大档案视角下我国省级综合档案馆新冠肺炎疫情档案征集工作研究

姚楚晖 周耀林 衡倩 汪洋

摘 要：文章从新冠肺炎疫情档案的征集数量、征集质量、征集方式、征集管理四方面，对我国31个省（自治区、直辖市）的综合档案馆的新冠肺炎疫情档案征集现状进行网络调查，发现存在档案征集数量不足、档案征集方式单一、档案征集内容结构不合理等问题。基于大档案观的档案范畴理念以及档案大开发、档案社会化、档案开放等思想，综合档案馆可采取拓宽征集范围、规范征集质量、优化征集方式、构建档案专题数据库、推进档案开发利用的策略，以改进相关工作。

关键词：新冠肺炎疫情；档案征集；综合档案馆；大档案分类号：G272

Research on the Collection of COVID-19 Epidemic Archives in Chinese Provincial Comprehensive Archives from the Perspective of Large Archives

1.Yao Chuhui， 1.Zhou Yaolin， 1.Heng Qian， 2.Wang Yang（1. School of Information Management Wuhan University， Wuhan， Hubei， 430072； 2. Archive of Huangshi， Huangshi， Hubei， 435000）

Abstract：This article conducted an online survey on the current status of the collection of COVID-19 Archives in the provincial comprehensive archives of 31 provinces （including autonomous regions and municipalities） from the four aspects： the number， quality， method， and management of COVID-19 archives collections. The survey found at present， the provincial comprehensive archives have problems such as insufficient number of archives collections， single collection method of archives， unreasonable structure of archive collection content， etc. Then， based on the concept of big archives， including the ideas of archives category， archives development， archives socialization and archives opening， this article proposed that archives should expand the scope of collection， standardize archive collection quality， optimize archive collection methods， construct archives thematic database， and promote archive development and utilization.

Keywords：COVID-19 Epidemic；Archives Collection；Comprehensive Archives；Large Archives

2020年初，湖北武汉暴发了新型冠状病毒肺炎疫情，受到全世界的关注。习近平总书记指出：“这次新冠肺炎疫情，是新中国成立以来在我国发生的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件”。[1]新冠肺炎疫情档案（以下简称“疫情档案”）是国家机构、社会组织以及个人等主体在新冠肺炎疫情过程中形成的具有保存价值的包括文字、图像、视频等形式在内的真实记录，客观反映了社会各界抗击新冠肺炎疫情的全过程，收集并整合疫情档案是党和国家理顺疫情防控工作、总结抗疫经验的必然要求[2]。2020年2月7日，国家档案局发布《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，提出要“做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归”。[3]随后，我国各省级档案馆先后发布通告，面向社会各界征集相关档案资料。但疫情档案分散于全国各地，具有异构性、复杂性等特点，疫情档案征集工作面临一定困难，不利于对疫情档案的全方位、全过程利用，而大档案观对解决疫情档案征集问题有一定借鉴意义。文章以我国31个省（自治区、直辖市）的省级综合档案馆网站以及微信公众号为调研对象，在调查疫情档案征集工作现状的基础上，依据大档案观对疫情档案征集工作中的现存问题进行分析，并提出应对策略。

1省级综合档案馆疫情档案征集现状分析

1.1疫情档案征集数量及种类

新冠肺炎疫情暴发后，我国共有28个省级档案馆（湖南省、新疆维吾尔自治区、西藏自治区档案馆不在内）通过档案馆官方网站、新闻媒体、微信公众号等渠道发布疫情档案征集公告，目前已征集到具有一定数量规模的相关档案。如截至2020年11月，云南省档案馆已采集到疫情防控照片2万余张、视频1万余分钟及实物档案580余件，并于11月13日举行云南省抗疫文艺作品捐赠仪式，共征集到280幅书画、摄影作品[4]。截至2020年12月，湖北省档案馆已收集到各类抗疫档案资料5万余件[5]，接收到书法家胡文昌向省档案馆捐赠的書法作品4幅、个人证书奖牌12件、书刊22册、数据光盘1张[6]，魏开功捐赠的45幅抗疫诗书作品[7]。

