关于做好医院宣传档案管理工作的思考

2021-04-04汤伟陈东

中国卫生产业 2021年13期

汤伟，陈东

山东省胸科医院党务部，山东济南 250013

随着社会的不断建设和发展，医院所面临的发展压力和竞争压力逐渐提升，医院需要借助一些科学、合理的方式提升医院的影响力，实现医院的可持续发展。医院的宣传档案管理是医院档案管理工作的一部分，是医院宣传工作的基础，医院需要借助医院的宣传档案管理工作提升医院各项宣传工作质量的提升，为实现医院职工思想品质的提升和医院美好形象的树立打下基础[1]。此外，就当前医院的建设和发展分析，医院需要借助宣传工作提升自身在社会中影响的深度和广度，并在宣传的过程中提升医院职工的凝聚力，为医院的长期建设和发展打好思想基础，确保医院能够在未来的发展中始终拥有较高的发展潜力和发展优势，所以医院需要给予宣传档案管理工作充足的重视，不断引导相关工作人员就当前宣传档案管理工作的现状进行分析，明确医院宣传档案管理工作的工作范围，找到其中存在的问题，并有针对性地进行解决，提升医院宣传档案管理工作的工作质量和水平，让医院宣传档案管理工作在医院的建设和发展中发挥出应有的作用和价值。

1 医院宣传档案管理工作的范围

为实现医院宣传档案管理工作质量和工作水平的提升，医院相关工作人员必须明确医院宣传档案管理工作的范围，并将工作范围内的各种资源材料进行收集、分类和管理，为医院的建设发展和宣传工作打下基础[2]。就当前医院档案管理工作的现状分析，医院宣传档案管理工作内容主要分为文字类型和录像照片类型档案。其中文字档案包含医院内部的新闻宣传、医院内部发表的刊物、医院各个科室及医院职工个人的事迹材料，甚至是社会媒体的新闻宣传等。而视频图像类的宣传档案包含医院各项事务的照片资料，比如各省市级领导现场指导工作的图片和视频、外籍专家及学者的指导视频及图片、医院义诊及科普活动的图像资料，甚至是医院召开的各项会议音视频资料等[3]。

2 医院宣传档案管理工作的现状

为满足医院现代化建设的需求，近年来，各个医院都从自身发展的需求出发，积极融入了一些先进的管理制度、工作技术以及先进的设备，在这种发展的趋势下，医院整体的管理工作逐渐进入了信息化建设的阶段，同时医院也借助这种信息化发展的优势，极大提升了医院的档案管理工作水平[4]。相对于其他档案管理工作而言，医院的宣传档案管理工作重要性并没有体现出直观的价值，让部分领导和基层工作者忽视了对宣传档案管理工作的建设，而这种忽视导致部分医院的宣传档案管理工作建设的质量和水平较低，更不利于宣传档案管理工作作用和价值的体现[5]。就当前我国部分医院宣传档案管理工作的建设而言，其存在的问题主要表现在以下几个层面。

2.1 管理机制不健全

管理机制的不健全是部分医院存在的重要问题，宣传档案管理工作虽然属于档案管理工作的一部分，但是在实际工作中，部分医院档案管理工作者却并未重视宣传档案管理的工作，大部分的宣传档案都集中在医院宣传部门工作人员的手中，相对于统一化的档案管理工作而言，由医院宣传人员进行宣传档案管理的工作模式，不仅将各种宣传资料进行了分散，降低了宣传资料的使用价值和使用效率，同时也会因为宣传人员缺乏必要的档案管理工作意识和方法，导致各种宣传档案混淆、宣传档案遗失以及宣传档案外泄等事件频发，导致医院的宣传档案管理工作混乱不堪，难以在医院的建设和发展中体现出宣传档案管理工作存在的意义[6]。

2.2 管理方式单一

管理方式单一是当前部分医院宣传档案管理工作中存在的重要问题，而且在医院档案管理工作的信息化建设中，管理方式单一的方式显得更加突出和明显，部分宣传档案管理工作人员在管理工作中依赖于医院各部门宣传档案上交，再进行数字化保存的管理模式中，并未深入地对这些宣传资料进行分类和管理，不仅限制了各种宣传资料价值的发挥，也令医院宣传工作的质量和水平始终无法提升，让医院宣传档案管理工作存在的价值和意义被淡化，而这种发展状况也加深了医院部分领导和相关工作人员对宣传档案管理工作的不重视[7]。

