医院档案管理信息化建设新模式探究

2021-04-04赵洪伟

信息记录材料 2021年7期

赵洪伟

（佳木斯向阳区人民医院黑龙江佳木斯 154002）

1 引言

现代医院的管理工作，需要逐渐健全信息化管理制度，推动医院档案管理系统的标准化和信息化建设。档案管理作为医院信息管理的重要组成部分，其对于医院管理工作的信息化建设具有十分重要的现实意义。只有对医院当前档案管理工作的实际情况进行系统全面的分析，探索出适合医院档案管理信息化建设的新模式，将先进的信息技术与档案管理工作进行有机结合，进而为医院档案资料价值的充分发挥提供可靠保障，以此推动医院各项工作质量的不断提高，从而促进医院的长远发展[1]。

2 医院档案信息化管理的范畴

档案是指国家机构、社会组织以及个人等在社会实践过程中所形成的具有一定价值的各种记录资料，其对于后续各种活动的顺利开展具有一定的指导意义。对于医院而言，档案主要是指在医院的发展过程中，对具有一定价值的资料进行收集、分类以及载录等，其也是医院最基础的信息资源，同时，对医院的未来发展具有非常重要的作用，为了充分发挥医院档案资料的价值，就需要对其进行信息化建设，促进医院档案管理信息化水平的不断提高。通常来说，医院档案主要包括：医疗、教学、科研、基本建设以及行政管理等活动过程中所形成的各种资料，其存在形式主要可以分为：纸质文档、电子信息、音频以及视频等方式。由于医院的档案数量繁多，为了对医院的档案资料进行系统全面的有效管理，这就需要结合医院的档案管理特点，对其进行科学合理的信息化管理，进而提高档案管理的工作效率[2]。

3 医院档案管理信息化的意义

档案资料作为在医院发展过程中所形成的基础资料，其能够对医院的各项活动进行原始、客观以及真实的反映，通过开展档案资料的管理工作，进而有助于充分发挥其所具有的查证、查考以及科学管理功能，为医院未来的长远发展起到一定积极作用。但是由于医院的档案资料繁多，这就需要耗费大量的人力物力进行管理，通过对其进行信息化建设，能够借助信息技术促进档案管理工作的全面进行。作为医院的管理者，通过对档案资料进行深入的分析研究，进而能够为各项管理措施的制定提供相应的依据，确保其能够满足医院的管理需求。

4 医院档案管理信息化新模式的建设策略

4.1 建立档案管理信息化三级制度

4.1.1 创建档案管理三级制度的必要性

创建档案管理三级制度对于档案资料而言，为了能够最大限度发挥其使用价值，就要确保档案资料的完整性，这就需要结合医院的档案管理工作特点，创建有一定针对性的档案管理信息化三级制度，即部门负责、档案室统一管理以及分管档案工作的负责人统一领导，并将信息技术与档案管理工作进行有机结合，通过信息技术进一步提高档案管理工作水平。同时，还需要采取有效的监督措施，对整个档案管理工作的开展情况进行有效的监督，确保所制定的各项制度能够得以顺利的实施。通过构建档案管理信息化三级制度，能够通过信息技术对医院的档案管理活动进行规范化的管理，确保其能够与医院的发展相匹配。

三级制度作为档案管理规范化的重要保证，其能够为各项档案管理工作提供科学合理的指导，并对档案管理工作责任进行有效的划分，将其落实到具体的个人，对责任范围进行明确的规定。

4.1.2 档案管理信息化三级制度具体创建方法

在档案管理信息化三级制度的创建过程中，作为医院的档案管理人员，需要严格按照国家档案管理的相关办法，并结合医院自身的实际情况，采用先进的信息技术，编制切合实际、可操作性强的档案管理办法。同时，还要针对不同部门在档案管理过程中职责的不同，设置符合各部门业务方面档案管理的制度，进而为医院档案管理工作的顺利开展提供相应的依据。

4.2 通过信息技术建立医院档案管理人才梯队

对于医院的档案管理人员而言，其作为档案资料管理的第一责任人，就需要对其各项档案管理工作进行更进一步的规范化，通过信息技术建立医院档案管理人才梯队，为医院档案管理工作水平的不断提高提供可靠保障。