综合来看，目前疫情档案在完整性、档案类型及内容结构三方面还存在一定不足。首先，与新冠肺炎疫情的事件规模和影响力相比，目前征集到的档案数量仍显不足，如福建省档案馆截至2020年10月仅收集到照片档案11824张、实物档案548件[8]。其次，目前已征集到的疫情档案类型比较单一，以照片、文书材料为主，视频、实物档案较少，缺少网络信息等新形式的档案资源，如云南省档案馆截至2020年11月征集到2万余件照片档案，但仅有500余件实物档案。最后，各省档案馆征集到的疫情档案主要是援鄂医务群体形成的相关重要记录，缺乏对其他群体所形成档案的关注和挖掘。

1.2疫情档案征集质量

明确征集要求是把控档案质量的重要环节。在疫情档案征集过程中，共有17个省级综合档案馆在其档案征集公告中对档案明确提出了质量要求。在征集内容方面，多数档案馆提出，档案内容应真实、完整、积极向上，能够体现本地区疫情防控情况，具有一定的地区特点。在疫情档案征集载体方面，部分档案馆规定图片、音视频应画面清晰、播放流畅，没有经过PS等软件处理，文学作品应为原创，以保证档案原始性。在数字档案格式方面，部分档案馆规定了数字档案的格式及大小，如重庆市档案馆规定“每张照片电子版不小于1M、图片格式为JPG；音视频应播放流畅、时长应大于15秒，格式为常用视频格式”，个别档案馆如浙江省档案馆、安徽省档案馆等提出了对档案数据、实物档案的质量要求。在档案说明方面，大多数档案馆提出照片等档案文件应附加说明，主要包括档案信息和档案捐赠者信息两部分内容。

目前征集到的疫情档案在质量方面仍存在一定问题。首先，部分档案馆没有在征集公告中对征集档案提出明确质量要求，如河北省档案馆，增大了后续档案鉴定与整理的工作量。其次，各档案馆的质量要求存在明显的地区差异，各省标准不一，如重庆市档案馆规定照片档案不小于1M，陕西省档案馆则是大于1M小于10M。而较为繁多的征集要求虽然可以确保档案征集质量，但也容易挫伤部分捐赠者的积极性[9]。最后，大多数档案馆仅对视频、图片等类型的档案提出了质量要求，较少关注实物、数据等类型的档案，仅有安徽省档案馆做出过相应规定。

1.3疫情档案征集方式

在疫情檔案征集过程中，所有省级档案馆均以自愿捐赠为主要征集方式，捐赠途径包括电子邮箱、信件、电话等，山西省档案馆还提供有偿征集、寄存代管、复制三种方法。除发布公告外，为实现定向精准收集，部分省档案馆重点对接防疫一线的医护人员以及湖北省档案馆、武汉市档案馆等机构，征集战“疫”档案，如福建省档案馆开展“为英雄建档、让英雄留名”活动，向援鄂医务人员发出档案征集邀请。部分档案馆还开展了其他形式的档案征集活动，如北京市档案馆、四川省档案馆等举办了战“疫”主题的摄影大赛。

目前疫情档案征集工作还存在征集方式单一及被动征集的问题。首先，绝大部分档案馆都只在公告中提出了“自愿捐赠”一种档案征集方式，形式较为单一。其次，疫情档案征集方式相对被动，主要是通过门户网站、微信公众号等渠道发布信息，较少与其他机构合作，各地档案馆之间缺乏沟通，容易出现重复征集或征集不全的问题。最后，目前的疫情档案征集工作仍停留在鼓励社会公众捐赠档案层面上，大部分档案馆处于坐等上门的状态，影响征集效果[10]。

1.4疫情档案征集管理

在征集疫情档案入馆之后，相关档案资料均归国家所有，捐赠者将获得优先利用权，并可对所捐赠档案中不宜向社会开放的内容提出限制利用意见。为实现对疫情档案的有序管理，大多数档案馆以专题形式对疫情档案进行管理，将疫情档案集中整理保管。辽宁省档案馆将接收进馆的省直属各单位形成的抗击疫情档案共同组成一个专题档案全宗，对其进行分类、编目及数字化管理。在整理疫情档案的同时，部分档案馆开展了疫情档案利用工作。如上海市档案馆提供了涉及疫情防控和医疗救治方案、防疫物资供应等方面的展览素材近50件，与其他单位合作开办了“我们众志成城——上海防控新冠肺炎疫情主题展”。

