信息化背景下水利部门档案管理工作方法的探索

兰海燕

摘 要：为了保证水利工程开展的稳定、顺利，全面提升水利工程质量，强化对水利部门档案管理工作的创新非常有必要。基于此，本文对信息化背景下水利部门档案管理工作展开了分析，明确了档案管理工作的重要性，阐述当前档案管理中存在的问题和不足，并在明确成因的基础上，制定了具有一定可行性的管理办法，以期相关人员可以借鉴。

关键词：信息化背景下;水利部门;档案管理;工作方法

在城市化推动进程不断深入的当下，我国建筑行业的发展规模也在逐步扩大，建设水平越来越高。针对水利工程建筑而言，主要的作用就是要保证各项水利工程正常运行，方便管理。但是，综合目前水利部门档案管理工作现状分析，还存在很大的局限性，管理问题颇多。因此，基于信息化背景下，为了能够从整体的角度上提升档案管理效率，水利部门务必要加大重视，合理应用信息技术，保证档案管理能够实现规范化、标准化、信息化目标。

一、信息化背景下水利部门档案管理工作开展的必要性分析

在水利工程建设中，档案管理是非常重要的组成部分。通常情况下，档案需要长时间的保存和管理。所以，为了保证纸质档案不会出现潮湿、腐蚀或者火灾等问题，每年都需要投入大量的资金应用于档案的保护和管理。但是，由于档案没有备份的情况，使得相关人员在查阅信息时，不得不对档案反复查阅，而这一情况的存在，经常会导致档案出现受损或者遗失的现象，管理人员常常需要为损失的文档而担忧，为档案管理工作的开展带来了很大困难。随着我国电子技术水平的不断提升，信息技术也得到了广泛的应用和普及，很大程度上为水利部门档案管理提供了便利，促进了管理水平的

提高。

通常，若想健全水利档案管理，应该依照合理且先进的管理手段，强化对现有管理措施的优化、革新。同时，侧重对科学化、标准化管理机制的实施，能够促进工作效率以及工作质量的大幅度提高，对水利部门的良好发展具有很大促进意义。然而，结合目前水利部门档案管理效果来看，即便水利部门的重视程度越来越高，但依旧存在很多不足之处，亟待改进。故此，在信息化背景下，水利部门应该结合水利档案管理的具体需求，在办公条件允许的情况下，利用合理的方式，制定高效、科学、合理并且具有较强可行性的规章机制，保证水利档案管理可以在短时间内得以实现，让水利档案管理工作的开展，能够做到有章可循，从而在有效规避档案管理问题的同时，还能从整体的角度上促进档案管理效益的提高。

二、信息化背景下水利部门档案管理现状分析

早在1975年，我国对水利信息化管理就给予了高度的重视，而随着2003年《全国水利信息化规划》的出台，也充分表明水利信息管理工作的开展实现了全面化以及标准化。从宏观的角度上分析，若是想让水利档案管理更加完善和健全，应该结合先进的管理方法，对水利档案展开规范化管理，并依照水利的具体发展现状，科学制定管理制度，保证档案信息的管理能够呈现高效、实时的特点。

同时，在信息化背景下，水利部门在开展档案管理工作期间，通过对管理机制的严格执行和落实，也使得档案工作具备较强的法律效应，可以真正意义上做到有法可依，有章可循。在档案管理中，水利部门在综合自身发展情况的基础上，强化了业务方面的拓展，加大了利用程度。此外，借助信息技术，在进行水利档案管理的时候，无论是在硬件方面，还是在软件层面，都增强了资金的投入力度，促使水利档案信息科学化且规范化，确保水利档案能够得到高效整理，并编辑好目录，再应用信息技术，快速、精准地对档案进行存储，实时查阅，进而不断促进水利部门档案利用率的提升。

三、信息化背景下水利部门档案管理工作存在的问题分析

在信息化背景下，水利部门在实际的发展中，在档案管理方面，虽然管理人员已经加大了重视，并有意识的转变传统管理理念，积极应用信息技术管理档案。但是，因为水利档案信息涵盖的内容较多，涉及到了很多的方面。所以，在对档案管理工作开展期间，经常会受到来自多方面因素的影响，致使档案管理越来越复杂，问题更是逐渐增多，不仅阻碍了档案管理工作实效性的提升，也在一定程度上制约了水利部门的稳定、持续

