基于物联网技术的智能化档案管理探讨

2021-04-04刘娅琛

信息记录材料 2021年11期

刘娅琛

（威海市人才创新发展院山东威海 264200）

1 引言

物联网技术在智能档案管理中发挥着重要作用，让档案管理工作更加高效和简单。物联网可以提高软硬配件配备水平，可以实现档案自动化生成及管理，可以完善档案存储环境监控系统，将传统的档案管理模式转化为智能化、数字化的档案管理模式，全面提升档案管理的综合水平，推动档案管理技术的改革发展[1]。

2 物联网在档案管理中应用的必要性及可行性

2.1 物联网在智能档案管理的必要性

物联网是基于信息技术形成的一种综合性技术模式。物联网让互联网以及实物之间形成了紧密的联系，基于物联网技术能够实现远程操作控制[2]。档案管理是机关企事业单位经营管理中的重要内容，特别是面对巨大的档案资料，能够做到有效的管理和利用就显得尤为重要。在档案管理中积极利用物联网技术，提高档案管理智能化水平，是档案管理发展的必然需求。基于档案智能化管理，可以完成从档案资料保管环境到保管方式的重大变革。物联网让档案管理环境更加可控，如基于物联网技术的支持，可以远程控制档案室的温度、湿度等，也可以检测档案室的灰尘量，对于提高档案管理实效性有着积极作用。在智能档案管理方面，物联网可以改变传统档案管理工作中对于人工的依赖，工作人员可以不用身处档案室环境中完成各项工作。物联网技术支持下，档案管理只需要利用智能途径，将参数进行设置，就可以利用物联网技术完成操作和调控。

2.2 物联网在智能档案管理的可行性

物联网在智能档案管理中的应用，需要基于可行性目标进行分析。通过对物联网技术的实践研究，国家信息产业部门获得了全面有效的研究数据。通过数据分析可以得到物联网在档案管理应用方面的可行性数据报告。物联网技术在档案管理的各项具体工作中，都是发挥了行之有效的技术支持优势。物联网作为一种新兴的信息产业，具有广阔的应用前景。国家信息产业部门也基于物联网技术，出台了相应的技术发展政策，为物联网在智能档案管理中的普及运用提供了政策层面的支撑。国家档案局也积极尝试利用物联网来改变档案管理工作模式，使物联网档案管理体系更为健全。

3 智能化管理在物联网应用中的关键技术

物联网技术一出现就受到了社会广泛的关注。物联网的概念最早由比尔·盖茨提出，这个概念的提出，主要是为了将计算机信息技术更好地运用于社会生活生产层面。物联网技术依托于传感器、识别器、扫描器等设施，在互联网与实物实践构建关联渠道，控制指令可以基于这个渠道进行传递。物联网技术的核心是RFID技术，这个技术可以通过电子标签方式，将普通的电子设备转化为具有网络连接功能的智能设备。RFID技术作为物联网应用的重要基础，可以利用计算机中央处理器来完成信息数据的交互。随着物联网技术的不断成熟，从外部电子标签模式逐渐转化为纳米识别模式，也就是基于一个微小的电子元器件来将实物与互联网连接。电子元器件能够采集到实物运行的各项数据，通过读写装置和通信传输，将信息数据送达到中央处理系统中，基于智能程序来进行自动分析和控制。这种技术在智能化管理中呈现十分显著的应用优势和价值，是智能管理发展的必然方向[3]。

4 物联网技术进行档案智能化管理的对策分析

4.1 物联网可以提高软硬配件配备水平

智能档案管理工作中，为了更好地支持物联网技术的应用，需要提高软件硬件配置水平。物联网技术运用于档案管理实践中，无论是档案管理信息数据的采集还是传输和处理，都离不开计算机软件、硬件。如档案室内配备的温度感应器、烟雾感应器以及门禁等，都属于硬件设施，而档案管理系统需要管理软件的支持，通过数据库软件可以储存大量的档案数据。软硬件配置水平，直接关系到物联网技术的应用效果。在智能档案管理中，需要加大资源投入力度，确保物联网智能管理目标的有效实现。在物联网技术实施中，各种软、硬件配置要有效兼容，并纳入一个统一的体系中来协作完成具体管理任务。如利用物联网软、硬件构建一个管控体系，体系中基于不同的管控目标进行层级划分，如感应层主要是采集档案管理中的各种信息，网络层则是控制互联网环境，并保证网络交互的稳定性和可靠性等。物联网软、硬件方面，要基于实际的档案管理需求来进行开发和完善，如现有的物联网识别技术主要是基于射频和感应模式的。在智能档案管理中，由于不同单位档案管理要求程度不同，部分单位档案具有较高的保密性，因此在利用物联网进行档案资源智能管控时，还要注重物联网识别的加密。因此，物联网识别技术中结合了身份识别、权限识别，利用计算机硬件和软件构成的系统，建立安全识别通道，这样可以大大提高智能档案管理能力[4]。