2.3 档案管理不完善

档案管理不完善是对医院宣传档案管理工作质量和水平影响较大的关键因素。对于医院宣传档案管理工作而言，相关工作人员应当发挥出自身的主观能动性，主动对医院建设和发展中有利于医院持续建设和发展的各种宣传资料进行收集和管理，为医院各项宣传教育活动打下基础。但反观部分医院的宣传档案管理工作，部分宣传档案并未被医院宣传档案管理工作者进行收集和保存，依旧掌握在医院各个部门相关负责人或者医院宣传部门员工手中[8]。充分地体现出了医院档案管理工作的不完善，覆盖度不高的问题，为实现医院宣传档案管理工作质量和效果的提升，医院宣传档案管理者需要基于实际工作的需求进行思考，提升宣传档案管理工作的广度和深度。

2.4 软硬件设备落后

软硬件设备落后的问题是医院宣传档案管理工作中存在的重要问题，虽然在信息化建设的背景下，各大医院也将档案管理工作纳入了信息化建设的范围内，也从一定程度上推动了医院档案管理工作各软硬件设备的更新，但相对于医院的财务档案管理工作、职工信息档案管理工作等，医院并未将宣传档案管理工作的软硬件设备的更新提上日程，让宣传档案管理相关的工作主要依赖于各个部门自己的工作设备进行管理，从一定程度上提升了医院宣传档案的分散程度，降低了医院宣传档案管理工作的质量和水平[9]。

3 医院宣传档案管理工作中存在问题的原因

为实现对医院宣传档案管理工作质量和水平的提升，医院相关领导应当发挥出自身的引导作用，引导相关工作人员基于实际工作深入地进行分析，找到导致这些问题产生的原因，为医院能够有针对性地采取应对措施打下基础。

3.1 档案管理工作创新不足

与其他档案管理工作不同，医院的宣传档案存在方式和产生的路径具有一定的独特性，它可能来源于医院日常工作和社会发展的各个方面，包含一些国家政策、相关会议、文件资料，甚至是医院工作中的一些比较平凡、普通的工作。而这种独特的产生方式需要宣传档案管理工作者能够积极地创新工作管理的方式，提升医院宣传档案管理工作的广度和深度，从医院建设和发展的各个角度进行宣传资料的收集。但就当前我国部分医院的建设现状分析，档案管理工作的创新不足是导致医院宣传档案管理工作中存在问题的主要因素之一，正是由于档案管理工作的创新不足，才会产生类似于档案管理方式单一、覆盖程度不够等情况的产生[10]。

3.2 相关工作人员的认识不足

正确的思想认知是确保医院宣传档案管理工作质量的重要保障，只有相关领导和基层工作者能够正确地认识到宣传档案管理工作的重要性，才能让医院宣传档案管理工作的质量和水平得到提升。但根据我国部分医院宣传档案管理工作的现状分析，相关工作人员的认识不足仍然是宣传档案管理工作中存在建设不足的重要因素，因相关工作人员的认识不足，导致医院在宣传档案管理工作制度、机制等方向的建设不足，也导致医院缺乏在宣传档案管理工作建设中的经济投入，令医院宣传档案管理工作基础建设落后于医院的整体建设，无法为医院的建设和发展提供长久的助力，难以真正体现出宣传档案管理工作的作用和价值[11]。

3.3 基层工作者的工作素养不足

人才是医院各项工作的基础，只有让医院的人才建设与医院的整体建设相适配，才能让医院各方面的建设质量和水平得到有效提升。但是相对于医院其他科室的建设而言，医院宣传档案管理工作中部分工作人员的工作素养不足，导致医院宣传档案管理工作的质量和效果始终无法得到有效提升。在这种因素的影响下，导致医院宣传档案管理工作中存在以下方面的不足：①宣传档案管理工作不规范，部分宣传档案并未按照科学、规范的方式进行管理，医院宣传部门在开展相关宣传工作时，档案管理人员并不能及时、准确地找到满足医院宣传工作需要的资料[12]；②宣传档案管理方式单一，部分宣传工作人员并不能主动、积极地深入到医院各项工作基层中进行资料的收集，大多数资料都是由各科室自行收集和上报，体现不出宣传档案管理工作人员在该项工作中的价值；③宣传档案价值挖掘程度不足，医院宣传档案的价值并不仅仅在于医院各项事务的宣传层面，必要时也能够为医院的稳定存在和可持续发展提供必要的建议，但因为相关工作人员自身素质有限，导致其在工作的过程中并未能实现对各种宣传档案价值的挖掘，让宣传档案管理工作的实际价值缩减，为宣传档案管理工作的建设和发展带来了较大的消极影响。

3.4 档案管理工作内容和界限不明

档案管理工作内容和界限不明，对于医院宣传档案管理工作人员而言，只有明确了档案管理工作的内容和相关界限，才能让相关工作人员更好地融入实际的工作中，实现对各种宣传档案的收集和管理。但就当前部分医院宣传档案管理工作分析，宣传档案管理工作内容和界限不明是导致医院各项工作存在问题的重要原因，因这种档案管理工作的内容和界限不明，让相关工作人员在实际工作中存在较大的工作局限，未能将医院各职工个人发展、医院发展以及国家发展等进行联系，间接导致医院宣传工作也存在一定的局限性[13]。