发展。

1.水利部门档案管理工作指导理念相对落后

现阶段，水利部門档案管理人员对档案的重视力度不够，没有充分意识到档案管理工作的重要性和价值，也无法将档案管理放在信息化背景下整体考量，依旧沿用传统手工管理的办法，运用以往陈旧的档案管理指导思想，致使档案工作质量以及效果迟迟得不到提升，满足不了预期制定的标准。

同时，在工程实际建设阶段，很多工程项目的管理人员以及负责人员意识薄弱，忽视了档案管理所发挥的意义和作用，在工作中只侧重关注水利工程建设的进度、工程质量以及工程监理等问题，而针对工程资料和档案的形成、收集、管理，则关心程度不足。比如，在具体的水利工程建设和项目运行期间，制表人员不依照规定格式或者要求，认真且仔细的填写表格，经常出现内容缺失、漏项等问题，信息的整理十分不规范。因而，诸多问题的存在，都导致水利工程资料在归档的时候，效率较低，效果不明显，进而从根源上造成水利部门档案管理工作存在缺陷，问题较多，质量不高。

2.水利部门档案管理信息化建设水平较低

当今社会下，科学技术发展速度在逐渐加快的同时，信息技术的发展也越来越好，并广泛应用在了多个领域当中，推动了各个行业的稳定发展进程。但是，结合水利部门档案管理工作现状分析，在信息化建设层面，存在的问题偏多，严重影响了档案管理工作的质量和效率。

第一，硬件设施缺乏。基于信息化背景下，虽然CAD等现代化先进技术越来越成熟，水平越来越高，应用更是日益广泛。水利部门在发展过程中，已经实现了无纸化、数字化办公，力求可以全面提升工作效率，满足当前社会发展需求。但是，水利部门在管理档案期间，相应的硬件设备却十分缺乏，仍然停留在纸质档案材料的存档方面，或者对部分电子文件展开单机管理。从整体的角度上分析，水利档案管理比较封闭，并没有构建基于网络的开放型数据库，不能面向水利部门提供经数据对比、合理分析、综合统计等高层次的档案利用服务，更不能将水利档案资源中所涵盖的规律性知识、经验等充分挖掘出来，从而导致水利档案管理问题不断增多，严重影响了水利部门档案管理工作水平的提高。

第二，档案管理标准化建设具有较强的滞后性。水利部门在对档案管理工作开展过程中，不能严格依照具体情况，高效落实和执行档案管理各类规章机制，致使凭借经验开展工作，整体的随意性非常强，表面形式严重，无法达到档案管理制度化、标准化程度，不仅对水利部门档案的利用造成了严重影响，也导致水利管理人员不能精准掌握到工程建设的具体现状，从而加大了水利工程安全调度的难度，不利于档案管理工作的有序

进行。

3.水利部门档案管理人才队伍建设比较滞后

通过对水利部门档案管理工作人员的实际构成分析，在信息化建社层面，存在的问题主要可以体现在两个方面，具体分析如下：

第一，部分档案管理人员的水平以及素质偏低。通常情况下，针对档案管理工作，水利部门通常会安排年龄较大的人员担任，或者是不适应其他岗位而转到档案部门中，甚至有一些档案管理人员还会身兼数职，在工作中非常容易出现档案管理不齐全、案卷无序或者混乱等问题，从而对水利部门档案管理工作的开展造成了严重影响，制约了管理水平的提高。

第二，部分年轻档案管理人员在工作中，虽然自身的学历非常高，也可以熟练应用网络和现代信息技术。但是，从工程技术岗位转到档案管理部门，因为不具备专业的档案知识。所以，在进行档案管理的时候，工作主动性不强，缺乏主动推进水利工程档案信息化的意识，动力不足。

