关于疾控中心档案管理中存在的问题及应对措施分析

曹爱华

摘 要：在疾控中心发展的过程中，档案作为重要的依据和资源逐渐受到管理者的重视。通过深化档案管理，能够提升疾控中心的软实力。同时，完整详尽的疾控中心档案也能够体现疾控中心发展过程中形成的文化底蕴和技术能力，为增强疾控中心的防控水平提供借鉴。且通过提高疾控中心档案的管理水平能够推动疾控中心的可持续发展。就当下疾控中心档案规范管理工作而言，管理效果并不理想，规范化、精细化、信息化均不完善，作为档案管理人员应当创新传统的疾控中心档案规范管理方式，提高疾控中心档案管理质量。同时，疾控中心档案管理作为疾控中心管理工作过程中重要的组成部分，应当随着我国医疗改革不断创新，通过信息化技术的充分应用，从而提高疾控中心档案管理工作效率，强化疾控中心档案管理工作的开展效果。基于此，本文就疾控中心檔案管理的相关策略进行探讨。

关键词：疾控中心;档案管理;存在问题;应对措施

档案管理作为疾控中心发展核心环节，能够推动我国防控事业的可持续发展，因此工作人员应当注重加强档案管理工作能力，改革创新工作理念和方法，通过将互联网+与疾控中心档案管理工作的充分结合，使档案管理工作更加规范化、精细化、数据化，从而提高疾控中心档案管理的整体水平，实现档案与疾控中心管理的同步发展，为推动疾控中心发展建设作出贡献。

一、疾控中心档案管理中存在的问题分析

1.缺乏专业的人才

当下，绝大部分疾控中心档案规范管理工作并没有设置专业专职的工作人员，通常是由其他岗位人员兼职进行档案管理。然而通过调查，我们发现很多兼职人员并没有进行专门性的疾控中心档案培训，使得他们在从事疾控中心档案管理时不能够满足疾控中心档案规范管理对于专业性的需求，造成疾控中心档案管理存在归档不符合实际，要求不规范，更甚至引起档案缺失等严重问题的发生。

2.缺乏完善的管理制度

绝大多数疾控中心没有制定规范完善的规章制度，导致工作人员在进行疾控中心档案规范管理的过程中，由于缺乏与之相对应的制度执行规范以及操作标准依据，这也使得工作人员在进行疾控中心档案规范管理的过程中存在执行力不足的情况，不能够对疾控中心档案进行及时的整理以及收集，对最终的归档工作造成影响。除此之外，目前还并没有针对疾控中心档案规范管理制定与之相对应的法律法规，这也使得疾控中心档案规范管理工作在具体实际执行的过程中缺乏法律法规指导，并不能够将法律法规作为最终的执行规范，不能够确保疾控中心档案规范管理工作最终的工作质量以及效率水平。

3.管理工作未能有效与现代化技术接轨

当下尽管信息技术和大数据应用已经被广泛的运用于各行各业之中，然而，就疾控中心的档案管理工作来说，还没有完全发挥计算机技术应有的作用，在实际应用的过程中也还存在很多问题。首先，疾控中心档案在将信息技术应用于其中的过程中，仅仅是将管理技术局限于单线方面，通过采用单机操作的模式来满足疾控中心档案信息管理的需求，并没有考虑档案的在线利用和数据互动方面要求，使得档案消息在传递和利用的过程中存在一定的滞后性，进而严重影响了信息化管理的时效性。在当下疾控中心档案规范管理工作的过程中，虽然信息化技术已经在管理过程中得到了较为广泛的应用，但是由于应用深度还有待提升，与之相对应的管理技术也有待丰富，一些疾控中心档案甚至仍然采用传统的管理模式，这也导致疾控中心档案规范管理信息化水平不高，在疾控中心档案规范管理工作推进的过程中往往会出现由于人为因素造成的工作失误，这直接影响了疾控中心档案工作的合理开展。其次，在将信息技术应用于疾控中心档案规范管理的过程中，由于信息技术的使用范围较窄，仅仅适用于日常的信息发布以及信息管理，不会运用信息技术使档案发挥衔接和关联疾控中心各部门及各类服务对象的纽带作用，这些都会直接影响疾控中心档案信息化管理工作的质量和效率。同时，在信息化管理的过程中工作人员的素质水平也会直接影响管理的有效性。由于一些工作人员并不能够充分掌握信息技术，未进行系统化的培训考核，因此也不了解各种先进的信息化管理方法，严重影响了档案工作整体的信息化管理效率。

