党政公文写作质量的影响因素及对策探讨

文/林邱成

党政公文是法定公文，是实施领导、履行职能、处理公务的具有法定效力和规范体式的文书。公文写作是为公务活动和依法行政服务、具有明确的目的性和很强的实用性，党政公文在公文流转中起到了凭证、指导、规范、沟通、晓谕等基本作用。党政公文的出现，大大提高了各单位的工作效率。近年来,随着机关工作人员文化素质和办公自动化程度的提高及公文管理规范化措施的实施,公文质量有了一定提高，较好地发挥了传达政令、沟通情况、指导工作的作用[1]。但从一些单位和部门的情况来看,由于公文草拟人员素质参差不齐，公文质量大打折扣，严重影响和制约了公文的严肃性、准确性及其效力的发挥。因此，准确把握公文写作特点、明确影响公文写作质量因素、了解掌握公文写作质量提升策略十分重要。以下是笔者对党政公文写作的一些粗浅看法，希望能抛砖引玉，为规范公文写作提供帮助。

一、准确把握公文写作特点

公文作为一种规范性书面材料，有别于其他文体，其主要特点包括如下几方面。

（一）作者的法定性与群体性

党政公文作者是法定机关，即依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的国家机关、社会团体和企事业单位。制发党政公文，必须是法定机关及其代表人，其他机关和个人无权制发。公文写作不代表个人意见，而是代表制文、发文机关的意见。公文写作时，尤其是写作重要公文时，写作主体往往并非严格意义上的个人写作，而是群体写作的结晶[2]。因此，公文写作的群体性和代表制文机关的特点决定了公文写作不具备个人写作风格的特点。

（二）成文过程的程序性

公文拟稿、制文过程应遵循严格制文程序。正式公文的写作与处理应经组织、领导根据实际工作需求或上级、同级来文决定制文意图，并授权公文制文者撰写文稿，明确公文写作的目的、内容、印发范围等因素；公文草拟形成初稿后，根据公文审核权限层层审核把关后由领导签发、专人打印，最终形成公文终稿。因此，公文写作成文需经授意、拟稿、核稿、签发、印发等系列规范性审核审批程序[3]，并非撰写者随意创造形成。

（三）体式规范性

党政公文写作最主要的特点是体式结构的规范性，公文一般由版头（眉首）、主体、版记、特定格式四部分组成，公文写作应严格遵循《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）、《党政机关公文格式(国家标准)》等要求，合理把握公文写作规范要素，如公文通用纸张要求、排版和印刷装订要求、公文格式各要素及编排规则等，如每行字数不得少于28个字、成文日期位置应规范、主送机关应界定范围、关键要素引用格式应合乎规定要求、不得出现错字或数字书写不规范等问题[4]。公文写作区别于其他体裁的文体结构，形成了具有自身语言风格特点和逻辑方式，体现了公文写作的规范性、严谨性。

（四）功能的权威性

国家党政机关的公文代表国家职能，是国家的管理工具。党政公文代表国家的权力和意志，传达制发机关的决策和意图，对主要受文单位在法定的时间和空间范围内产生强制性作用。党政公文功能上的权威性由制发机关职权决定，此外，还受时间、范围、公文内容和形式的制约。

二、公文写作质量影响因素分析

我国实施的《党政机关公文格式(国家标准)》，详尽规定了公文写作格式、标点和数字用法、公文处理过程及要求等，但由于公文写作制文中草拟者、校阅者疏忽大意等因素，极易出现公文文种选择不规范、格式不规范、语言表达不规范等问题。

（一）公文文种选择不规范

常见公文文种包括请示、报告、批复、通知、函、会议纪要、通报等[5]，不同的文种格式适用范围不同。根据《条例》要求，公文文种选择应根据行文目的、发文机单位职权和主送单位行文关系确定。根据公文写作实践，文种选择中常见的问题包括：1.选择的文种非法定文种。在公文写作中，“指示”“决议”“细则”“办法”等不属于法定公文类型，不能独立行文，但存在部分发文单位将“办法”“细则”作为正式公文使用的文体错用问题；2.文种选择与内容不符。公文写作质量关键在于合理选择文种，其原因在于每种文种写作体式、内容、用途不同，即使是同一文种根据其内容差异，其用法也并不相同。在公文写作中，常常存在文种误用问题，如“报告”与“请示”混用、“函”与“请示”混用等问题。

