医院办公室档案管理的特点及其应用分析

张 悦

青海红十字医院办公室，青海 西宁 810000

1 前 言

医院办公室当中的档案管理工作经过了很长一段时间的发展，正在不断地实践过程当中得到更加全面的完善。医院办公室档案管理时医院发展过程中重要记录，其管理工作水平在某种程度上也决定了医院后续的发展水平，因此，为了更好的推进医院发展进步，让其能够更好地为社会大众服务，必须对医院内办公室档案管理进行更加深入的研究，对医院内部办公室档案管理工作存在的缺陷问题加以明确，对其存在的不足之处进行改善，进一步提高医院办公室档案管理水平[1]。

2 医院办公室档案管理特点

2.1内容多 伴随着科学技术的进步，医院内部办公室当中的文档管理也在不断地完善，医院办公室文档管理的种类也越来越复杂和多元化。其所包含的内容有：医院内部的管理机制、业务条例、总结以及设计等等具有专业指导性的信息，这类信息在医院职员流动时期以及更新换代时期具有非常明显的效用。其次时医院进行组织或者参与的会议信息文件以及照片等等资料。再次是医院当中上级部门传达的具体信息，比如国家卫计委所下发的条例、医院必须要进行落实的法律法规等等。最后是医院当中发生的核心事件的具体信息，比如医院所赢取的荣誉、签发的文件、医疗矛盾记录文件、医生选聘和晋升记录档案以及其他的常规性文件等等在内的具有价值的信息资料。

2.2模式多元 医院当中的档案信息并非只有一种模式，而是具有极为多元的模式，主要有三种。其一为文字文档，文字文档是其中最为常见的一种档案模式，所采取的记录手段为纸质档案，记录所涉及的内容也极为复杂，主要包含有病历、人事以及会计，还有医院报刊以及杂志等等具有医疗常识的内容，属于医院办公室档案当中的重要形式之一。其二为声像文档，这类文档其实就是图片、视频以及音频等等声像信息，比如医院会议或者其他活动当中的图片和录像，还有电视广播等等传播媒介当中的医疗常识类报道等等。声像文档还存在直观性学习以及还原真实场景等等特点，在医院当中办公室文档管理期间的作用非常大。其三为网络档案，当今是互联网快速发展的时代，网络资料容量大且传播速度快，医院内部进行医药常识宣传和普及必须要适当借助网络这一媒介进行宣传，医院当中网络上所出现的各类文档就属于网络文档[2]。

3 医院办公室档案管理具体应用措施

3.1创建完善的制度 医院在日常运转期间，临床科室都是最为显著和重要的科室，这也就导致医院当中的办公室档案管理工作受到了重视度往往不高，为此，医院内部的管理人员必须要重视起档案的管理工作，提高该工作的地位[3]。首先，医院中的管理人员必须要给予办公室档案管理工作充足的资金投入，只有投入了才能够对该工作进行更加全民的规划，建立起更加有效的档案管理方式。之后医院必须要以国家下达规章为依据，同时依据医院特点对医院当中的档案管理工作进行重构以及细化，对档案管理相关制度进行完善，提高医院办公室档案管理工作内容的制度化、规范化以及系统化。此外，还需要配备好充足的档案管理人员，对管理方式进行转变，由原先的分散式管理转化成为集中性管理，提升医院档案管理效率，充分实现资源整合。

3.2强化信息化管理力度 医院档案管理中实现信息化管理是日后的发展趋势，因此，医院必须要投入充分的资源，为其配备全面的软件和硬件设施，这也是完成好医院中档案管理工作的重要前提。实现，必须在办公室当中进行现代化办公设备的配备，采取网络信息技术的方式创建其医院内部完善的档案管理系统。此外，还需要档案管理安全性进行提升，避免其被病毒攻击、信息丢失以及窃取等等。在管理期间信息共享上，还需要对使用人员权限进行设置，提升档案信息管理安全程度。除此之外，必须对档案管理信息化进行正确对待，在此期间必须要明确信息化仅仅是档案管理工作的一种手段，采取信息化并不能够解决档案管理工作中出现的所有问题，信息化方式仅仅是为了提升医院档案收集、处理以及传输等等工作的便利性，相关管理人员一定不可以过于依赖信息化系统[4]。

3.3对档案管理工作人员综合素质进行提升 在进行医院办公室档案管理工作期间，相关工作过人员的综合素质极为重要。为此，医院必须要对档案管理工作人员进行定期培训，更新期知识以及技术水平。此外，还需要多鼓励档案工作相关人员在外进行实践学习，多学习先进的管理技术。同时，医院内档案管理人员还需要再日常多学习档案信息化管理知识，拓展自身视野，提高工作水平。医院办公室档案管理人员除了需要具备知识技能之外，还需要具备一定的责任感以及职业道德，在工作中运用自身崇高的责任心以及优秀的职业道德为医院档案管理工作创建更高的价值[5]。

4 结 语

总而言之，医院办公室当中的档案管理工作是一项长期且系统化的工作，对于医院内部建设以及综合竞争力的提升具有极为重要的作用。伴随着国内新医改的推进，使得医院当中的医疗系统信息化和科技化的程度也越来越高，医院除了需要进行基本医疗服务之外，还需要实现医院管理工作的透明化以及高效化。为了实现这一目标，医院实现办公室档案管理信息化极为重要，为此，必须要对档案管理工作过人员工作积极性进行激发，提升医院档案管理要求，实现医院办公室档案管理信息化。