4.缺乏先进的基础设备

当下，无论是社会公众还是政府人员都十分注重公共卫生事业，尤其是在新冠肺炎蔓延的背景之下，公众更加关注公共卫生事业的发展，因此，疾控中心承担的社会责任也越来越重。当下信息技术的应用以及疾控中心档案数量的增多，导致疾控中心的设施逐渐跟不上变化节奏，最终影响了档案管理人员的工作，导致在档案信息收集整理的过程中出现问题，进一步影响了疾控中心档案的开发和利用。

二、优化疾控中心档案管理的策略分析

1.强化对人才的引入及培养

为了促进疾控中心档案信息化管理的开展，应当加强高素质人才建设，打造一支具有高效率的信息化管理团队，应当提高工作人员的综合素养，并且对各个行业的业务现状进行了解，且具有较高的计算机知识，只有这样才能够做好档案信息化的管理工作，满足信息化建设的需求。因此，对于工作人员而言，应当具备丰富的档案管理知识以及实践经验，同时应当加强对于信息化管理的定向学习以及社科知识了解。在新医改背景下的疾控中心档案工作越来越重要，这就需要不断增强专业人员的档案编研和挖掘能力。专业人员首先要具备丰富和提升档案内涵、形式和趣味的能力。在挖掘和编研档案的过程中，要提高档案管理的专业认知，打破传统局限理念，杜绝档案内容的枯燥性和单一性，尽力将疾控中心的文化建设、人才培养、管理理念、业务发展、技术能力、职业风尚等等方面内容融合到疾控中心档案管理之中去。还要在形式上丰富疾控中心档案馆藏内容，包括文件、图片、影像资料、实物、材料等内容。这些都能够充分反映疾控中心的建设情况，为疾控中心拓宽档案服务空间，让疾控中心发展更具有特色。同时，还要提高档案挖掘能力，丰富取得有效档案的方法途径。通过走访疾控中心离退休干部职工，通过听讲故事、看照片、读文件、研究老物件儿等方式，仔细研判认真提取，丰富疾控中心档案内容。还应当通过开展档案专项展览活动，来吸引社会的关注，获取有效信息。在不断提高档案挖掘和编研能力的同时，让工作的开展更加具有文化属性和韵味，以促进疾控中心建设。在互联网时代档案管理信息化趋势也逐渐明朗，为了提高档案管理工作水平，应当注重工作人员有关网络知识的培养，使得工作人员能够掌握信息化的知识和技能，并且引进一些管理软件，最终实现档案的网络化管理。

2.完善档案管理制度

在疾控中心档案管理的过程中，一定要提高工作人员信息安全意识，通过在实践中不断完善档案管理制度，从而充分发挥档案管理的作用。首先作为管理人员应当意识到档案管理工作的重要性，并且树立高度的责任意识以及保密意识，并且在日常生活中体现这种意识。其次，为了确保档案管理工作的安全性，应当完善档案收集、移交以及查阅的制度，确保制度的科学性以及可行性。在开展档案管理的过程中将制度真正的落实并且按照规范工作。再者也应当建立追责制度，使得权责分明，无论是档案的形成还是查阅，一旦出了问题都可以追究到人，这样才能够提高疾控中心档案管理的效率，最后在档案管理的过程中，应当严格执行五不查以及四不借的制度，提高档案管理的整体水平，确保档案安全。管理人员应当根据形成的档案材料展开排序和分类，并且进行加工装订，使得档案材料能够直接反映疾控中心的人员调动情况并且制定相应的目录，以便工作人员查阅在确保档案安全性的同时提高档案管理工作的整体效率。建章立制才能更好的推动一项事业的发展。由于疾控中心档案具有一定的复杂性和延续性，因此对于疾控中心档案规范化管理工作的要求也在不断的提高。在新医改背景下疾控中心档案发展一定要遵循规章制度，所以建立和完善一整套档案管理制度的工作迫在眉睫。尤其是当今信息技术的快速发展壮大，疾控中心又处在一个医患信息交流的制高点，而疾控中心档案又能直接体现出疾控中心的发展历程、文化底蕴、医疗水平等有价值的信息，因此，只有尽快制定和规范合理的档案信息化管理制度，能够确保互联网时代疾控中心档案规范管理工作的有效开展，因此想要在互联网时代背景之下更好地推进互联网时代背景下疾控中心档案信息化管理，应当制定一个科学有效的管理制度，从而保证各项工作的顺利推进。