（二）公文标题格式不规范

公文写作应符合其格式规范。我国公文已经形成了一套统一的写作格式，根据公文格式写作是保证公文权威性的基础，但在公文写作中格式失范问题较为突出。一是标题不规范。标题是公文的“眉目”，由制文单位、事由、文种三要素组成，标题应能体现公文的主要内容。公文标题应区别于文学创作标题，文学作品标题力求新颖，而公文标题应审慎拟定标题。公文标题“三要素”不得随意省略。在公文写作中，经常会出现如省略发文单位、随意省略事由等问题，导致公文既不庄重也不严肃，更不利于公文运转和处理，严重影响了公文办理的严肃性和公文自身的权威性；二是事由表述错误。事由部分是公文标题的核心，明确、规范表述事由可为公文登记、批办、立卷、归档和查阅提供便利。事由一般由“关于”领起，“关于”在事由中起介绍、提示作用，其位置相对固定，如缺少“关于”，就有可能出现歧义、搭配不当等问题，如《XXX单位领导XXX违反制度的通知》，发文单位与事由之间缺少“关于”，容易产生歧义；三是乱用标点符号。根据《条例》规定，“公文标题除法规、规章名称外，一般不用标点符号。”但在公文写作中，较为常见的是乱用书名号的问题，如《XXX学校关于举办〈校园开放日〉的通知》，根据《条例》规定，应将《校园开放日》书名号去掉；四是发文编号不规范，发文编号是发文制文规范化管理的重要组成部分，发文编号为公文检索与引用提供了依据，但在公文写作中，部分单位存在编号不统一、编号错用乱用、年份与编号次序不统一等问题，导致公文写作规范性较差；五是主送单位不明确。主送单位是对公文发文范围的限定，只有准确界定主送单位，才能让公文得到及时处理，但公文写作中有的单位存在请示多头主送的现象，违反了《条例》中“请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关应采用抄报形式”的要求。

（三）公文行文中语言表达不规范

公文写作中的语言表达不规范问题主要体现在用语重复、搭配不当、成分欠缺、标点符号不规范等问题：一是语言表达重复。公文属于应用文体，实用性是公文写作的出发点和落脚点。公文写作中，用语重复问题较为常见，如用词过多、语句表达不清，突出表现为相近词句重复、相同语义语句重复等，损害了发文单位公文的严肃性、权威性；二是搭配不当。搭配不当是指公文写作时语法关系不正确，如主谓搭配不当、动宾搭配不当、修饰语与中心词搭配不当等，容易引发歧义；三是成分欠缺。公文写作中，完整的表达应由必要的语句成分组成，包括主语、谓语、宾语等，如主语欠缺可能造成主体表达不明确而引发歧义，导致公文写作不严谨；四是关系混乱。公文写作中，如语句表达中各关系表达不符合语法规则，可能造成关系混乱，如用词顺序不当、前后矛盾等，造成语句表达不完整、不明确。

由此可见，公文写作质量问题多样，其根本原因还在于写作人员对公文写作的思想重视程度不足，未认真学习公文写作的相关规定要求，也未能正确领会、感知并体会发文意图，以及理清制文纲目，从而导致公文写作质量偏低。

三、公文写作质量提升策略研究

提高公文写作质量，应当以调研为基础、以规范要求为依据，深刻认识提高公文写作质量的重要性，广泛学习和积累写作知识，做到“双向沟通”，把握和领会发文意图，从而拟定高质量公文，提高公文写作的规范性。

