公办教育单位公用经费管理控制研究

麦骅芝 党诗剑

[摘 要]近年来，政府投入的教育经费呈现不断上升的趋势，国家越来越重视教育事业的发展。对于公办教育单位而言，学校资金基本全部来源于政府，其公用经费的管理和控制显得尤为重要，如何科学合理地利用公用经费，直接影响着学校的办学效果和财政资金的使用效益。中职学校是根据职业岗位需求进行专业技术培养的基地，为社会提供大量实用性人才，因此，文章从中职教育中经费管理出现的问题出发，以公办的A中职学校为研究对象，从成本核算的角度对A中职学校的公用经费使用状况进行分析，找出导致问题存在的原因并提出针对性的建议。

[关键词]公办教育单位;中职学校;公用经费;管理和控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.04.097

1 前言

教育单位的公用经费是保证学校教学活动有序开展以及学校正常运转所产生的费用，其涵盖的支出范围较广，具体包括日常办公、教育教学业务与管理、教学设备及图书采购、学生活动、教师培训、水电、邮电、教师差旅、校园绿化、清洁卫生、毕业生派遣、房屋等建筑物及仪器设备的日常维护等，但是公用经费不用于人员经费、基础建设、偿还历史债务。

教育单位公用经费使用的合理性和科学性直接影响着教育的质量和资源的使用效益。通过对公办教育单位公用经费的使用数据建立成本核算模型，探究导致公用经费不合理使用的具体原因，进而优化费用支出结构，能够使公用经费在教育事业上发挥更大的作用。

2 经费管理的意义

2.1 有利于节約费用，降低国家财政负担

根据教育部2013—2018年国家财政性教育经费统计数据，全国教育经费总投入逐年上升，其中，在2018年全国各级教育生均教育经费支出统计中，中等职业学校的生均教育经费排名第三，仅次于普通高等学校和普通高中，这说明我国对中职教育高度重视。

尽管国家投入的经费逐年增多，但随着越来越多的学生报名参加中职教育，特别是国家从2012年秋季学期起，对公办中等职业学校全日制正式学籍一、二、三年级在校生中所有农村（含县镇）学生、城市涉农专业学生和家庭经济困难学生执行免除学费政策（艺术类相关表演专业学生除外），中职学校的教育经费依然紧张。因此，中职学校通过成本核算模型对公用经费的使用进行分析，及时有效地控制和管理教育教学活动及其他日常工作的经费支出，改善费用支出结构，能够有效节约费用，从而达到更合理地使用教育经费，降低国家财政负担的效果。

2.2 使资金合理使用，提高经费使用效率

公用经费支出涵盖各个部门的日常业务工作以及促进学生全面发展所需要的活动。通过对公用经费各项目进行成本核算分析，研究教育教学和日常工作各环节使用费用的具体情况，可以发现经费使用的不合理之处，进而科学地优化支出组合，建立适合本校的公用经费使用制度，在经费使用上力求做到量入为出，精打细算。这一方面能缓解公办教育单位经费紧张的压力，另一方面能够全面提高公用经费的使用效率，使得学校的教育资源在提高教学质量上做出更大的贡献，促进学校办学效率的提高。

2.3 使学校师生养成节约资源的好习惯，形成良好的校园文化

成本问题不仅存在于企业，也存在于教育单位当中。科学的经费管理需要预算编制人员、学校领导者以及广大教职工树立成本观念，自觉按照预算执行工作，从一点一滴做起，通过实际行动主动为学校节约开支。节约经费的意识在学校节电、节水、合理购买教学用具等方面体现，能够使全校师生提升成本管理理念，树立成本控制的意识，从而形成良好的习惯。此外，在经费管理使得公用经费使用取得更好的效果后，教职工们会更加积极参与学校管理，主动发现工作上有待改进的地方，提出合理的建议以降低学校的支出。