4.2 物联网可以实现档案自动化生成及管理

档案管理工作的核心目的，就是对档案信息内容进行规范化的管理，从而使档案资料归档、调取和使用更加便捷有序。每个单位在持续发展的过程中，必然会导致档案资料的不断增加，因此对于档案管理工作而言，提高管理效率成为非常关键的目标。物联网技术是基于信息技术发展的，具备了信息技术批量处理信息的优势。在目前档案管理中，大部分原始档案仍然以纸质媒介为主要记录载体，在智能化档案管理实践中，需要将这些纸质档案信息转化为数字档案，才能够有效地存储在计算机数据库当中，便于利用信息途径进行档案资料分类、整合和使用。在档案信息的数字化生成方面，物联网技术有着积极的应用价值。物联网能够在实物与网络媒介之间建立联系，也就为档案资料的数字转化提供了方便。机关企事业单位，可以在最初收集和整理原始档案时，就为数字档案转化预留出相应的便捷途径。纸质档案的管理，要从资料整理和归档开始，这项工作中，档案管理人员可以一边进行整理，一边利用计算机制作档案数字标签，从而为后续的物联网技术运用奠定基础。物联网技术中的核心技术，即RFID技术，具备感应扫描识别功能。在档案管理工作中，对于大量的档案信息内容，可以智能读写设备，将纸质内容批量扫描，并读出具体的信息，转化为数字格式的档案资料。在物联网技术运用中，可以在此基础上进行深入的加工处理，如将扫描读写出的档案信息，通过电子标签方式进行整合。电子标签已经逐渐缩小，只需要一个较小体积的电子器件，就可以表达出大量的信息数据。电子标签可以贴在档案盒上，在具体的智能档案管理工作中，工作人员想要了解档案盒中所有档案内容，无需打开档案盒取出档案进行查阅，只需要利用物联网技术，通过读出设备去识别电子标签，该标签记录的所有信息都可以被直接看到。

随着物联网技术在智能档案管理中的普及，该项技术也不断成熟。将物联网技术与智能技术进行结合，将智能机器人作为档案管理的重要角色，可以让档案生成和管理更加高效和准确。智能机器人作为物联网控制的媒介和终端，可以通过远程控制和指令方式，让档案管理智能机器人模仿人工管理行为，在接到档案管理指令后，会通过物联网信息予以分析和判断，从而快速准确找到档案资料的位置。智能机器人可以智能读取到电子标签上的信息，并通过物联网媒介传递到档案管理系统平台，档案管理人员可以直接完成一系列的档案工作[5]。

4.3 物联网可以完善档案存储环境监控系统

物联网技术的管理功能还表现在对档案管理环境的监控方面。物联网是一种先进的技术手段，也就具备了智能操控的基础条件。将物联网技术融入信息档案管理系统中，可以借助信息手段来实现智能控制[6]，如在档案管理中需要对档案管理环境的各种情况进行掌控。信息设备具有较好的物联网特性，如监控摄像头能够连接互联网，能够具备自动控制功能，这就为物联网技术实施提供了可能。物联网应用中，只需要将这些电子设备与互联网相连接，并借助信息技术，将监控设备进行远程操作，如控制监控摄像头的拍摄角度和范围等。档案资料中的大部分原始资料都是以纸质形式存在的，一旦发生火灾或者浸水情况，将会严重威胁档案安全，因此防火防水也是档案管理工作的重中之重。物联网技术能够基于在档案室中的感应设备，随时收集档案室内的烟雾数据，为了能够提高智能档案应急反应能力，可以同时加装电子报警器，当感应到超过指标的烟雾后，报警器就可以及时报警。档案管理人员可以快速进行处理，提高档案管理水平。除了上述电子设备可以用于物联网控制，现代门禁设施也可以接入到互联网中，在智能系统控制下，门禁设施可以识别进入到档案室人员的面部、指纹或者通行卡信息等，这样可以最大程度保证档案安全。