我国疫情档案管理仍存在整合不足、开发利用有限两大问题。一方面，由于我国疫情档案在来源、主题内容与载体形态等方面存在广泛分散的特征，具有异构性、复杂性，某一主题、类型、性质、形态的档案难以全流程、多角度地记录和反映疫情防控工作的整体情况，亟待进一步整合[11]。另一方面，各省档案馆的征集目的均强调“存”，而非“用”，对疫情档案开发利用的重视程度不足。

2大档案观及其对疫情档案征集的指导意义

2.1大档案观概述

“大档案”的概念于1995年由孙嘉焯在《试论“大档案”》一文中提出，他对“大档案”的理解主要包括两方面内容。在档案工作方面，他认为“大档案”是指把档案工作纳入社会发展的大环境中，即凡是与档案工作有直接关系的、档案部门参与后能促进其发展的有关工作都可划为“大档案”；在档案范围方面，“大档案”理念下档案涉及的范围比传统范围更广[12]。在此之后，“大档案”成为档案学界的热点研究问题，目前对于大档案观的理解主要从档案范畴和档案管理模式两个角度进行阐述。在档案范畴方面，大档案观所提出的档案范围比传统档案范围更广，在人们对档案的传统理解中，档案一般局限于文书档案、人事档案等，而大档案观则将所有记载历史信息、具有保存价值的材料均看作档案。另一方面，大档案观也可从档案管理模式角度理解，即档案集中整合以及档案社会参与，如丁培良认为应将分散在各处的档案集中到综合档案馆进行统一管理，实行“多档合一”[13]，鄂州市档案局局长廖世赋将“大档案”简化为：档案工作社会化=档案部门的社会意识+全社会的档案意识[14]。

在实践中，大档案观能够为档案工作提供一定启发。首先，大档案观提出，应突破传统的档案范围，这在实践工作中具体体现为档案机构应注重档案资源建设，合理扩展档案收集范围，实现档案组成成分以及档案存贮载体的多元化；但盲目扩大档案范围会导致档案“泛化”，所以档案机构应注重档案收集质量，优化馆藏结构。其次，大档案观强调档案资源整合，应当秉持“多档合一”原则[15]，已有地区进行了对档案集中整合的尝试。2004年，安徽和县率先打破原有体制对档案管理工作的束缚，将全县范围内属于国家所有的各门类、各载体的档案整合起来[16]，实践证明，“和县模式”有利于推动档案利用、优化档案馆藏结构、提升档案服务水平[17]。在新技术发展背景下，为解决实体档案整合所存在的现实问题，也有部分学者提出利用信息技术实现对档案的虚拟整合，如肖芃等人认为档案管理应由实体整合向信息整合转变，实现档案信息资源的共享[18]。

2.2大档案观对疫情档案征集的指导意义

征集疫情档案的主要目的是丰富疫情档案内容，由此可知，大档案观与疫情档案征集工作思路是一脉相承的。目前各省的疫情档案征集范围以及相关管理措施已体现出“大档案”的指导理念，但就实践情况来看，仍然存在一定不足。在大档案观的指导下，疫情档案征集应以真实记录新冠疫情防控情况、完整展现新冠肺炎疫情全貌、保留重要社会记忆、支持疫情防控与学术研究为目的，坚持广泛征集、多渠道征集、利用导向的原则。

首先，大档案观强调扩展传统档案范围，所以各档案馆应面向社会公众广泛征集疫情档案，优化档案征集内容结构，注重档案内容及档案载体的多样性，实现馆藏资源的多元化。

其次，大档案观强调档案工作社会化，新冠肺炎疫情防控工作是全社会广泛参与的社会事件，疫情档案征集是社会参与档案资源建设的体现，所以档案馆应通过多种渠道，面向社会大众主动征集疫情档案。

最后，大档案观提出档案“大开发”理念，提倡创新档案服务理念，多渠道多形式开发档案信息，充分发挥档案的社会价值，所以档案馆应坚持利用导向原则，从用户需求出发开展档案征集工作，全方位、多渠道開发疫情档案。

