如何写会议纪要

文/中国消防救援学院基础部 张真毓

会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的法定公文，党政军机关、企事业单位、社会团体等组织要经常使用到会议纪要。一份高质量的会议纪要不仅能够清晰地呈现出会议的相关信息，更能体现出秘书的公文素养。因此，了解并掌握会议纪要写作方法，熟悉地运用会议纪要写作技巧，进而写出规范的会议纪要，是广大机关文秘工作者必备的基本业务素养。接下来，笔者重点探讨如何写会议纪要。

一、会议纪要与会议记录的区别

《党政机关公文处理工作条例》中没有明确纪要的具体写法，不同地区、不同单位的纪要写法有所不同。因此，造成了会议纪要写法的五花八门。由于没有规范的蓝本作为参考，新手秘书搞不懂如何写纪要，而且分不清会议纪要与会议记录两者的区别，甚至主观地认为：将会议记录的内容进行简单加工处理，然后把整理过的会议记录套上红头就是会议纪要。

会议纪要与会议记录在概念上不同，在本质上更有区别。会议纪要是法定文书，2012年7月1日实施的《党政机关公文处理工作条例》，第二章公文种类第八条明确规定了十五种法定公文，其中纪要是法定公文之一。因此，会议纪要的撰写及制作要严格按照公文制发与公文处理流程，而会议记录是事务文书，只需要记录人当场把会议的基本情况和会议上讨论的问题、发言、决议等内容记录下来，保持记录的原始性、真实性与完整性，用于日后备查，是内部的资料，它不需要公文制发及公文处理的环节。

会议纪要与会议记录在内容上也不相同。会议记录是客观真实地对会议过程进行实录，会议的议程、参会人员、发言情况，会议记录员如实地把相关情况与内容记录到会议本上即可，侧重过程的记录。会议纪要是把会议的主要内容、议定事项、发言讨论进行整理、概括，然后提炼出会议的主要精神，可作为对外发文，用来上传下达或者平级单位沟通与交流，侧重精神的传达。

除上之外，凡是有会议必有会议记录，而比较重要的会议才有会议纪要。一般来讲，会议记录是一手材料，会议纪要是在此基础上进行整理、加工、制作而形成的公文。

二、会议纪要的特点及分类

（一）会议纪要作为法定公文的特点。1.内容的纪实性。会议纪要是对会议要点和会议精神的真实体现。所以，要如实地反映会议内容，虽然它是在会议记录的基础上进行整理、加工而形成的，但不能离开会议实际进行再创作，否则就失去了其内容的客观性、纪实性。2.表达的提要性。会议纪要是基于会议真实信息和情况，进行整理、加工、制作而形成的公文。因此，会议纪要不能像记流水账一样泛泛而谈、面面俱到，而是应该围绕会议主旨与会议核心内容进行提炼与表达。同时，会议纪要的撰写切忌把重点放在会议过程的叙述上，撰写会议纪要的重点应放在展示会议达成的共识，而且对会议的总体情况和会议内容的表达要坚持简明性、提要性。3.称谓的特殊性。会议纪要多采用第三人称。由于会议纪要不是个人意志的体现，它反映的是集体意志，代表集体声音。因此，会议纪要常使用会议作为主语，如“会议讨论了”“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议通过了”等作为每一自然段的引语。4.作用的沟通性。会议纪要记载的会议内容与会议精神，即可上行文，也可下行文，还可平行文，而且能对外公布，是不同部门沟通会议情况、传达会议精神的重要工具。5.逻辑的条理性。会议纪要是在会议记录的基础上整理形成的，会议记录中讨论的事项、发言的内容、形成的共识在内容上可能会比较散乱，缺乏一定的条理性，会议纪要把这些散乱的内容按照一定的逻辑顺序加以概括、提炼、整理，使其富有条理性。

（二）会议纪要按照会议类型和会议内容分类。 1.办公会议纪要。用于比较重要的工作会议，这类会议一般是围绕解决问题作出的决定，目的是用以指导相关工作的开展，如《消防救援局2020年第一次局长办公会议纪要》。2.综合性会议纪要。主要用于某一类工作会议，将会议结果综合而成，有交流情况，沟通意见的作用，如《中国消防救援学院关于加强纪检工作会议纪要》。3.学术型会议纪要。该类型会议纪要主要用于学术座谈和研讨。通过会议纪要反映参会者研讨的问题、发表的观点、讨论的结果等情况，目的是把整体情况通报给相关人员，让大家对会议情况和会议内容加以了解，如《2020年中国消防救援学院学术委员研讨会会议纪要》。