4 提升医院宣传档案管理工作的路径

4.1 重视档案管理工作基础，加强宣传档案管理体系建设

为了能够有效提升医院档案管理工作的质量和效果，医院应当从宣传档案管理工作的基础出发进行思考，构建出一套完善的档案管理体系，从而实现对医院宣传档案管理工作中存在的各项问题进行有效解决。为此，医院可以从以下角度进行思考；①加强医院宣传档案管理工作制度的建设，借助医院宣传档案管理工作制度的建设加强对相关人员进行引导，令其能够深入到医院各项基层工作中进行宣传资料的收集。比如医院可以要求宣传档案管理工作者定期参与到医院各部门的紧要会议中，或者医院的义诊、科普活动中进行资料的收集[14]；②细化医院宣传档案管理工作的内容，针对医院宣传档案收集、整理、分类、管理等工作环节中的每一个环节都制定出详细的工作细节，促进医院宣传档案管理工作的规范化建设，让医院宣传档案管理工作能够根据医院实际工作的需求，及时地出具相应的档案[15]；③加强医院宣传档案管理工作机构的建设，将医院宣传档案管理工作交给专业的工作人员和专门的管理部门，将医院各个部门和宣传部门的工作人员从档案宣传档案管理中解放出来，促进医院整体工作效率的提升。

4.2 重视档案管理工作质量，转变相关工作人员思想认知

为了能够让医院宣传档案管理工作体现出自身的价值，医院在建设和发展的过程中可以立足于档案管理工作的质量，以转变相关工作人员的思想认知为基础，促进医院宣传档案管理工作整体建设质量和水平的提升。为此，医院可以从以下角度入手：①重视医院宣传档案相关领导人思想观念的转变，引导相关领导人在医院宣传档案管理工作中发挥出自身的引导和监督作用，督促相关工作人员及时地发现工作中的问题，并进行整改，促进医院宣传档案管理工作质量的提升[16]；②重视医院宣传档案负责人的思想转变，要求其在医院宣传档案管理工作中能够以自身为示范，引导各基层宣传档案管理人员能够以实际工作的需求出发，将医院宣传档案管理工作的科学化、规范化、高效化建设提上日程，确保医院宣传档案宣传工作能够在医院建设和发展中发挥出应有的价值[17]；③重视对医院全体员工思想观念的转变，医院可以加强对医院宣传档案管理工作重要性的宣传，引导医院全体员工都能够积极地参与到医院宣传档案管理工作中，实现医院宣传档案管理工作资料收集质量和效率的提升，为医院宣传档案管理工作质量和效果的提升打下基础。

4.3 重视管理人员业务水平，提升管理人员专业技能培训

宣传档案管理工作人员的业务水平是确保医院宣传档案管理工作科学化、规范化建设的重要基础，为提升医院宣传档案管理工作的质量和效果，医院应当将管理人员业务水平的提升重视起来，借助管理人员业务水平的提升，促进医院宣传档案管理工作质量的提升，为此，医院可以从以下角度进行思考：（1）重视宣传档案管理工作人才的选聘，从人才建设的源头入手，提升医院对宣传档案管理人才的要求[18]。为实现人才业务水平的提升，医院要注重对人才两方面的要求。①档案管理人才的档案管理素养，确保其能够借助专业的理论知识和管理方法，实现对医院宣传档案的规范管理。②档案管理人才的信息技术素养，确保其能够灵活地运用各种现代化的信息技术实现医院宣传档案管理工作的高效管理[19]。（2）加强医院宣传档案管理工作人员的培训，为医院宣传档案管理工作人员提供自我提升的途径。为实现对相关工作人员的有效培训，医院除了借助传统的讲座、经验交流和培训活动之外，还应当借助一些现代化的方法，激发医院宣传档案管理工作人员的主观能动性，让该部分工作人员也能够借助MOOC等专业化的学习网站，自行进行学习，提升自己的业务能力。

4.4 重视管理工作基础建设，及时更新档案管理软硬件设备

宣传档案管理工作的基础建设是医院宣传档案管理工作的重要基础，为此，医院需要及时地对医院宣传档案管理工作中所涉及到的软硬件设备进行及时更新，确保其能够满足实际宣传档案管理工作的需求[20]。为了让医院宣传档案管理工作软硬件设备能够发挥出应有的价值和意义，相关工作人员应当根据这些软硬件设备及时调整工作管理制度和管理体系，让软硬件设备的建设水平、工作管理制度的建设水平以及宣传档案管理体系的建设水平三者相适应，真正实现医院宣传档案管理工作质量和水平的提升。需要注意的是，医院在引入先进软硬件设备的同时也要考虑医院的实际发展水平和实际工作的需要，避免造成医院资源的不必要浪费。