提高高校档案利用率的基本路径

档案，是社会活动的真实记录，是回忆过去、记录现在与描绘未来的承接载体和辅助工具。高校档案管理工作，就是以檔案收集、整理、利用为手段，为学校的教学服务和科研助力。近年来，随着档案意识普遍提高，高校档案管理工作取得长足进步。但由于软硬件条件制约，高校档案利用率始终低位徘徊，致使效能没有充分发挥。资源闲置就是最大浪费。因此，如何有效提高档案的利用率，更好服务教学科研中心工作，成为高校档案管理者关注的话题。

一、 高校档案管理工作的非凡价值

高校档案与教学管理、科研实验活动相伴相生、如影随行，流淌着历史的记忆，记录着卓越的成就，预示着光明未来，既具有过去的查考性、历史的完整性所包含的重要意义，又有缜密的逻辑性、连续的系统性所拥有的现实用途，也具有长久的专业性、深远的学术性的非凡价值。具体来说：

（一）提升科研水平的有力武器。高校档案中珍藏有科研过程中历史的、忠实的记忆。详实的实验数据、准确的操作方法、清晰的科研过程、惨痛的失败教训、丰厚的科研成果、精细的科研经费被详细全面的记录下来，具有历史凭证价值和参考利用价值。通过查询卷帙浩繁的科研档案，能够深刻洞悉高校过往的教研水平，全方位检查问题、宽口径搜集数据、无缝隙有序衔接、大力度攻坚突破，为再攀学术高峰打下坚实基础。

（二）深化教育改革的宝贵资源。高校档案记录的是师生在教育教学过程中，经过日积月累、反复筛选、重重考验，最终形成的集体劳动成果和生动智慧结晶，是历史岁月变迁、思想动态演变、教育理念传承的客观反映，因此具有充分的说服力和丰富的感染力，是可供研究、借鉴的宝贵资料。通过利用高校教学档案，仔细对照、理性评价、充分论证，能够客观公正、全面准确评估当前教学质量，为推进教育体制机制改革提供有益借鉴。

（三）传承校园文化的精神财富。透过高校档案，可以探寻高校自诞生开始、重大发展进程、影响深远变革的历史轨迹和客观规律，了解高校曾经拥有的长久历史、创造的辉煌成就、培养的知名校友，继承历届高校师生共同打造、薪火相传的经典集萃，不断增强对各个学院、学科、专业历史和科研成果的全面深入了解，塑造校园文化、传承发展历史、实现先辈希冀，可提高师生归属感增强凝聚力、升腾师生自豪感激发向心力。

（四）开展党政工作的坚定基石。党政工作是高校管理的导航仪和生命线。高校党政工作档案包括学生学籍档案、教师人事档案，还包括党员档案资料和政务活动资料，对于严格师生管理、规范党团组织、扎实开展活动、构建政治生态具有现实意义。通过党政档案管理利用，可以有序推进行政机构改革、不断优化院系结构设置、持续完善教职工绩效考核，为人事改革、行政管理提供依据，有利于提高党政工作的质量效果。

二、 当前高校档案利用中存在的主要问题

高校档案里蕴藏着无穷无尽、稀缺罕有的珍贵史料和宝贵财富。按道理应当门庭若市、趋之若鹜，但实际上冷冷清清、门可罗雀。丰富资源与需求人群不匹配，供需之间存在不对称、不平衡。主要问题是思想存在误区、管理手段落后、编研水平不足等，表现为：

（一）思想上重视程度不够。高校管理者对档案利用存在偏见，“重保管、轻利用”思想根深蒂固，受“不出事便了事”的错误理念影响，将档案收集保管作为聚焦重点，认为开发利用产生不了明显效益，没必要大动干戈浪费人力物力、兴师动众消耗经费时间，处于被支配地位，属于细枝末节，无足轻重、不值一提。档案工作人员在收集整理、清尘防虫、恒温除湿上忙忙碌碌、兜兜转转，而利用工作宣传不够、手段单一，只靠案卷目录提供检索服务收效甚微。

（二）制度建设上存在缺失。制度建设夯实基础、利于长远。高校档案管理工作要想有声有色，首先必须要有系统完备的档案管理制度，才能便于查考利用。但是在实际工作中，有的高校档案管理部门成为“近亲繁殖温床”“安排家属自留地”，没有配备科班出身的、专业懂行的档案管理人员，有的没有出台管理制度和细则章程，有的出台了没有按要求落实，导致档案管理工作人为影响大、随意性较强，原始信息不完整、文件归档不及时、档案管理不规范，甚至出现原件遗失不知所踪、残页缺损污毁等问题，严重影响了利用质效。