3 中职教育经费管理出现的问题

3.1 费用需求量上升，政府部门负担增加

首先，为了更好地营造有利于培养学生动手能力和技术操作能力的良好教学环境，中职教育不仅要像普通教育一样提供课室、多媒体教学设备、黑板等基础教学设施和不断地完善校园环境、教职工的办公条件，还需要建立实训室，如烹饪专业实训室、会计模拟室，此外还要购置各专业学生实习用的设备等，因此，发展中职学校的教育对费用的需求上升。其次，在国家对中职学校部分学生实施免学费政策后，尽管政府对学校给予一定的资金补助，但由于要发展学校特色专业以及保障学生实习设备先进性等原因，政府的教育经费与学校的费用需求相比依然偏低，这也一定程度上加大了政府部门的负担。

3.2 经费使用结构不合理，致使公用经费的使用效率偏低

现今，大部分中职学校的公用经费用于各部门的日常办公和设备的购置及保养维护方面的支出比例较大，而在公用经费有限的条件下，学校在图书资料购置、教职工的培训、学生活动等影响学校教学质量和学生综合素质提高的支出就相应地降低。

不合理的公用经费支出结构，极大地影响了经费的使用效率，增加了提升学校的办学质量、及时更新和维护教学必需的设备、保障教职工的专业发展、丰富学生的文体活动等方面的难度。

3.3 存在经费浪费现象

浪费行为在中职教育中普遍存在。比如，在办学上，有些学校为了发展新专业而购置该专业专用的教学设备，如购置美容美发专业使用的美容仪器，但最后由于报读人数较少无法开班教学，不得不取消该专业，导致设备的闲置;在教师培训方面，学校按照参与培训的教职工人数支付培训费和差旅费，但由于培训内容在以前已经学过或者难度较大、讲座枯燥等原因，教师的学习效果没有达到理想水平;在办公方面，由于办公文具用品是公费购买，有些部门在使用时会出现不加节制的心理，随意使用日常办公用具，导致资源的过度使用等。

4 A中职学校公用经费管理控制研究

4.1 A中职学校概况

4.1.1 学校简介

A中职学校是Q省教育厅直接管理下的一所公办全日制商贸类中职学校，是国家级重点职业学校。学校设有办公室、财务科、教务科、实习就业科、网络设备科、学生科、招生办、总务科8个行政部门，以及财经会计学部、商贸物流学部、外语外贸学部和艺术设计学部4个学部。校内采取有利于维护校园教学秩序、保障学生安全和健康成长的半封闭式管理，拥有完善的生活设施。师资队伍的专业水平高，教学经验丰富，目前有110位专任教师，中、高级讲师占80%以上，双师型教师占80%。凭着良好的教学和工作质量，A中职学校获得多个荣誉称号，包括“文明校园”“Q省职业技术教育工作先进集体”称号、“培育和践行社会主义核心价值观示范点”称号等。

4.1.2 A中职学校2019年部分公用经费数据资料

4.2 A中职学校公用经费管理控制研究

4.2.1 A中职学校公用经费管理控制体系设计

（1）设计的基本指导思想。通过公用经费管理控制体系对全校及各部门的公用经费使用合理性进行分析，发现工作中存在的问题，提高财政资金的使用质量。即公用经费管理和控制的目的是节约不必要的经费，科学规划教育单位的公用经费支出结构，使政府向中职教育投入的资金更好地为中职教育发展做出贡献。

（2）公用经费管理控制体系设计。A中职学校的公用经费由多个方面的支出组成，通过结合学校以及各部门的职工人数和实际工作需要为各项支出设置定额，单项分析和控制各支出项目，将其实际费用和定额费用进行对比，从而科学评价公用经费的使用情况。

由于费用项目较多，为了将问题研究清楚，本文以主要费用进行举例研究。经过数据处理和实地调研，得出办公费、差旅费、水费及排污费、电费为A中职学校的主要费用。以下根据四个主要费用进行模型设计，其他费用暂不考虑。