三、会议纪要的结构及写法

会议纪要的结构，通常是由标题、正文、落款三部分组成。下面将对会议纪要的结构与写法进行探讨。

（一）标题。会议纪要的标题通常有三种写法：

1.单标题：这类标题最为常见，使用频率最高。通常是“会议名称+纪要”，如《2020年消防救援工作会议纪要》。

2.双标题：这种标题多是用来对外发布的公文，通常由“正标题+副标题”构成。副标题一般为“会议名称+纪要”，如《加强消防安全管理提升应急处置能力——XX市XX区消防救援工作研讨会纪要》。

3.“发文机关名称+议题+纪要”，如《应急管理部关于做好当前安全防范工作会议纪要》。

（二）正文。会议纪要的正文一般是由导言和主体两部分构成：

1.导言。主要用于展示会议基本情况。导言内容一般为：会议的名称、会议的时间、会议的地址、参会人员、主持人及会议议程等。

导言常见写法：(1)平列式。通常将会议时间、会议地点、会议主持人和参加人员及议程等基本情况用分条列出的写法，一般放在正文结尾或者放在正文开头，单列出来，通常办公会议纪要用这种写法。(2)鱼贯式。通常把会议基本情况在正文开头用一段话概述，把会议的基本相关信息给展现出来。

2.主体。会议纪要的主体即是正文，主要介绍会议议定事项，这是会议纪要的核心部分。—般包括开头、主体和结尾。开头，主要用于概述会议基本情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人、会议议程和主要成果等，开头结尾一般用“现将会议主要内容纪要如下”进行承上启下，常见写法有三种：(1)条文式写法。把会议内容根据分类按条目写出来，办公会议纪要、工作会议纪要常用这种写法。(2)综述式写法。将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容，较复杂的工作会议或经验交流会议纪要常用此写法。(3)摘记式写法。把参会人的发言核心意思记录下来，并署以发言人姓名，按照发言人发言顺序把会议发言内容呈现出来，重要的座谈会纪要一般用这种写法。

（三）落款。会议纪要的落款包括署名与日期两部分。办公室会议纪要一般要署名，通常署召开会议的领导机关规范名称的全称，署名一般放在会议纪要的文头部分。日期则是会议纪要的成文日期，并加盖署名机关公章。为了更加清晰直观地呈现会议纪要的具体写法，笔者提供XX训练总队的办公会议纪要范文如下：

XX训练总队第十八周办公会议纪要

7月3日上午，XX训练总队召开第18周办公会，传达学习部局第28次党委（扩大）会议和第21、22次局务会精神，审议总队45项规章制度，总结近期工作完成情况，安排部署近期重点工作。会议由XXX副总队长主持，总队党委成员、各处室队负责人参加会议。现将会议纪要如下：

会议指出，近两周以来，总队工作点多面广、时间紧、任务重，各单位加班加点、通力协作、密切配合，有序有力完成了各项工作任务……

会议要求，要扎实开展“践行训词精神 担当神圣使命 坚持五个不动摇”教育实践活动，主动改进工作方法，加强对主题教育效果的监督，引导指战员在原有学习的基础上取得新进步……

会议强调，各单位要相互协调配合，各处室队负责人强化责任担当，做好统筹规划，高质高效完成近期重点工作：一是要形成按制度、按规定办事的体制机制。要尽快推进总队规章制度宣贯工作，组织干部学规章、确保干部知规章、教育干部守规章、监督干部用规章，把总队规章制度落到实处，从而达到用制度管理、用制度规范工作秩序的目的。二是进一步加强总队干部队伍建设。针对干部培养、选拔、调整工作，人事处要主动作为，抓紧制定干部绩效考核办法。三是紧紧扭住转型升级工作不放松……

出席：XXX、XXX、XXX、XXX

列席：各处室队负责人

地点：综合楼二楼会议室

时间：2020年7月3日（星期五）

记录：XXX