3大档案观下省级综合档案馆疫情档案征集的优化策略

3.1由局部到全貌：实现疫情档案征集多元化

目前各省级档案馆征集的疫情档案主要为反映疫情防控期间社会各界抗击新冠疫情的材料，内容丰富，类型多样，体现了大档案观理念。根据大档案观的档案范畴理念以及新冠肺炎疫情的广泛性特点，疫情档案征集工作应进一步拓宽档案征集范围，将更多资料纳入疫情档案范围中，实现档案内容与类型的多元化。

一方面，各档案馆应收集能反映各阶层抗击新冠疫情的档案资料。疫情期间，国外开展了与人民日常生活相关的档案征集活动，如英国萨福克郡档案馆推出“封锁中的生活”（Life in Lockdown）项目，致力于征集记录萨福克人因疫情居家的档案资料，包括社交媒体发帖截图、在线调查、照片和日记等[19]。各省档案馆可借鉴国外经验，面向社会各阶层，考虑广大民众的利用需求，征集有关普通民众、非政府组织、志愿者的档案[20]。另一方面，各省档案馆不应局限于传统类型的档案，对网络档案、口述档案、实物档案等档案都应做到应收尽收，如浙江省档案馆组建了抗“疫”网页专题档案采集工作组，出台工作方案，截至3月已采集视频文件总时长5528分钟，图片文件3128张，静态网页1.69万余页，合计数据达67.5GB[21]。

3.2由无序到标准：规范疫情档案征集质量

目前有超过半数的省级档案馆从档案内容、档案载体等方面提出了对疫情档案征集的质量要求，从而保证疫情档案质量。根据《电子文件归档与电子档案管理规范》《录音录像档案管理规范》《照片档案管理规范》等规范文件以及大档案观对档案质量的要求，各省档案馆应进一步规范疫情档案征集质量，制定统一的档案质量标准，减少区域差异，同时还应注意对新形式档案质量进行规范。

首先，档案馆应依据各项档案规范文件制定完整具体的关于档案内容、载体等方面的质量规范，注意把握好群众捐赠档案积极性和档案规范性的平衡，避免群众因质量规定太过严格细致而拒绝捐赠档案。其次，从宏观上看，各省档案馆应建立协同机制，共同制定档案征集规范，缩小地域差异，为档案的后续整合和利用提供便利。最后，在疫情档案质量规范内容方面，各省档案馆应关注更多的档案类型，而不仅限于视频、图片等。

3.3由被动到主动：优化疫情档案征集方式

各省档案馆征集疫情档案的方式主要为自愿捐赠，部分档案馆也通过对接援鄂医务人员、开展摄影比赛等方式征集疫情档案。根据《档案法》以及大档案观的档案社会化思想，各省档案馆应更加积极主动地推动疫情档案征集工作，加强与其他部门的合作与交流，拓宽疫情档案征集渠道，营造大征集工作格局。

根据《档案法》规定，档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案，也应与博物馆、图书馆、纪念馆等机构相互协作。此外，大档案观强调档案工作社会化，应积极推进档案机构与其他机构之间的合作交流。所以各档案馆应进一步丰富疫情档案征集方式，加强合作沟通，发挥联动效应，以更加积极主动的姿态推进疫情档案征集。

首先，各档案馆应突破思维定式，联合其他相关机构共同推进疫情档案征集。如安徽省档案馆联系省市卫健部门、防疫部门和各大医院，向广大公安干警、社区工作者、群众志愿者等征集档案资料，与安徽广播电视台等媒体联合发函，联系书画界名家征集抗击疫情作品[22]。新冠肺炎疫情期间，图书馆、博物馆等文化机构也开展了相关征集活动，其征集内容与档案馆有交叉之处，一定程度上形成了竞争力，在此背景下，档案馆应博采众长，积极向相关机构学习借鉴其成功经验[23]，变竞争优势为合作优势，各施所长，信息互通。其次，档案馆应改变被动征集的做法，建立档案征集队伍，主动服务、主动挖掘，综合运用网络征集、有偿征购、实地走访等方式，主动深入一线，提前介入、上门征集[24]。如河南省档案馆主动获取疫情档案线索，在看到国医大师张磊向社会提供防治新冠肺炎的中医药方的新闻后，积极动员其捐赠中医药方的手稿进馆[25]。

