浅析人工智能技术在档案管理中的应用

刘靖锋

（渤海大学 辽宁 锦州 121013）

1 引言

现代档案管理一直存在较大难度，因为档案在归类、查询、整理中都较繁琐。但是人工智能与大数据技术的运用，提高了档案的管理效率。人工智能在档案运用过程中，主要将档案数据化、档案分类以及分层次管控。人工智能可以自动识别档案中的文字、数据、图片，并且通过大数据的计算，最终转化为计算机可编辑的信息，从而进行归类、检索、管理、控制。人工智能运用到档案管理中，是档案管理发展的必然趋势，也是时代进步的内在要求[1]。

2 人工智能技术简介与问题的提出

人工智能技术是计算机科学技术的一个分支，它以芯片为基础，并且产出一种以人类智能相似反应的智能机器。因此，人工智能技术包括机器学习、图像文字识别、大数据运算与智能化模式识别等。人工智能技术就是将这些领域通过计算机和终端设备运用到实际生活之中，从而提高工作效率。而现代档案的管理也比较复杂，因为档案主要由文字、图片、录音、影像等多元素构成，这些元素都是非常重要的凭证。运用普通的计算机对档案进行录入、管理，必然花费时间长，同时也需要投入大量的人力、物力。而运用人工智能技术，则可以迅速将档案录入到计算机设备中，并且根据大数据、云计算对档案进行归类与检索。这样一来，既有利于维护档案，也有利于方便档案查询。所以，本文则对人工智能技术对档案的运用提出探讨。

3 人工智能技术在档案管理中的运用

人工智能可以自动识别档案，同时还可以自动录入档案，并且将数据转化为可编辑、可操作的信息，从而提高了档案管理与维护的效率。加强人工智能对现代档案管理的运用，也减少了人力资源与管理成本[2]。

3.1 文字信息录入

在档案管理中，文字在档案占有的比重非常大。人工智能设备能够自动识别与扫描文件，将相关纸质档案都录入计算机系统之中，人工智能对数据、信息处理的效率非常高。对文字信息的录入，解决了档案信息录入的重要问题。

3.2 图片录入与格式转换

在现代档案管理中，也有一些相关照片、图片。人工智能设备可以把图片录入后，转化为计算机能够处理的格式。图片是档案重要构成，人工智能设备可以快速将图片转换为计算机能够处理、识别、阅读的格式，还能够与计算机相关音频进行结合。通常情况下，图片分为彩色图片与黑白图片，而人工智能技术可以及时识别图片，并且智能调整图片分辨率，从而保障图片的质量。

3.3 音频录入与修复

音频是现代档案的凭证。人工智能设备与大数据软件相互结合，可以修复不同年份的录音、图像。人工智能设备与计算机相互结合条件下，能够运用4 K超高清技术修复影像与录音，尤其是将黑白的影像修复为彩色影像，这也会让人们更加深入了解具体事件。对黑白音频原始音频的彩色修复，更加清晰地还原了当时的情境。并且录入录音、图像以后，人工智能与大数据、云计算系统，可以直接与相关图文档案进行匹配，实现音频、图文的结合。而且录入人工智能设备的档案保管期限长，能够长期、大量地存储不同形式与文件格式的档案。而且利用音频资料，人工智能还可以与虚拟现实技术相结合，在实景中展现出多维影像，从而更加生动地还原当时的场景。

3.4 对档案归类管理

人工智能与云计算相互结合，可以处理、归类复杂的信息。对于不同时期的档案、文献能够迅速归类，而且还可以根据档案的用途进行划分。人工智能对档案归类、整理，这也充分地使得档案管理实现规范化。人工智能还可以使用卷积神经网络算法对档案进行整理，从而促进对档案的划分与规划工作。人工智能设备也具有外延性，可以设置相关的档案查询端口，人工智能端口可以智能识别查询者的语音、影像并提供相应的档案资料。

3.5 智能安防管理

人工智能会根据档案的密级设置相应的模式识别与保护措施，使得档案的保管更加趋于安全性。用传统的方法对档案进行保密保管，不仅仅投入大量的人力，保密的工作、流程也趋于复杂。而且传统的方式保管档案，也存在着档案丢失、泄露的风险。人工智能可以实现人体面部识别、指纹识别、语音识别以及人体生物识别，为档案提供了多模态的安全防护，也提高了档案保密、保管的安全性。

总之，人工智能在档案的管理中，可以有效地录入文字、信息以及图片格式转换，从而能够提高档案管理的效率，同时也减轻了相关工作人员的档案管理难度。

4 人工智能在档案管理中的意义

人工智能在现代档案管理的主要意义，就是促进现代档案管理的高效化、系统化，同时也降低了档案管理的成本，提高了档案管理的效率，并且人工智能对档案具有修复作用，能够更好地保管各种各样的档案。