模型一：部门年差旅费定额模型

式中：T为某一部门的年差旅费定额，Ai为某次出差的费用。

模型二：全校年差旅费总定额模型

式中：X为全校年差旅费总定额，Ti为某部门的年差旅费定额。

模型三：部门年办公费定额模型

式中：B为某一部门的年办公费定额，S为该部门的办公用品费，N为该部门的报刊费，P为日常印刷费用，L为工具等低值易耗品费。

模型四：全校年办公费总定额模型

式中：Y为全校年办公费总定额，Bi为某部门的年办公费定额。

模型五：全校年水费及排污费总定额模型

式中：W为全校年水费及排污费总定额，Di为某部门的年水费及排污费定额。

模型六：全校年電费总定额模型

式中：E为全校年电费总定额，Vi为某部门的年电费定额。

模型七：全校总费用计算模型

式中：C为全校总费用，X为全校年差旅费总定额，Y为全校年办公费总定额，W为全校年水费及排污费总定额，E为全校年电费总定额。

模型八：超支率计算模型

式中：R为超支率，P为实际费用，Z为定额费用。

①差旅费：部门全年发生的差旅费总额是每次出差费用的加总，对A中职学校差旅费管理规定进行研究得出，出差人员每次出差发生的费用包含交通费、伙食补贴、住宿费三类费用项目。令出差人员出差往返交通费为f，伙食补贴为m，住宿费为n，每次出差人数为q，则：

每次出差费=（f+m+n）×q

②办公费：学校的办公费支出具体用于购买办公用纸、办公用笔、计算器、办公室的饮用水、日常打印费、征订杂志等。

③水费及排污费：学校支出的水费及排污费包含以学校及部门各方面总耗水量为基础支付的水费以及污水处理费。对于A中职学校而言，全校共用一个水表，不能对各行政部门及学部的用水量进行准确划分，因此水费及排污费统一归为总务科的费用项目。

④电费：学校用电主要在空调用电、照明用电、其他设备用电等方面。A中职学校的耗电量使用一个电表记录，各行政部门和学部的具体电费不能准确划分，因此电费统一归为总务科的费用项目。

4.2.2 公用经费管理控制体系模型在A中职学校的应用

（1）计算学校各费用项目总额的超支率。收集2019年各部门公用经费明细账的数据，同时对相关部门职工进行采访，了解各部门的实际工作需要，结合实际工作需要和部门人数利用模型对全校差旅费、全校办公费、水费及排污费和电费设置定额，将各项实际总费用与定额费用进行对比，并运用模型八的公式计算相对应的费用超支率。

（2）计算各部门差旅费超支率。从表4的计算结果可以得出，A中职学校2019年差旅费总额的超支率为-14.1%， 计算的结果为负数，说明从全校差旅费支出总额角度看，A中职学校2019年差旅费的资金利用情况较合理。

利用模型一部门差旅费定额公式和模型八超支率计算公式，结合各部门的工作量和业务需要，进一步计算各行政部门和学部差旅费的超支率，分析实际费用与定额费用发生偏差的原因，以实现控制不合理的经费支出、提高工作水平和学校教学质量的效果。

由表5和表6可以看出，财务科的超支率达到47.09%，在各部门的超支率中排名第一，且数值为正值，说明财务科的差旅费使用不合理，超支较严重。而实习就业科和网络设备科，其超支率分别为-83%和-100%，表明经费没有得到较好的利用，节约的资金过多，工作的效果可能受到影响。其他行政部门和学部的差旅费支出均稍低于定额费用，经费控制较好，差旅费支出没有出现低效浪费的现象。

（3）计算各部门办公费超支率。A中职学校的办公费主要用于购买各部门办公文具用品、打印耗材以及报刊的征订。其中，经过实地调研了解，A中职学校的学生科办公费包含学生科、团委、宿管办的日常办公用品采购以及班务日志、心理健康宣传海报的印刷;教务科的办公费包含校刊的印刷费和图书馆征订杂志、报纸的费用;一般情况下，网络设备科的办公费较多，因为网络设备科需要为学校的办公设备购买设备配件，保证学校工作顺利进行，其办公费随学校日常办公设备的增加而增加。