3.4由分散到整合：构建疫情档案专题数据库

目前我国疫情档案仍然处于分散分布的状态，不利于对档案的后续利用。在大档案观的集中整合思想的指导下，各档案馆应打破疫情档案分散分布的局面，进一步推进疫情档案数字化工作，利用信息技术构建专题数据库。

大档案观强调对档案资源的集中整合，强调利用信息技术实现虚拟层面的“大档案”，所以各省应在已征集疫情档案的基础上，加快疫情档案数字化步伐，整合疫情档案资源，将疫情档案以专题数据库的形式来进行管理和提供利用。

首先，各省档案馆应制定统一的标准规范，包括目录数据结构规范、全文数据结构规范、分类规范等，为数据库建设提供标准基础。其次，各省档案馆应加强对疫情档案的收集与管理，丰富疫情档案资源，推进档案数字化工作，为专题数据库建设提供资源基础。如江苏省档案馆通过新闻媒体面向社会各界广泛征集疫情档案资料，联合省卫健委向省属12家医院征集支援湖北医护人员的基本信息，对代表人物开展专题口述档案采集，完善“一人一档”数据库[26]。最后，建设专题档案数据库应以提供利用为目的，通过网络专题展览、档案知识地图等方式，多角度、多层次构建疫情记忆。如江苏省档案馆广泛收集与抗击疫情有关的公开宣传报道内容，开设疫情防控专栏，下设视频、决策部署、全省抗“疫”等二级栏目。未来各级各类档案机构应联合企事业单位、社群等主体共同建设全国范围的疫情档案专题数据库，在网络空间整合各机构的馆藏资源，建立统一的资源建设与共享平台，实现国家层面疫情档案资源的互联互通[27]。

3.5由征集到利用：推进疫情档案开发利用

目前我国疫情档案征集工作仍在进行当中，部分省份开展了档案开发利用工作，如档案展览等。在大档案观的指导下，未来的疫情档案征集工作应坚持利用导向，通过多种形式开发疫情档案，而非仅局限于“为收藏而收藏”。

首先，各档案馆应通过举办疫情主题档案展览、编著疫情档案编研材料、制播疫情专题影片等传统形式开发疫情档案，如湖北省档案馆开办“人民至上、生命至上——抗击新冠肺炎疫情专题展览”，与湖北广播电视台共同举办“我们一起走过——档案里的战疫故事”分享会，联合录制了20集微纪录片《档案里的战疫故事》。其次，在互联网时代，各档案馆应积极利用信息技术，基于疫情档案制作新媒体文化产品。如江苏省档案馆联合媒体推出大型开放式的抗“疫”全媒体档案产品《战疫·苏史记》，以开放式在线纪实编纂的方式，展现江苏支援湖北医务人员的工作生活，从档案和新闻双重视角对战“疫”工作进行全过程记录、全方位宣传。又如重庆市档案局与重庆广电集团广播传媒中心根据重庆赴孝感对口支援队队员口述档案和相关新闻报道，联合创作了纪实广播剧《八百勇士在孝感·一曲忠诚的壮歌》，从不同视角讲述了重庆援鄂医疗队的故事。

4结语

自国家档案局发布《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》以来，各省档案机构积极响应国家号召，面向社会征集疫情档案，并取得了显著成就，但由于疫情档案征集工作一定程度上滞后于疫情发展，所以各省档案馆在档案征集内容、征集方式等方面不可避免地存在一定不足。目前我国已进入后疫情时代，新冠肺炎疫情防控进入常态化阶段，近来，国家档案局发布《重大活动和突发事件档案管理办法》，其中第二十三条提出，“档案馆应当按照国家有关规定接收重大活动和突发事件档案，并建立征集制度，通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案，充实重大活动和突发事件档案资源”。[28]由此可见，疫情档案征集工作已经得到了更多重视。大档案观可以为疫情档案征集工作提供新思路，这有利于拓宽疫情档案征集范围、提升疫情档案征集质量、优化疫情档案征集方式等，各省档案馆应借鉴大档案观思想改善疫情档案征集工作，最大化发挥疫情档案的价值。

*本文系2020年度中国科技协会科研项目“新冠疫情抗疫精神资料采集——以武汉大学中南医院为例”（项目编号：CJGC 2020-QT-HB01）阶段性研究成果。

注释与参考文献

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