4.1 提高了档案管理的效率

人工智能运用到现代档案管理中，有利于提高当代档案工作人员的管理效率。人工智能将会以智能化、信息化的方式，让管理员能够有效地对历史档案进行整理、查询、归类。档案工作人员直接通过人工智能终端保管档案。而且人工智能直接将图文、音频档案进行数字化、信息化转换，并长期存储在计算机档案管理系统中，因此使得档案工作人员简化了工作程序，同时也降低对档案的管理成本。

4.2 提高了档案保护的安全性

传统的方式保管以及转运档案，都会存在档案泄露的风险。而运用人工智能技术，则可以从多模态系统去设置相应的安全防护等级，并且加大了对档案的安全防护，降低了档案泄露与遗失的风险。而且对于档案转运方面，人工智能对档案进行数据化、信息化的加密性处理，并且与量子通信结合传输，从根本上保障了档案传输、接收的安全性。

4.3 使档案查询更加简便

当档案被人工智能录入计算机管理系统以后，查询档案也变得更加便捷。人工智能设备只需要识别档案查询者的语音，就可以匹配到相关档案。而且人工智能设备所展现的档案也具有层次性，如果档案查询者只有一般的权限，那么人工智能端口也只会展现对外公布的档案。如果档案查询者拥有高级别的权限，那么人工智能端口就会展现密级高的档案。所以，人工智能通过多模态的识别，使得档案查询者更加便捷。

4.4 激发了人们对重要事件的深入认识

档案是反映相关重要事件的重要凭证，而对档案的解密，能够促使大众更加全面地认识事件真相。解密的档案，通常会在档案馆、图书馆展出。人工智能设备可以用人性化的方式去讲解相关档案，并且还可以用虚拟现实技术将档案中的音像、录音展现给大众。人工智能能够根据人的参观需求，以多方面、多角度的方式进行展现，从而激发了人们对重要事件的深入认识。

总之，人工智能有利于档案管理高效化，并且提高了对档案保密保管的安全性，对于档案查询者来讲，也可以更加简便地查询档案。人工智能对档案的解密与公示，可以与虚拟现实技术相互结合，激发人们的好奇心。所以，人工智能运用在现代档案管理中，具有可行性。

5 人工智能在档案管理中的运用策略

如今人工智能正处于蓬勃发展时期，部分行业也开始尝试人工智能的运用。而档案管理相关工作本身也具有特殊性，所以我国需要加快人工智能技术在档案的运用，并且逐步实现推广。

5.1 加大统筹管理，实现重点推广

目前，人工智能技术正处于初步发展阶段，具有强大的生命力。但是，人工智能的研发与运用，也花费了大量的预算。对于人工智能技术的推广，需要加大统筹管理，将其上升为重要战略。在省级工信部门的统筹安排下，首先应该针对省级档案馆、图书馆、博物馆推广人工智能技术，然后再向各个地级市档案馆、图书馆、博物馆推广，最终使得档案管理行业都能够使用人工智能技术。

5.2 加大对人工智能的硬件开发

如今人工智能的软件系统、云计算系统已经初步取得成果，并且在我国部分图书馆文献检索与管理中发挥重要作用。但是，人工智能是软件系统与硬件系统的有机统一。我国目前在人工智能硬件设备开发存在一定不足，所以需要加大对档案人工智能技术的硬件投入，在关键“卡脖子”技术中，必须坚持独立自主的研发，尤其是在芯片、人工智能终端设备方面必须加大科研攻关。因此，还需要坚持创新导向的政策，鼓励相关人工智能研发机构始终坚持创新研究。

5.3 完善人工智能多模态识别开发

人工智能技术的多模态识别模式非常重要，这也是人工智能技术在档案管理、保密中的具体体现。因此，我国相关企业以及科研机构，需要进一步完善对人工智能多模态系统识别的开发，不仅仅是档案工作人员进行识别，同时还需要具备复杂条件下对不同人员的识别，因为人工智能决定着档案查阅的权限[3]。

6 结语

本文主要对人工智能技术在现代档案管理中的运用进行探讨。人工智能技术是以计算机为载体，并对图书馆进行高效管理的技术。人工智能技术可以运用在档案文字录入、相关图片、音像、资料以及对档案划分与归类之中。人工智能技术有利于提高档案工作人员的管理效率，降低管理成本，同时提高了档案的保密性，确保档案在管理与转运中更加安全。对于档案查询者来说，人工智能技术简化了查询方式与程序，使得其更加简便地查询档案。人工智能技术可以对黑白音频进行4K彩色修复，尤其对声音进行智能识别。总之，人工智能技术不仅仅影响到档案管理，同时也对社会发展具有积极促进作用。