四、信息化背景下水利部门档案管理工作方法分析

1.加强水利部门档案管理人员的重视程度

为了可以不断提升水利部门档案管理水平，在信息化背景下，水利部门应该加大重视。一般而言，影响水利档案管理信息化建设的因素有很多，比如，资金不足、管理不到位、管理人员重视程度偏低等。但是，如果从整体的层面分析，管理人员缺乏重视是阻碍档案管理水平提高的主要成因。

简而言之，水利部门管理人员是决定档案管理规范化、标准化、合理化的主要核心，能够直接影响档案管理效率。因而，在今后的工作中，应该科学利用信息技术，明确水利电子政务，切实落实档案信息化建设，让其与管理工作能够同时进行。同时，在资金以及人力方面，应该加大资金投入力度，定期听取档案管理匯报情况，对水利档案管理工作的现状有所了解，提出具体要求，精准的下达命令，保证高效且快速的将现存的实际问题解决掉。

此外，部门管理人员应该加大对档案管理交流活动的关注力度，互相学习和补充，弥补存在的不足，一同提高和发展。需要明确的是：在开展档案管理工作期间，应该侧重对每项工作程序的落实，真正实现档案信息化管理，在技术上加以创新。

2.加快水利部门档案信息化管理进程

在水利部门档案管理工作中，档案信息资源建设是较为重要的一部分内容，同时，也是水利部门稳定发展的保障。可以说，水利档案管理的专业性、规范性，对水利工程的有序进行非常有益处。

因此，在信息化背景下，针对档案管理工作的开展，应该在结合部门实际现状的基础上，科学制定具有一定信息化的档案管理规范，从战略的角度加以创新，强化综合管理力度，强化行业监督，对档案管理工作中出现的缺陷或者漏洞，客观指导，健全档案管理机制，构建水文数据，然后制定归档流程。同时，实现各类信息的高效收集，让档案管理更加标准，有效对档案进行电子存储。

此外，强化档案管理人员的信息化利用程度，加大对信息化软件的使用率，健全水利工程档案管理目录，实现实时查阅，精准开展电子文件归纳工作，熟悉硬件和软件的应用流程，以便档案信息能够安全储存，切实达到电子档案与纸质档案共存的目标。

3.加大档案管理标准化建设力度

在信息化背景下，水利部门在开展档案管理工作期间，应该侧重对管理标准化以及规范化的增强。一方面，根据《档案法》《水利水电建设工程验收规范》等规章制度，并结合水利部门实际情况，科学制定档案管理办法，建立完善的档案管理规范化框架。另一方面，在数字化检索、信息录入等层面，需要积极借鉴其他类型科技档案的经验，构建完善的标准，实现水利部门档案管理收集、整理、管理一体化。

4.强化对人才的培养

管理部门在对档案管理过程中，信息化建设固然重要，但人才培养也十分关键。因此，为了可以全面促进管理水平的提升，应该加大对档案管理人员的培训力度，保证人员能够掌握基本的档案学知识，可以熟练应用现代化信息技术。同时，组建复合型人才管理团队，不断促进管理人员档案管理工作技能的提高。应该积极引进专业技术人才和科技人才，建立计算机人才队伍，让水利部门的内部人员结构能够得到全面优化，提升档案管理水平。

5.信息化水利档案优点

利用信息化手段进行我国水利工程的档案管理之后，就使其采集和管理的手段变得多样化，可以根据所管理档案的不同特点，如时间、内容、应用方向等等来将我国水利工程的档案进行分类，并且将分类好的档案标上自己特有的编号，这样不仅一目了然，而且使日后应用查找也变得十分方便，为全面的掌握我国水利工程档案管理的详细内容提供了一个方便快捷的基础平台和技术支持，使得我国水利工程档案管理能够更加顺利的进行。

五、结束语

综合而言，水利档案管理工作的高效开展，对水利部门档案管理工作效率以及质量的提升具有很大促进意义。因此，面对现阶段水利部门档案管理存在的问题和不足，水利部门应该给予高度的关注，深入剖析分析，了解成因，并在结合实际现状的基础上，采取科学的办法，有针对性的制定问题处理方案，建立完善的档案管理机制，认真落实水利工程建设工作，保证在有效提升水力档案管理水平的同时，还能为水利部门的长久发展奠定坚实基础。

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（作者单位：四川省广安市广安区水务局）