（一）增强角色意识和全局意识

公文自身的特点要求公文写作和审核应不局限于自身角色，而是应当从部门、单位、机关的总体高度思考问题，而非从起草人的角度思考问题。只有站位高、思考全，才能不遗漏重要内容，并对公文内容进行取舍，提高公文写作的全局性、整体性、规范性。同时，公文写作应树立全局意识，把握基本世情、国情和本地区实际情况，认真分析事物的阶段性特征，考虑问题应注意到时间、条件的变化，深刻把握公文写作的出发点和落脚点是用于指导工作和解决实际问题，而非为写而写，因此要注重调研，在调查的基础上，深入研究公文写作的内容，做到言之有物，实现由写文字向研究工作的转变，并在公文写作中体现其写作高度、写作层次、写作水平。通过提高调研能力和公文写作站位，深刻理解公文写作的重要性，能够确保公文写作有的放矢、有据可依，这样形成的公文才能指导实际工作。

（二）加强学习，掌握公文写作的基本理论知识，把好公文“审核关”

针对公文写作人员文种选择不当、公文标题格式不规范、公文语言不规范等问题，公文写作人员应加强理论知识学习，认真学习和掌握各文种的适用范围、差异和文体结构，掌握公文标题拟定要素、标点符号、字体、版式等要素要求，标题应居中排布，标题用2号小标宋体字；主送机关位于标题下空一行左顶格，字体用3号宋体字；正文位于主送机关名称下一行，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。党政公文写作者要加强公文写作理论知识的学习，要对公文的内容、体式进行全面的审核和检查，公文审核应做到“五查”，这是确保公文质量的前提工作，也是促进公文写作人员及时发现和纠正公文写作中存在错误的重要工作。

（三）学习和积累写作知识，夯实公文写作功底

公文写作要求具备良好的逻辑思维能力。不同于文学作品创作追求夸张、浪漫、虚构等技巧，公文写作具有其自身的规律和写作技巧，要求写作人员合理组织、运用语言准确、恰当表达公文写作意图。公文写作质量提升离不开写作公文者扎实的文字功底，公文写作人员应多阅读经典著作，善于引用公理、名言、成语、警句烘托气氛、增强表达，以提高公文写作的感染力。同时，在公文写作知识积累中，写作人员应把握临摹、修改和多写的作用。临摹即模仿范文进行试写，揣摩公文如何写得更好，从中掌握公文写作规律。修改即对起草的公文进行认真修改，不放过格式、语句、标点符号纰漏，经修改无误后，再次征求领导的意见进行审核修改，公文写作和核稿应秉承高度负责的责任要求，修改出高质量的公文。多写即多实践，尝试写不同文种的公文，从中研究、分析公文写作规律，在写作中积累写作经验、写作知识，形成不同文种写作心得，直至不同文种公文写作自如，写出高质量的公文。

（四）双向沟通，领会写作意图

公文写作具有其内在要求，即把握公文要解决和说明的主要问题，公文写作应当围绕和服务于主题，不应偏离主题或悖离主题，否则将会内容散乱、冲突，影响公文效用和权威性。把握主题的关键在于领会领导的意图，将意图转化为明确的写作主题，保证公文写作准确，能够表达领导意图。为实现该目的，公文写作人员应与领导双向沟通，即写作人员向领导“讨底”，领导要向写作者“交底”。双向沟通越透彻，公文写作契合领导要求的程度越高，反之则可能出现偏离、悖离情况。为实现双向沟通，公文写作人员应从领导讲话、指示中分析、归纳、提炼形成公文写作的思想主线，时机恰当时可拟定框架、初稿后向领导请示、沟通，在讨论中完善初稿，并就初稿中存在的语意、语句表达问题进行反复修改，最终形成终稿。

四、结语

在党政公文写作中，存在着公文文种选择不规范、格式不规范、公文主体语言表达不规范等问题，其根本原因是公文写作者对公文写作要求掌握不足、文字功底不扎实和未能充分领会公文写作意图，从而影响了公文的写作质量。针对文章中提出的问题，公文写作者应自觉增强角色意识和全局意识，从全局高度研判公文写作要点，加强公文写作理论知识的学习和积累，并与领导双向沟通，准确领会写作意图，提高公文写作质量，为党政机关实施领导、指导工作发挥应有的作用。