EndNote软件编辑中英文混排和双语参考文献格式的方法

陈新国 何建强 姚宁 李毅 冯浩 于强

摘要：随着科学技术的迅速发展，科技文献的数量呈现快速增长的趋势。熟练应用EndNote等文献管理软件不仅能够提升科研人員的文献分析能力，还能够提高学术论文撰写和投稿的工作效率。然而，国内外期刊数量众多，且不同的期刊往往采用不同的参考文献引用格式。本文旨在说明EndNote软件中Output Styles的编辑技巧，并以《水利学报》和《农业工程学报》为例，分别说明在Output Styles内中英文混排参考文献和双语参考文献的编辑方法和步骤，从而为科研人员的科技论文撰写和投稿提供一定的帮助。

关键词：EndNote;Output Styles;文献管理;参考文献

文献标识码：B

Methods of Editing Chinese-English Mixed and Bilingual Styles of Literature Referencesin the EndNoteSoftware

CHENXinguo1HEJianqiang 1*YAO Ning 1LI Yi 1FENG Hao 2 YU Qiang2

（1.College of Water Resources and Architectural Engineering， Northwest A&F University， Yangling， Shaanxi Province， 712100 China;2.Institute of Soil and Water Conservation， Chinese Academy of Sciences and Ministry of Water Resources， Yangling， Shaanxi Province， 712100 China）

Abstract：With the fast development of science and technology， the number of scientific literatures is also rapidly increasing.Proficient utilization ofliterature management software such as EndNote，can not only improve the ability of document analysis of researchers， but also raise the efficiency of research paper writing and submission. However， there are numerous journals in the world and different journals always have different formats of literature citation. The objective of this study was to illustrate the editingskills of the ‘Output Styles’ in the EndNote software. Taking the ‘Journal of Hydraulic Engineering’ and ‘Transactions of the Chinese Society of Agricultural Engineering’ as examples， the methods and steps of editing Chinese-English mixed and bilingual styles of literature references were illustrated. The results of this study will help researchers in their writing and submission of scientific papers.

Key Words：EndNote; Output styles; Document management; Reference

随着信息化时代的进一步加快，科技文献数量快速增长。科技文献的管理直接影响着科学研究的效率高低。此外，在撰写和发表科研成果时需要按照期刊要求对引用的参考文献进行编辑和修改，手动修改参考文献引用格式不仅费时费力，而且出错率高。这就需要借助一定的软件工具来解决这个问题。

当前EndNote、NoteExpress和Mendeley等文献管理软件具有强大的文献收集和管理功能，已经被广泛应用于科研工作者的学术研究和论文写作过程中[1-3]。其中EndNote是美国Thomson Reuters公司研发的参考文献管理软件，目前已经更新到第20版[4-5]

该软件能够与Word软件很好地兼容，除了具有文献信息查找、筛选和排序等功能外，还可能通过插件方便地在Word中插入参考文献[6-9]。

国内外期刊数量众多，且不同的期刊往往采用不同的参考文献引用格式。目前，EndNote官方网站中提供了7000多种期刊的Styles引用格式，可在EndNote软件中直接选择使用[10]。尽管这些Styles格式能满足撰写英文论文的大多数需求，但在学位论文或中文期刊论文的撰写过程中，直接选用一种已有的Styles格式难以满足要求，往往需要对Styles格式进行修改编辑。例如，在大多中文期刊中遇到超过3个作者的参考文献时，英文文献需要采用“et al.”，中文文献采用“等”，如何让它们能够“和睦相处”是科研人员面临的另外一个问题。此外，有的中文期刊采用的是双语参考文献，也需要在引用时进行编辑修改。这些都需要对EndNote中的Output Styles进行编辑，从而实现对参考文献的快速、准确整理。2020年，科技部明确提出了破除“唯论文”的导向，打造中国高质量科技期刊的要求[11-12]。在这一背景下，撰写高质量的中文论文是大势所趋，这也进一步要求大家按照中国高质量科技期刊的要求正确管理、引用所撰写论文中的中英文参考文献。

