分）、高效（8～10分）三个等级，总有效率＝（高效数+一般数）/总例数。2.档案管理合格率：1-10分评分，分为不合格（0～6分）、达标（6～8分）、正确（8～10分）三个等级，总合格率＝（正确数+达标数）/总例数。3.档案检索效率：利用检全率来评价，即检全率＝检出的有关档案/全部有关档案×100%。

（四）统计学处理。用SPSS20.0统计软件进行数据整理和分析，定性资料以百分比（%）表示，组间比较用x2检验，以P＜0.05为差异有统计学意义。

二、结果

档案管理效果，传统组：高效298份、一般68份、不满意60份，总有效率85.92%；PDCA组：高效345份、一般62份、不满意23份，总有效率94.65%，差异有统计学意义（P＜0.05）。档案管理合格率，传统组：正确255份、达标77份、不合格94份，总合格率77.93%；PDCA组：正确302份、达标80份、不合格48份，总合格率88.84%，差异有统计学意义（P＜0.05）。两组检全率比较，差异也具有统计学意义（P＜0.05）。说明PDCA组的总有效率、总合格率和检全率均显著高于传统组，见表1。

表1 传统组与PDCA组档案管理总体效果比较[n（%）]

三、讨论

在当前新医改的大环境下，急救指挥中心面临着新的特点、新的问题、新的情况，档案管理的作用日益显现出来，其不仅能从整体上真实记录急救指挥中心的工作面貌，还能为中心领导班子、业务科室等开展日常工作、总结经验提供依据。档案管理综合水平与急救指挥中心的未来息息相关，所以如何提升档案管理理念，使档案资料得到充分利用，是档案管理人员要考虑的现实问题，也是不断档案管理水平的目的。

PDCA循环又被称作戴明循环，PDCA是四个英文首字母，分别代表plan（计划）、do（实施）、check（检查）、action（处理），也是在质量管理中要严格遵循的四个步骤，应用到档案管理当中，就是要制定详细计划并严格执行，计划完成后要检查实施结果，总结经验和教训，对于好的做法要给予肯定并推广，对存在的问题放到下一个PDCA循环中加以解决。本文中PDCA组运用PDCA循环加强档案管理，总有效率、总合格率和检全率分别达到94.65%、88.84%和97.91%，均明显高于传统组（P＜0.05），由此可见，PDCA循环在提高档案管理水平和归档办理效率方面有显著优势。PDCA每次循环都是以新知识更新旧知识，在前一次循环中发现的问题会在下次循环中得到处理，每一次循环的执行，对工作水平和处理效能均是一次提高，在周而复始的循环运转中，各环节紧紧相扣，相互补充又互相制约，可以在持续改进中不断优化整体水平，因此PDCA循环又被叫作质量环。但应强调的是，在PDCA循环运用中仍存在一定的不足，急救指挥中心档案管理还有一些地方需要改善，所以在每一次的循环中，应该重点解决上一次循环中发现的不足和缺陷，以在最大程度上发挥其循环效能。

总之，在急救指挥中心档案管理中应用PDCA循环，效果是显著的，可以在实际工作中更多应用。