（三）管理手段相对滞后。由于有些高校资金投入不足，档案管理采用传统人工方式，信息化、科技化、便捷化程度较低，没有融入信息技术和网络技术，分类、整理、利用手段落后，让检索不方便不迅速，影响用户体验，降低了利用效率。对于档案从业人员培养和培训力度不够，难以满足现代化档案管理利用工作要求。高校档案管理信息化建设步伐迟滞，档案管理系统存在“数据壁垒”“信息烟囱”现象，只能在档案馆内检索利用，不能与校园网络实现档案信息联网共享和实时利用。

（四）从业人员素质有待提高。档案管理人员自我轻视，认为身处“冷衙门”，干的“打杂活”，发展“没前途”，荣誉感降低积极性不足，使命感下降主动性缺位，心灰意冷、自暴自弃，对档案管理和馆藏内容的自我认知、主动宣传不够，对于如何服从服务高校中心工作，如何提高档案利用率等缺乏深入思考。有的从业人员“半路出家”“赶鸭上架”，缺乏专业系统知识，档案保密与公开分类“拿捏不准”，错误“接二连三”重复出现。有的年龄偏大，不会运用电脑设备进行档案管理，造成馆藏档案无法发挥价值，难以高效利用。

（五）编研质量水平不高。高校档案利用中，编研工作仍是短板弱项，基本处于“有编无研”状态，大多奉行“拿来主义”，统计数据照搬摘录、原始材料“照方抓药”，编史修志、文件汇编以编为主，学术研究、深度编研较为少见，编研成果含金量、价值度偏低。为此，打破“画地为牢”“坐井观天”的局面，发挥系统优势提高效用性、实现资源共享提升针对性，以教学科研人员为服务对象，扩大传播利用的普及性、广泛性，有的放矢、靶向治疗提高编研成果的质量水平。

三、 提高高校档案利用率的实践路径

有为才有位，贡献定地位。高校档案管理，不能固步自封、作茧自缚，认为做好档案资料守护神便高枕无忧，而要跟随时代脚步跳出“象牙塔”，运用信息技术不当“温室花”，转变观念、主动作为，成为知识提供者、决策咨询者，才能提升地位、展现作用，占据一席之地。提高档案利用率便是“先手棋”，重点要做好以下工作：

（一）转变观念，提高认识。思想是行动的先导，思想认识到位，行动才能坚决有力。提高高校档案利用率，关键在于观念转变。一方面，要变“边缘”为“重要”。高校管理者要更新观念、提高认识，摈弃档案管理“说起来重要、忙起来不要”的错误做法，从人财物方面“真金白银”予以支持，将档案管理工作作为有机组成，纳入高校整体发展规划“大盘子”当中，促使各部门对标对表，主动参与档案管理，为有序高效进行档案管理扫清障碍、铺平道路。另一方面，要变“被动”为“主动”。高校档案工作者要改变“只为领导决策服务”的狭隘观念，牢固树立为教学科研中心工作服务的意识。要总揽全局掌握教学科研重大成果，主动而为积极做好资料收集整理，集思广益不断扩大服务范围，众志成城拓宽开发渠道，使档案利用工作地位凸显、角色重要。

（二）加强宣传，扩大影响。只有名气大、口碑好，才能影响深、利用率高。要提高档案利用率，必须用好“大喇叭”，提升知名度。一要载体丰富。灵活运用网站、专栏、展览、讲座、广播等多种方式，开展密频次、宽口径、无死角、广受众宣传，让档案利用入心入脑、润物无声，让利用档案蔚然成风、竞相效仿。二要内容生动。内容上要喜闻乐见、趣味盎然，可以传授档案分类、编号、查询业务的基础知识，贴近师生生活、激发利用兴趣;可以介绍馆藏档案内容、数量、查阅须知等背景信息，做到技不压身、有备无患。三要适度得当。宣传工作既要列计划、出方案，又要接地气、合实情，既提高档案利用认知度，又不加重教职工负担，让其自觉参与或主动配合档案收集、整理、利用各步骤、全过程，确保收集齐全、整理有序、利用有效。