1 EndNote软件Output Styles编辑的基本原则

在EndNote软件中自定义或修改參考文献引用格式时，需要对Output Styles进行手动编辑，编辑界面如图1所示。

为了提高各参考文献条目的准确性，对Output Styles进行编辑时需要遵循四大基本原则，包括邻近依附原则、前栏位优先原则、栏位空格显示原则及独立文字必出现原则。

邻近依附原则是指任何与栏位名称（field）间没有空格的文字或符号，将依附于该栏位。习惯上将参考文献中存放一个字段的区域称为一个栏位，例如Author和Year都是独立的栏位。依附是指当该栏位有内容时，依附的文字或符号才会出现;反之，栏位为空时，依附的文字或符号则不会出现。例如在Volume·（Issue）字段中，括号依附于Issue栏位，只有当Issue栏位有内容时，参考文献中才会出现Issue栏位两边的括号。

前栏位优先原则是指当文字或符号介于两个栏位之间且没有空格时，本文字或符号依附于其前方的栏位。例如在Issue：Pages字段中，冒号依附于Issue栏位，只有当Issue栏位有内容时，参考文献中才会出现Issue栏位后面的冒号。

栏位空格显示原则是指栏位后第一个空格归属该栏位，该空格与该栏位在参考文献中同时出现，而第二个空格及以后的空格则独立存在，无论该栏位是否有内容，多出的空格都会在参考文献中出现。例如，在Author.∙Year字段（∙为一个空格）中，当Author栏位中没有内容时，其后依附的符号“.”和空格在参考文献中都不出现，即Year栏位前不出现“.”和空格;在Author.∙∙Year字段（∙∙为两个空格）中，当Author栏位中没有内容时，其后依附的符号“.”和第一个空格在参考文献中都不出现，而第二个空格在参考文献中会出现，即Year栏位前会出现一个空格。

独立文字必出现原则是指在前后栏位之间均穿插空格的文字或字符不依附于任何栏位，在参考文献中一定会出现。例如，在Edition∙ed.∙Year字段（∙为一个空格）中，文字“ed.”不依附于Edition栏位和Year栏位，无论这两个栏位中是否有内容“ed.”都会出现。

2 EndNote软件Output Styles编辑中的特殊符号

在EndNote软件Output Styles编辑中，除了参考文献中必需的字段外，还有一些特殊的符号以保证参考文献条目的正确显示，这些特殊符号主要有“End of Paragraph”“Tab”“Link Adjacent Text”“Forced Separation”和“Field Names in Bibliographies”等。其中“End of Paragraph”主要是用于参考文献书目中的换行，使用方法是单击“Insert Field”，然后选择“End of Paragraph”;“Tab”的功能是在参考文献中栏位、文字或符号之间添加制表空格，使用方法是单击“Insert Field”，然后选择“Tab”;“Link Adjacent Text”的功能是将独立的文字或字符与栏位连接起来，使其产生依附关系，使用方法是单击“Insert Field”，然后选择“Link Adjacent Text”;“Forced Separation”的功能是将文字或字符与栏位分隔开，使其失去依附关系，使用方法是单击“Insert Field”，然后选择“Forced Separation”。当参考文献中需要显示的独立文字或字符与栏位名称相同时，可使用“Field Names in Bibliographies”，其使用方法是单击键盘上的“`”，例如在`Editor：` Editor字段中，参考文献列表会显示“Editor： 编辑者名称”。

3 实例分析

基于以上四项基本原则和特殊符号编辑方法，分别对中英文混排参考文献和双语参考文献进行格式调整和编辑。

3.1中英文混排的参考文献格式编辑

以《水利学报》为例，该期刊的参考文献中要求超过3个作者的文献只列举前3个作者，在第3个作者后面加“等”（中文文献）或“et al.”（英文文献）。编辑修改过程如下。

