论物资集中采购的灵活性改进问题

[摘 要]物资集中采购是当前大中型企业集团普通采取的管理措施，在规模优势的同时也存在灵活性不足的问题，例如，采购速度和时间的不灵活，供应商的选择余地少，采购物品备注统计不清楚。文章结合集中采购的设置原则和存在缺陷，就如何在灵活性方面做出改进以及具体的改进措施做出了探讨。

[关键词]物资集中采购;大中型企业;整合资源需求

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.03.168

1 物资集中采购管理的原则

目前国内各大工矿和制造集团企业中，物资集中采购成为普遍实施的管理措施，其主要目的是整合所属下级单位企业在某些物资需求的规模，形成规模优势与供应商进行谈判或竞价，从而转变成规模效益和价格优势，大幅度降低生产成本，同时防止内部管理漏洞和腐败行为的发生。

物资集中采购的一般管理原则有三个：一是设置集中采购中心，可以按地理区域设置区域性的集中采购中心，也可以按专业设置不同专业的集采中心;二是建立供应商体系，就近供应、就近采购;三是整合市场物资资源和供应商资源，进行源头采购，大幅度降低物资采购成本。

集中采购的主要目的和原则就是充分利用规模优势，需求达不到一定规模，就不能实施集中采购，只有达到一定规模之后，才能具有规模效益，享受到规模效益的好处。因此，实施集中采购必须紧紧围绕规模这个中心，才能充分发挥它的优势和作用。

首先，企业必须科学评估和整合资源需求，做到信息共享，科学预测，超前谋划，合理编制物资需求量和设备标准，特别是针对市场化、标准化的物资，进行整合预测和统计，可以进行大规模的集中采购、集中管理，减少成本，增加采购透明度，有效促进管理的集约化、专业化和信息化程度。实践证明，物资集中采购、集中运输、集中储存、集中配送、集中供应是转变管理理念、实现利益最大化的有效途径。

其次，实施区域集约化。在物资管理理论中有著名的“8-2”理论，即80%的价值集中在20%的物资中，80%的用量集中在20%的用户中，这个理论说明了物资采购的区域集中、品类集中的特点。因此，集中采购应当以有优势的采购区域为重点，对能够形成采购优势的采购量进行充分整合，从而形成重点区域内的采购规模，以达到吸引实力供应厂商、提供最优价格的目的，实现规模聚集效应。

再次，供應商伙伴化。集中采购的需要量是一种预测量，具有很大的不确定性，一定程度上带有远期期货的特征，这就要求供应商具有一定的调节能力，不仅在量的变化上能够弹性供应，在价格上也应该有一定的能力跟随市场价格的变动进行主动调节，与采购单位形成共进退的伙伴关系，在供应期间按要求按时、按量、按质进行供应，甚至灵活调节价格。

最后，定价机制合理。集中采购招标时要考虑的价格因素主要有：当前市场的条件;投标报价机制的合理性;供应结算条款的合理性等。单纯的最低价中标是一种不负责任的行为。供应商在报价时也要对招标文件进行充分研究，注意自身的供应能力。

2 物资集中采购的灵活性缺陷

集中采购虽然有规模化优势，也具有抑制物资采购领域腐败现象的良好作用，但是，它并不是十全十美的管理方法，也不是治疗腐败发生的万能良药。集中采购的缺陷也非常明显，最明显的就是集中采购造成了灵活性降低，特别是采购速度下降、供应商选择狭隘、物资标准和价格死板不能灵活调整等，主要体现在以下三个方面。

（1）采购速度和时间不灵活。集中采购在一般情况下是材料种类多，采购量大，所以采购时机是物资采购人员和生产人员最关心的问题。比如与价格浮动密切相关的大宗材料，如钢材、矿石、煤炭、石油等，价格波动很大，如果采购最佳时机错过，那么价格差异就会很大，对应的生产成本可能会产生非常大的影响。这类物资往往用量大、价值高，是大型企业集中采购的重点内容，是否采用集中采购或是以何种形式进行集中采购是值得商榷的。

（2）供应商的选择余地小。集中采购大部分是带量采购，生产规模和生产成本达到一定水准以上的供应商才具备这样的中标条件，这就排除了一部分优质供应商，不利于用户的选择，也不利于用户与供货商建立伙伴关系，无法在紧急情况下或特殊情况下利用相关资源满足需求。