4.2.1 重视档案管理人员的信息技术与专业培训工作

为了对档案管理人员的整体情况进行全面的掌握，这就需要对整个管理队伍进行系统全面的调查，并针对其中的薄弱部分开展相应的信息技术与专业培训。为了确保档案培训工作的顺利实施，这就需要制定科学合理的档案培训规划和培训目标和采用先进的信息管理技术，并对档案管理方面的相关知识进行及时的更新，进而促进档案管理队伍整体专业水平的不断提高。此外，在档案管理过程中，不仅需要具有专业的档案管理知识储备，还要对档案信息类型进行充分的掌握，进而为各种档案信息的进一步整合建立良好的基础。

4.2.2 制定档案管理考评体系

为了对档案管理工作的开展情况进行科学合理的评价，这就需要结合医院的档案管理工作特点，通过信息技术制定相应的考评体制，将档案管理与医疗工作进行有机结合，进而推动档案管理工作水平的不断提高。对于具体的档案考评内容，需要充分结合医院的工作实际，编制切合实际的考核细则，确保考评体系的科学性、稳定性、导向性以及可操作性等。具体来说，考评体系主要包括：档案信息资料收集的完整性、规范化以及时效性等。

4.2.3 采用信息技术加大宣传和教育力度

档案管理是一项综合性的系统工作，其工作量非常大，仅仅依靠档案管理人员难以进行全面的档案管理，这就需要医院其他各个部门的有效的配合，并且还要采用先进的信息技术，通过网络以及各种媒体在更大的范围内进行推广宣传。为了确保其他部门在档案管理过程中能够做好相应的配合工作，这就需要提高其对档案管理工作的重视程度，因此，可以通过在医院内部加强档案管理工作重要性的宣传教育。

4.3 推行医院档案管理信息化建设

4.3.1 通过医院档案管理信息化促进医院档案管理规范化

当前信息时代，档案管理工作也要进行相应的创新发展，满足新医改的发展要求，探索建立医院档案管理规范化的新模式，这就需要采用现代化的档案管理方式。通过将信息技术有效运用于医院档案管理工作，一定程度上促进档案管理工作更加系统、高效以及快捷，进而为档案管理工作提供科学合理的依据。现代化的存储技术能够为档案的查询、检索以及存储等的高效进行提供可靠保障，大大降低档案资料的存储空间，改善档案资料的存储环境，确保档案资料的存储安全[3]。

4.3.2 统一档案信息化管理标准

统一的档案信息化管理标准对于档案管理工作的顺利实施具有非常重要的指导意义，通过进行标准化的管理，有助于逐步对各种不同类型的档案资料进行进一步的整合，这就为日常各种档案数据的采集、归纳以及整理等工作的顺利进行提供可靠保障。同时，标准化的档案管理也为档案资料的有效共享建立良好的基础，确保医院的所有部门都能对档案资料进行有效的共享，这就为档案资料价值的充分发挥提供了有利条件。

4.3.3 注重档案信息的安全

为了确保档案资料的安全，就要做好相应的档案管理工作，避免重要的档案资料外泄。通过构建完善的信息安全保障体系，对档案信息资料的开放范围进行科学合理的界定，进而为档案资料的安全性提供可靠保障。同时，还要结合档案资料管理的现状，制定有针对性的电子信息档案保密制度，确保重要的档案信息能够得到安全的保障。此外，在对档案管理进行信息化处理的过程中，需要结合档案信息安全管理工作的需求，对档案管理系统进行及时的更新维护，消除其中存在的各种漏洞，还要做好档案信息的备份管理工作，进而为档案资料的安全性提供可靠保障。

4.3.4 采用先进的信息化档案管理技术

通过结合医院档案管理工作的需求，将先进的信息化管理技术与档案管理工作进行有效的融合，促进档案管理工作水平不断提高。日常工作过程中，需要及时关注国内外先进档案管理信息化技术，进而对管理技术进行及时更新，确保能够为医院档案管理工作的顺利进行提供可靠保障。