第一步，选择新建参考文献类型“中文期刊”。在EndNote菜单栏中依次单击“Edit”“Preferences”“Reference Types”和“Modify Reference Types”，进入图2所示界面，并按照图2中字段信息进行修改，添加“Secondary Author”字段，用于存放作者姓名，修改之后对“中文期刊”参考文献类型进行保存。

第二步，修改Output Styles格式。本文以“Chinese Std GBT7714 （numeric）”输出格式为模板，在此基础上进行修改。在EndNote菜单栏中依次单击“Tools”“Output Styles”和“Edit ‘Chinese Std GBT7714 （numeric）’”，进入图3所示界面。在“Chinese Std GBT7714 （numeric） ”编辑界面中点击“Bibliography”中子菜单“Templates”可以对各种参考文献类型进行编辑，编辑界面如图4所示。点击图4中“Reference Types”可以看到第一步中新建的参考文献类型“中文期刊”，将其添加到图4界面中。按照“Journal Article”进行编辑，之后将“Author”修改为“Secondary Author”，编辑结果如图5所示。之后点击“Bibliography”中子菜单“Editor Lists”，在弹出的对话框中按照图6所示进行编辑修改，将“Abbreviated Editor List”中的“et al.”修改为“等”，关闭“Chinese Std GBT7714 （numeric）”输出格式对话框，并将其命名为“水利学报”。

第三步，编辑修改参考文献类型。选中目标文献（中文文献），在EndNote主界面文献预览窗口“Reference Type”中选择文献类型为“中文期刊”，并将“Author”字段中内容复制粘贴到“Secondary Author”字段中，保存后即可预览参考文献的格式。

通过以上步骤即可实现参考文献中“等”与“et al.”的“和睦相处”。此外，在第二步中进行Output Styles格式修改时还需要结合目标期刊的具体要求，利用特殊符号和字段进行正确编辑。

3.2 双语排列参考文献格式的编辑

以《农业工程学报》为例，该期刊的参考文献中不仅要求超过3个作者的文献只列举前3个作者，在第3个作者后面加“等”（中文文献）或“et al.”（英文文献），还要求对中文参考文献下方加上该参考文献的英文翻译，并在文献末尾加上“（in Chinese with English abstract）”字样。编辑修改过程如下。

第一步，与中英文混排参考文献格式修改的第一步相类似，除了添加“Secondary Author”字段外还要添加“Translated Journal”“Translated Author”和“Translated Title”等字段。

第二步，对Output Styles格式修改，具体过程如下。以“Chinese Std GBT7714 （numeric）”输出格式为例进行修改。在“Chinese Std GBT7714 （numeric）”的输出格式中新建参考文献类型“中文期刊”，按照“Journal Article”进行编辑，将“Author”修改为“Translated Author”，“Title”修改为“Translated Title”，“Journal”修改为“Translated Journal”，并在文献末尾加上“（in Chinese with English abstract）”。编辑结果如图7所示。之后点击“Bibliography”中子菜单“Author Lists”，将“Abbreviated Editor List”中的“et al.”修改为“等”，关闭“Chinese Std GBT7714 （numeric）”输出格式对话框，并将其命名为“农業工程学报”。

第三步，选中目标文献，在EndNote主界面的文献预览窗口“Reference Type”中选择文献类型为“中文期刊”，然后分别翻译“Author”“Title”和“Journal”字段中内容到“Translated Author”“Translated Title”和“Translated Journal”字段中，保存后即可预览参考文献格式。

4 结语

综上所述，通过对EndNote软件中的Output Styles进行编辑，能够帮助大家针对期刊的特定要求实现参考文献引用格式的修改，不仅能够实现中英文参考文献的混合编排，还能够进行双语参考文献的编辑管理。本文通过介绍Output Styles的编辑方法体现了EndNote软件编辑管理学术论文参考文献的显著优势和巨大潜力，有助于提高科研工作人员收集、管理、引用参考文献的工作效率和规范性。

参考文献

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