事业单位档案管理信息化建设问题及改善策略探究

2021-04-04赵瑾

信息记录材料 2021年4期

赵瑾

（山东省海河淮河小清河流域水利管理服务中心山东济南 250010）

1 引言

随着现代信息化技术的快速发展，加强事业单位的档案信息化管理非常重要，也是将来事业单位档案建设创新发展的主要趋势。注重开展事业单位档案信息化管理，一方面能够改善档案管理现状，提供新的发展思路，另一方面也能够强化档案管理效率，提高档案管理的科学性与合理性，从而更好的发挥事业单位档案的应用价值。当下，许多事业单位也在积极的进行档案管理信息化改革工作，加大信息化技术在档案管理中的应用，但是在实际开展工作过程中，依旧存在较多的问题，不仅阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐，同时也无法充分发挥档案管理信息化优势，对事业单位档案管理的深层次发展产生不利影响。为此，本文分析了事业单位档案管理信息化建设的意义，指出了其中存在的问题，在此基础上提出了加强档案管理信息化建设的举措，为推动事业单位档案管理信息化建设不断发展提供支持。

2 加强档案管理信息化建设的必要性

2.1 有助于强化档案管理工作效率

事业单位在进行档案管理信息化建设时，可以将以往通过纸质方式记录的各种资料转化为电子档案，之后将其导入并储存到计算机应用软件中，并构建一个健全的计算机档案管理信息化体系。许多事业单位的档案规模十分庞大，如果采用以往的档案管理方式，会产生较大的问题，比如档案资料查询、调用等，而通过档案管理信息化建设，能够在计算机上快速检索出需要档案资料，便于相关人员进行查看和使用，可以极大的降低档案查询的时间，还能够使得档案管理更加规范化，改善档案管理的工作效率[1]。

2.2 有助于促进档案的规范化管理

以往事业单位在进行档案管理时，档案资料中的各项内容都需要人工进行填写，然而由于每一位工作人员的思想与习惯不同，会导致填写的内容、格式以及字体等差别较大，不利于档案的规范化管理。而通过档案管理信息化的构建，对档案管理的录入设置了规范化的要求，实现了档案资料的共同整理与共享，促进档案资料的规范化管理。

2.3 有助于改善档案管理的安全等级

在相当长的时间内，事业单位各项资料的记载都是以纸质形式存在的，在进行存储过程中，往往会出现较多次的翻阅，一方面会导致字迹清晰度降低，另一方面也难免会产生破损。此外，随着存储时间的延长，纸张会变得又薄又脆，很容易产生损坏，从而导致重要资料的遗失[2]。而在档案信息化建设中，将各项资料以数字化形式存储在计算机中，通常来说只有按时进行计算机数据的备份工作，才可以确保档案能够长久保存。另外，通过数字化形式来进行档案的管理与存储，不需要额外提供较大场所来放置档案资料，节省了不必要的成本开支。

3 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

3.1 未充分意识到档案管理信息化建设的重要性

由于在事业单位中，档案管理工作显得较为轻松、简单，看似可有可无，实际上却是一项十分重要的工作，工作人员也难以在这些工作上取得较大突破。在这样的背景下，许多事业单位的管理人员没有清晰的认识到档案管理工作对事业单位未来发展的隐性价值，仅仅简单的将档案管理工作当成是常规的事务性工作，不能够为事业单位产生良好的经济价值[3]。此外，事业单位档案建设过程中，需要单位在人力与物力上给予较大的支持，这也对事业单位档案管理信息化建设产生较大阻碍。

3.2 档案管理信息化建设未形成统一的规范

事业单位档案管理信息化建设是一个长期的、复杂的工作，需要在建设过程中严格遵照统一的规范进行，从而为后期开展信息化档案管理提供便利。在将纸质档案转变为数字化档案时，工作人员应当要按照相应的标准进行转化，保证数字档案的规范性[4]。然而，从当下事业单位档案管理信息化建设现状来看，许多事业单位没有建立完善的档案分类标准，也没有严格落实国家相关规范与标准，同时在进行转化中存在文件标题与内容不吻合的现象，这些问题都导致了事业单位档案管理信息化建设工作进程缓慢，取得的效果也不理想。

4 事业单位档案管理信息化建设策略研究

4.1 从思想上重视档案管理信息化建设

积极开展事业单位档案管理信息化建设工作，企业不仅不需要提供专门的场所进行档案储存，有效缩减档案管理的存储费用，同时也能够确保档案存储不会随着时间的延长而出现破损和遗失。除此之外，档案信息化管理还可以显著改善档案管理的效率，方便工作人员进行档案资料的检索和查询，强化档案资料的利用程度，更好的挖掘出档案资料的应用价值，为事业单位的改革创新与发展提供精准的数据支持[5]。事业单位管理人员应当要充分认识到开展档案管理信息化建设的意义，改变以往的思维方式，构建良好的信息化意识。充分将当代信息化技术应用到档案管理工作中，促使事业单位档案管理信息化建设工作的深层次发展，进一步挖掘出档案资料的应用价值，确保事业单位档案管理工作能够满足信息化时代需求。

4.2 加强高水平档案管理信息化工作团队建设

随着事业单位档案管理信息化建设的不断进行，对档案管理工作人员的要求也越来越高，不仅要拥有一定的档案管理方面的知识，同时也要掌握信息化应用知识和技能，为此，为了确保事业单位档案管理信息化建设工作的顺利进行，还需要不断进行高水平档案管理信息化工作团队建设。首先，针对已经处于档案管理工作岗位的职员，事业单位可以开展主题培训活动，鼓励工作人员积极主动参与到档案管理信息化技术学习中，熟练掌握一些档案管理的信息化软件应用方法，不断强化自身的信息化水平。另外，事业单位还可以要求专业的档案管理信息化人员到企业开展演讲，向工作人员系统的阐述档案管理信息化工作开展流程与方法，或者亲临到档案管理工作现场，针对事业单位档案管理信息化建设现状，明确后续的档案管理信息化建设方向与途径，为推动档案管理信息化建设工作顺利进行奠定基础。其次，事业单位还应当要积极从外引进兼具档案管理与信息化技术的复合型人才，不断提高档案管理队伍的信息化水平，推动事业单位档案管理信息化建设工作平稳、有序进行。

4.3 构建健全的档案管理信息化建设标准

事业单位在平时工作中，因为工作事务非常多，导致产生的档案资料也是各式各样，有些档案资料是以文字形式记载的，也有些是通过图片、视频等形式呈现的，这就要求事业单位在进行档案管理信息化建设工作中，不仅要进行纸质档案向数字化档案转变，也要构建一个健全的档案管理信息化建设标准，确保完成的数字化档案能够按照特定的规则与规律放置，提高档案管理的规范性[6]。当下，我国制定了纸质档案数字化规范标准，事业单位在遵守该标准的同时，也要结合自身的实际状况，构建符合自身情形的信息化建设标准。除此，事业单位还需要紧紧围绕实际状况，贯彻落实到档案管理实际工作中，例如，应当要规范档案资料的转化形式、保证档案资料内容的完整性、确保资料主题与内容相符合等。