3.提升档案管理的信息化水平

搭建平台才能更加有效的实现档案资源共享。十八大以来，国家提出“创新、发展、协调、绿色、开放、共享”的发展理念，这五大理念同样适用于新医改背景下疾控中心档案管理工作。为了推动疾控中心档案管理工作的信息化建设，确保档案的有效挖掘、利用，从而达到资源共享的最大化，应当对当下疾控中心档案资源进行统筹规划，构建一个规范的信息化平台，将信息化的管理模式应用于其中，帮助疾控中心更好的开展档案信息对内对外的沟通和交流，最终实现资源共享。一是促进对内交流。由于当下部分疾控中心的档案信息化管理不完善、不成熟，导致各部门之间的在相关工作中沟通不畅，一定程度降低了工作效率，因此档案信息平台的建设和运用，能够使疾控中心各个部门更快的获取价值信息，对档案进行精准利用，从而提高疾控中心档案规范管理的效率;二是增强对外交流。在信息平台建设过程中，嵌入一个独立于内部系统之外的交流程序，通过对疾控中心档案资料进行信息化管理分类之后再进行共享，这样能够让社会上对疾控中心档案有需求的服务对象直接通过线上检索所需内容，更快更准的了解疾控中心的发展历程和技术力量，从而提高疾控中心档案管理工作的有效性，也有助于提升疾控中心的社会美誉度。三是建立资源共享激励制度。作为疾控中心档案规范管理部门也应当建立与相对应的激励制度，鼓励和引导工作人员对疾控中心档案信息进行共享，提高资源的利用效率，从而创造更多的疾控中心档案价值，同时也应当加大对于资料的审核力度，对于资料的来源以及名称等信息进行标注，方便工作人员进行查询以及整理。

4.加大对基础设备的资金投入

在疾控中心档案管理的过程中除了应当加大对于工作人员的管理加强信息化建设，除此之外，也应当对档案管理过程中应用的基础设备以及软件展开更新，在购买和检查设施的过程中必不可少的需要大量资金的投入，同时通过加强设施建设也能够从根本上提高疾控中心档案的安全性，通过运用计算机以及相关的网络设备也能够确保疾控中心档案管理工作的性能优良，绝不可能由于设施以及软件方面的问题进而影响了档案管理的整体工作进程。对于档案的资料也应当选用电子档案的方式进行存储，与此同时，工作人员也可以提高自身的专业技能，做好防火墙工作，通过加强对于档案数据的加密工作，从而最大程度地确保疾控中心档案管理的保密性以及安全性。

5.树立科学的管理观念

在社会不断发展的背景之下，疾控中心管理者应当始终紧跟时代发展的步伐，树立科学的疾控中心档案规范管理观念，只有这样才能够推动疾控中心档案的可持续发展，使得疾控中心档案规范管理满足社会实践发展的需求。作为疾控中心管理者应当充分注重疾控中心档案规范管理这一工作，明确疾控中心档案规范管理的职责以及目标，通过落实各项工作制度，严格规范管理工作的执行，充分发挥自身的职责，并将疾控中心档案规范管理的最终效果与工作人员的奖惩制度相挂钩，充分激发工作人员的积极性，最终保证疾控中心档案规范管理的实际效用，完成疾控中心档案规范管理目标。同时，管理者还要充分认识到疾控中心档案信息化建设水平的提高对于推动管理工作的有序开展有着十分重要的意义。可以结合疾控中心实际情况，建立与之相对应的管理系统，例如通过构建局域网络等信息平台，实现各部门之间的信息资源共享，这也方便工作人员对信息数据进行更新，通过建立与之相对应的数据库以及电子疾控中心档案在提高工作效率的同时也能够推动疾控中心档案管理的可持续发展。

6.提升档案工作参与度

为了能够不断增强疾控中心工作与档案工作间的联系，就需要不断提高工作人员参与档案管理工作的积极性。也就表明，疾控中心在开展相应的信息化管理的过程中，需要引导工作人员在档案信息化管理平台上传递一些正能量的有价值的档案信息，让工作人员能够通过互联网参与到档案管理工作过程中，增强他们对疾控中心管理和价值档案的认知观，以此促进工作的不断创新。当然，在实际档案管理工作開展的过程中，档案管理人员需要对信息进行审核，及时对有效信息进行档案确立，并且将其分类收录到档案之中。这也能让工作人员产生强烈的主人翁精神，增强疾控中心管理的凝聚性。与此同时，疾控中心文化建设的理论基础也会变得更加牢固。

结束语

综上所述，在疾控中心发展的过程中，档案管理工作作为重点内容，能够对疾病防控过程中产生的数据进行收集，同时也能够推动疾控中心档案管理工作的改革和完善。提高疾控中心档案规范管理的工作效率不仅仅能够确保管理工作的水平，也能够推动我国疾控事业的现代化发展。在疾控中心档案管理的过程中仍然存在很多不足，针对该类现象工作人员应当展开处理，通过建立合理的管理机制，创新管理模式，加强信息化管理，投入资金，强化人才培养，从而提高疾控中心档案管理的水平，推动疾控中心可持续发展。所以，笔者提出了疾控中心档案管理的完善策略，希望能够为之后的档案管理工作打下坚实的基础。

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（作者单位：临沂市疾病预防控制中心）