（3）在采购落地后，由于企业采购信息化建设不足，沟通不畅，可能需要对采购标准和数量价格进行调整时出现困难。这种情况也是比较多见的，会对企业的材料采购产生较大的影响，采购成本可能会增加，影响整体项目或企业内部的资金流动，对经济效益产生直接影响。

此外，集中采购还会面临一些问题，诸如用户主体层级低，用户分散，采购实施后落地难，需求计划的准确性很难达到要求、不能做到科学系统的分析，采购周期不确定、资金与费用周转出现困难，采购人员缺少专业知识与经验，供应商管理不到位，供应商竞争不充分等，都是需要注意与克服的问题。

3 集中采购的灵活性改进措施

针对上述集中采购在灵活性方面的缺陷，可以进行适当改进，或强化管理手段，解决底层用户的困难，满足用户相应的需求。

（1）分类集中采购模式。集中采购也会有一些灵活的形式，采购单位应根据物资的特点进行不同模式的选择。对采购量、采购物资属性和物资所属专业进行综合统计，通用类的大宗物资和关键物资按上级集采中心的要求进行统一上报归集，实施统一集中采购，这类物资如钢材、燃油、水泥等;对专业性强和技术标准要求高的设备物资，应由上级集中采购中心和下级单位用户按区域或专业组织联合集中采购，这类物资如车床、车辆等进口设备等;通用类的零星物资，实施上级监督、下级集采中心组织的二级或三级集中采购，这类物资如五金、劳保等。无论实施哪一种方式，都必须严格执行采购程序和中标结果，不得擅自更改合同价格。

（2）集采信息统计分析分类。集中采购的重点在于做好采购计划编制与审查，对同类或类似项目合并，采购产品种类减少，才能达到规模效应。涉及不同项目产品的类别、性质、功能等条件基本相同或相近时，应进行合并采购，以达到扩大采购规模的目标，有利于提高集中采购的工作效率。提前着手进行物资采购需求的分析与预测，研究物资的消耗规律，提前制订物资需求计划，便于进行分类归集。提高物资计划的及时性和准确性，这是集中采购工作中的重点。

（3）对市场价格信息的全面掌握。市场价格是集中采购的关键，在采购前必须提前掌握当前市场价格的走势，研究分析价格信息，选择合适的时机进行集中采购;如果采购量较小，合计采购金额不大，一般是采取组织方式，也就是将功能相近或可配套的项目进行归并组合，进行综合采购，达到扩大采购规模的目的。合同履行过程中也必须对市场价格进行关注和分析，对实际采购成本进行监测和控制。

（4）更加灵活的供应商动态管理。分地区分类型掌握大型以及常用供应商的信息，建立长期稳固的伙伴关系，便于在特殊情况下进行灵活的标准和价格调整。集采中心单位应给予下级采购部门一定范围的授权，可以根据特殊情况调整供应商、标准及价格，只要是整体有利于采购单位以及不违反合同的前提下，比如集采中标单位供应量及质量不能满足用户要求，产品市场价格出现暴涨暴跌等反常情况，下级采购单位有权自行调整供应商。必须建立供应商动态评价机制，从质量、价格、服务、及时性等方面进行综合评价，筛选出业绩表现良好的供应商，逐步建立起长期合作伙伴关系，在合同签订、采购数量、结算付款等环节给予优先合作。

4 结论

灵活性改进后的集中采购，有利于建立协同供应链管理，实现信息资源共享、科学组织材料计划的良好意识;有利于实现总成本最优而不是采购价格最低;有利于建立起命运共同体意识，促进双方价值理念趋同，实现协同发展、共同壮大的双赢目标。

参考文献：

[1]杨先武.集团制施工企业集中采购新策略研究[J].经济管理，2016（2）.

[2]谢亚梅，张瑞麟.集中采购在工程项目管理中的应用[J].技术与市场，2019，26（5）.

[作者简介]曹红波（1972—），女，蒙古族，内蒙古通辽人，本科，工程师，通辽发电总厂有限责任公司计划部合同管理，研究方向：物资采购、合同管理。