从表4中可以看出，全校的办公费用总额没有出现超支的情况，超支率为-6.53%。利用模型三部门办公费定额公式和模型八超支率计算公式，结合各部门的办公需要和职工人数，确定部门办公费定额，并计算超支率。

通过计算结果可以发现，A中职学校行政部门的办公费支出均没有超出定额，成本控制效果良好，超支率最高为总务科-1.55%，最低为招生办-41.75%。相反，学部的办公費超支率都出现正值，超支率在7%～15%，说明学部的办公费支出中可能存在不合理的地方，造成公用经费的浪费，需要加强管理。

（4）计算水费及排污费的超支率。水费及排污费可以分为两个部分，一是以耗水量为计量标准支付给自来水公司的水费;二是按照学校污水的排放量为基础计量的排污费。A中职学校用水主要包括师生日常生活和工作用水、校园绿化用水、饭堂用水等。参照往年A中职学校的全年水费及排污费总额，结合2019年的实际情况，确定水费及排污费定额，进而分析学校用水情况。

由表9可以得知，A中职学校用水的实际情况与根据学校具体需求确定的定额接近，超支率几乎为0，说明学校用水合理，师生节约用水、合理用水的意识较强。

（5）计算电费的超支率。由于数据获取的条件有限，每个部门的具体用电量无法准确划分，且学校的电费全部归为总务科的公用经费支出项目，因此，可以通过总务科的“日常公用经费明细账”获取全校的电费支出总额。利用实习期间在A中职学校实习的机会，结合学校用电需求及各个季度的用电特点，与总务科的职工进行讨论交流，确定电费定额，进而计算电费超支率。

根据模型计算出的A中职学校2019年全校的电费支出超支率高达18.02%，由此可以看出电费的实际使用严重超过按学校实际需求确定的定额，学校的电费控制效果不佳，资金占用较多，校园用电存在问题，若不及时加强管理，将影响公用经费的使用效率，降低教育资金的使用质量。

4.2.3 A中职学校公用经费管理存在的问题及建议

（1）A中职学校公用经费管理存在的问题。在计算得出以上4个主要费用的超支率后，笔者通过实地调研，发现A中职学校在工作及经费管理中存在以下问题：

①差旅费方面。在行政部门当中，财务科作为为全校师生服务的部门，主要是对内工作，负责管理学校的各项收入和支出。但是，由于财务科接到的有关财务知识培训或交流的邀请较多，而且财务科是进行费用报销的唯一部门，与其他部门相比报销费用较方便，因此导致财务科差旅费支出较高。事实上，某些培训会议的内容在以前已经学过，新的政府会计准则在颁布时学校也已经派发给财务科每位职工，参加这些培训对提高财务人员的实务操作能力作用不大。此外，财务科出差次数过多，还会影响财务科的服务质量，如报销工作不及时等。

而对于实习就业科和网络设备科，其出差次数少甚至不出差，差旅费支出相比其他部门过低。实习就业科相当于学校里的销售部门，需要联系各种类型的单位，并且实地拜访，达到向各类单位推销自己的学生、合作建立实习基地供学生实习和就业的目的。然而实习就业科2019年实际发生的差旅费仅为定额差旅费的17%，说明实习就业科在就业方面的工作有待加强。网络设备科的主要职责是管理学校的设备，学校之间的网络技术人员进行适当的技术交流有利于解决教育教学过程中网络出现故障等技术性问题，A中职学校网络设备科没有发生差旅费，说明其技术交流还不够。

②办公费方面。行政部门的办公费没有出现超支的现象，实际费用基本符合定额费用，费用控制良好。但是，四个学部的办公费却出现不同程度超额使用，通过明细账可以发现是学部的办公文具采购和使用上出现了问题，人均办公文具用品的数量大于根据实际工作需要确定的数量。学部的办公费之所以产生偏差，具体原因是学部存在办公用品如胶水、纸张、订书机、签字笔被教师多领，教师在领取了打印费后依然利用办公室的资源进行资料打印等的行为。这些行为一方面反映了教师节约资源的意识较弱，随意领取办公资源;另一方面反映了学部缺乏对办公用品的监督管理，导致公用经费被浪费。