（三）运用科技，提高效率。科技让生活更美好、让利用更便捷。一要加快信息化建设。加快档案信息化、现代化、科技化步伐节奏，建立将大量的纸质文档转换成为数字形式的信息化档案管理平台，使档案利用因为大数据更加科学化、由于云计算规范化、因为移动互联网便捷化。开发符合实际、灵活实用的数字化管理软件，保证规范性、兼容性和稳定性，提高管理效率，满足利用需求。二要高效开发利用。对利用者进行数据分析，认真研究发掘联系性、找出规律性，对照使用习惯和兴趣偏好进行资料汇编、实施深度开发，提高档案在信息检索利用中的广泛性。三要做好网络维护。在提高档案信息开放性和普及度同时，充分研究档案管理平台存在不足和深入分析管理软件隐患风险，避免信息泄露，确保网络安全，创造安澜利用环境。

（四）建章立制，明晰责任。制度建设，能够强基固本，规范行为效果。一要建立健全责任体系。高校要通过设立机构、配备专员方式，强化档案管理主体责任，让专业人干专业事，省事省力效果好。同时明确各院系配合责任，指定兼职人员，在专业人员指导下做好收集、移交工作，确保及时收集、迅速归档、内容全面、系统完整，为有效利用打下坚实基础。二要明确工作目标。在档案整理工作中，要根据材料的不同类别，明确目标、制定标准，认真鉴别、准确分类、科学界定、编排有序，做到整齐划一、不重不漏、有据可查、有章可循，便于查找利用。三要建立健全标准规范。对档案的进馆移交、收集整理、装订归档、检索利用等各个流程，制定详细规章制度、明确操作标准和具体要求，才能树立标杆、明确规范，提高整体利用效率。

（五）精细加工，深度编研。编研是为了更好、更快、更高质量利用。一要深度挖掘开展编研。要在日常档案汇编收集中，擅于发现功能素材做有心人、深度挖掘特色资料做细心人，对于准确详实、涉猎广泛归档素材，进行去粗取精深层开发，总结提炼精品资源、拔高升华研究价值，有序有效有用编研档案信息。二要围绕中心开展编研。要有大局意识，进行通盘考虑，对高校教育、科研重大成果及时了解、全面掌握，在系统完整、广泛收集档案资料基础上，深度加工、明确主题，形成内容新鲜、形式创新的编研成果。三要满足需求开展编研。以满足广大师生和科研人员需求為出发点和落脚点，找到档案编研与市场需求的最佳结合点。利用档案编写“教案汇编”“论文文摘”“科研成果汇编”等实用性强、利用率高的编研成果，拓宽编研题材，弘扬传统文化，传播科技知识，满足实际需求。

（六）提升素质，优化服务。素质优质才能服务优质，从而实现利用质量效果提升。一要加强职业道德建设。鼓励从业人员“干一行爱一行精一行”“做行家里手，不当半瓶醋”，立足岗位发光热、兢兢业业做贡献、遵章守纪不逾矩，为档案利用者提供优质高效服务。二要提高业务能力素质。加强档案管理业务知识和信息自动化技能培训，克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂，一干不会”现象发生，不断提高档案开发利用能力。三要建立奖优罚劣机制。充分发挥考核评价“指挥棒”作用，明确档案管理人员的作业标准和工作绩效，通过激励制度和惩戒机制，提高利用准确率和服务主动性，准确、迅速、及时、标准地把档案提供给需求者。

档案利用是管理目的和初衷，是实现价值途径和归宿。高校档案管理利用工作是高校日常工作的有机组成和重要一环，只有档案利用率不断提高、水平精进，才能促进数据利用方便快捷、信息查考准确迅速、文件检索实用方便。因此，高校档案管理工作责任重大、使命光荣，应在思想上高度重视“拧紧发条”、在宣传上强化沟通“扩大影响”、在制度上不断完善“有章可循”、在编研上精细加工“铸造精品”，在素质上逐步提升“业务精进”，才能促进档案利用效率水涨船高和高校工作水平突飞猛进。

参考文献：

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[2]朱进.高校档案管理工作存在的问题及对策探析[J].河北工程大学学报（社会科学版），2015，04：49-50.

[3]段红艳.高校档案管理中存在的问题及对策研究[J].才智，2014，27：52.

（作者简介：德措（1980-）女，青海乐都人，藏族，本科，研究方向：高校档案相关。单位：青海师范大学。）