③电费方面。通过运用模型计算以及分析在实习期间获取的数据得出，A中职学校2019年分四次支付了电费，全年电费实际支出占公用经费总额的比例较大，且支出不合理，超支率很高，其中6—8月的用电是导致学校电费超支的重点。

常规下，中职学校7—8月为暑假期间，全校师生已经放假，学校的电费应比上课期间低，但是A中职学校却出现反常现象，经过调查后，发现存在暑假期间有教师在学校办公、连续使用空调和照明、在办公室使用电炉做饭甚至晚上在办公室留宿的现象。高功率的电器用品在办公室被使用，不仅违背了成本控制的理念，还会形成安全隐患，容易引起火灾等事故。

（2）A中职学校公用经费管理的建议。

①调整经费使用结构，合理利用公用经费。科学、合理地调整公用经费的使用结构能够有效提高学校的工作质量，具体包含两个方面，一是公用经费总额在各个费用项目之间的分配和调整，二是每个费用项目的总额在各个部门之间的分配和调整。通过计算及分析可以知道，A中职学校差旅费的使用结构不合理，财务部门出差次数过多，而实习就业科和网络设备科较少，学校在进行预算编制时，应适度调整这三个部门的差旅费预算额度，减少参与不必要的会议和培训的次数，降低财务科的差旅费支出，将节约的资金一部分分配给实习就业科，用于加强学校的招生与就业工作，为学生提供更多的实习机会和就业机会。此外，学校还要鼓励网络设备科适当地去其他学校进行技术交流，保证学校的教育教学工作高效进行。

②加强监督管理，杜绝资源浪费。对各部门的经费使用情况进行监督和管理，严格控制各项支出，倡导开源节流，尽可能地节约公用经费。对于办公费，A中职学校应该强化职工节约资源的意识，同时要在每个部门设置办公用品管理员，负责监督办公用品的领取以及职工的其他日常工作，按照职工的工作需要去发放办公用具。用电方面，学校在放假时应严加管理，对各个办公室实行封门措施，并在每个办公室设置负责人，放假期间钥匙统一归负责人保管，避免教师随意回校，若有特殊情况需要回校办公的，负责人要监督好职工合理用电，坚决不允许在办公室使用电炉、在办公室留宿等行为出现。

③强化全体职工的成本意识，挖掘资金的使用潜力。进行公用经费管理和编制预算不仅是财务人员的工作职责，公用经费的管理和控制需要全体职工的共同努力，因此，学校除了要提高财务人员合理使用資金的意识外，还应对其他职工进行培训，树立成本管理理念，鼓励全体职工用实际行动降低费用支出，并且积极参与到学校的经费管理工作中来，以主人公的身份合理地使用学校的资源，提高资金的使用效率。同时，学校可以定期公开各个部门公用经费的实际费用和定额费用，让全体职工了解学校公用经费的执行情况，督促各部门严格按照预算执行工作，公开数据也有利于职工参与管理和筹划，为经费管理提出更有利于学校发展的建议。

5 结语

公用经费的管理和控制是学校日常管理活动的重要环节，科学、合理的公用经费支出能够有效促进学校整体工作水平的提高。文章阐述了公办教育单位公用经费管理控制体系的操作方法，通过对A中职学校公用经费的四个主要费用进行举例分析，发现学校公用经费在执行过程中的问题，进而向学校提出针对性的改善措施。结合公用经费其他支出项目的特点，该计算和管理体系可以延伸到其他费用的分析当中，以加强学校整体的公用经费管理，进一步提升学校的教育教学质量和资金的使用效益。

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[基金项目]本文为广东省2018年高等教育教学研究和改革项目“适合湛江水产行业需要的复合型成本会计人才培养体系构建研究”的阶段性研究成果。

[作者简介]麦骅芝（1996—），女，岭南师范学院商学院财务会计教育专业管理学学士，研究方向：成本管理研究;通讯作者：党诗剑（1996—），男，澳门城市大学商学院工商管理专业硕士。