互联网时代高校档案数字化资源的建设研究

黄福泉

（潍坊学院继续教育学院，山东 潍坊 261061）

1 引言

高校档案数字化是指各高校利用各项信息技术将各类载体的档案资源转换成数字化的档案信息或者挖掘新的档案信息，并将其以数字化的形式进行存储，利用计算机系统进行管理，构成现代化的信息管理体系。互联网时代背景下，档案数字化资源建设不仅有助于开发和利用高校档案信息资源，还能提升高校智能化、信息化水平，从而满足各高校日益增长的档案资源服务需求。国家档案局和教育部门也明确要求各高校要做好档案数字化资源建设工作。然而现阶段部分高校在进行档案数字化资源建设时仍然面临诸多的难题如数字化资源建设人才稀缺、建设规划和整体布局不合理、档案数字化意识淡薄等。各高校要坚定档案数字化建设的决心，加快完成新时期档案管理模式的转型升级，积极探索档案数字化建设的有效路径。

2 高校档案数字化资源建设内容

高校档案数字化资源建设的主要内容为以下几项：其一，信息资源的开发。档案数字化相较于传统档案最大的区别便在于资源的载体不同。随着互联网信息技术的发展，许多档案资源信息开始以电子档案、视频、音频等虚拟载体呈现，这些在高校办公过程中产生的数字化档案资源同样需要进行归档。相关档案工作人员需要全面收集和开发高校的信息档案资源，将其通过信息档案管理系统转交到档案馆，确保信息档案资源完整。其二，建立专题数据库。区别于传统档案存储空间档案室，数字化的档案资源会被存储在一个个专题数据库中包括文字档案数据库、光盘数据库、多媒体数据库等，方便后续档案资源的管理和调用。相关档案工作人员需要将数字化档案进行归类处理，将其存储在正确类别的数据库中，为高校师生提供高效的档案资源服务。其三，馆藏档案数字化。在档案资源数字化建设完成之前，各高校的档案室中已经囤积有大量的纸质档案资料，将这些传统媒介的档案资源转换成数字编码的形式同样是高校档案数字化资源建设的基础工作之一。相关档案工作人员需要使用高速扫描技术提取出传统媒介的档案资源信息，并将进行压缩、格式转换，存储入数据库中，建立起数字化的档案馆。

3 现阶段高校档案数字化资源建设存在的问题

3.1 数字化建设意识不足

我国高校档案数字化资源建设处于缓慢推进的状态，相较于其他领域的信息化一直处于不温不火的状态，并没有走在档案数字化建设的前沿。多数的档案管理人员和档案使用人员已经习惯于传统的档案管理和利用模式，抱有传统的档案建设和发展意识，对档案数字化建设持观望态度，并不希望档案数字化资源建设过于影响他们的实际工作和服务体验，这导致高校在档案数字化建设方面难以做到大刀阔斧的改革，从而造成档案数字化建设进展缓慢。与此同时，高校档案数字化建设的资金投入也是一笔不菲的费用，这对于本就有巨大的科研资金压力的高校而言，无疑是多了一项资金负担，尽管有国家的专项资金拨款，各高校能挤出的建设资金也是相对有限，不足以长期、够量地供档案数字化资源建设工作消耗。部分高校即使有心推进档案数字化改革，也碍于资金匮乏的问题，形成“巧妇难为无米之炊”的局面。为了催促各高校积极完成档案数字化建设，我国各省档案局和教育部门将档案数字化建设进度列入了各高校的档案工作的年度考核范围内，希望借此提高各高校的档案数字化建设意识，但效果并不理想。由于缺乏科学的指导建议和足够的借鉴经验，各高校仅凭自主研究和琢磨而构建的数字化档案体系质量参差不齐，还有待完善。

3.2 建设人才稀缺

人才稀缺是我国各行业在信息化建设时普遍都会面临的问题，在高校档案数字化资源建设领域也不例外。互联网时代背景下，单靠传统档案工作人员显然无法满足档案数字化建设需求。从知识层面上看，传统的档案工作人员有着丰富的档案管理经验和相关专业知识技术，但却缺乏信息技术能力，难以为档案数字化建设提供有效的策略。而有着专业互联网信息技术的工作人员对档案管理又不够了解，专业不对口，造成建设成果与预期效果存在较大的差异，再加上各高校的档案工作人员一部分为学生或教师兼职，这进一步压缩了档案数字化建设人才团队。

3.3 缺乏合理规划和深入建设

我国各高校已经陆续开展档案数字化资源建设工作，但由于缺乏合理的规划，没有根据自身学校发展状况进行调整，从而出现了诸多的问题。档案数字化资源建设并不是一项单一的项目工程，而是一种全方位的档案服务体系搭建。部分高校盲目地追求数字化档案的数量，或是购置大量的数字化档案资源和信息化设备，却没有将其真正转化为信息化档案管理的优势，造成档案数字化建设投入大、数字化资源利用率低的局面。

4 互联网时代高校档案数字化资源的建设策略

4.1 及时更新档案建设理念

互联网时代背景下，档案数字化资源建设俨然是档案管理未来的发展方向。各高校要树立档案数字化建设理念，提高对于档案数字化资源建设工作的重视，将其纳入校园智能化、信息化发展战略中，从战略全局的角度对档案数字化资源建设进行科学合理规划，有组织、有目的地一步一步推动档案数字化资源建设工作开展，“因校制宜”，在摸索过程中发展问题，解决问题，不断调整档案数字化建设方向，同时加大档案数字化建设的资源投入，完善数字化所需的软硬件基础设施配置，确保高校档案数字化资源建设工作能顺利完成。

4.2 打造高质量的建设人才团队

信息技术和档案管理专业人才是高校档案数字化建设工作能顺利开展的关键。各高校要坚持内培外引的人才团队建设原则，针对在岗的档案相关工作人员开展信息技术培训，使其掌握基础的数字化档案管理技能，后续进行持续跟进训练直到成长为足够参与档案数字化资源建设的人才。与此同时，各高校还要面向社会招聘同时兼备数字信息处理能力和档案管理知识的建设型人才，调整本校的档案管理员工结构，借助高端人才的眼界、档案数字化建设知识技术以及建设经验来突破数字化建设缓慢的僵局，从而推动高校档案资源数字化建设朝更高层次迈进。

4.3 引入各项信息技术提升建设效能

计算机技术、互联网技术、电子扫描技术、大数据技术等各项前沿信息技术是高校档案数字化资源建设的基础。一切数字化档案管理和服务功能的实现都依赖于这些高端技术：电子扫描技术可以完成对纸质档案数字化的转化；大数据技术提升了数字化档案资源管理调用工作的效率和质量；互联网和计算机技术可以将数字化的档案资源通过档案管理系统向全体师生开放，实现资源的共享。各高校要关注前沿技术的研发状况，根据档案管理和使用的实际需求有机融合各项信息技术，从而不断完善档案数字化资源管理体系的功能和服务。

4.4 健全数字档案调用和管理制度

档案资源数字化建设内容包括数字档案调用和管理制度的建立。传统的档案管理模式显然已经无法适用于数字化的档案资料。各高校要立足于自身档案数字化资源建设进程，不断优化原有的档案管理制度内容，删除不适用的条例，基于新功能添加相应的管理方式，从而使得管理制度能随着数字化档案资源建设工作的推进不断完善。

5 结论

综上所述，档案数字化建设工作是互联网时代各高校全方位信息化建设的重要内容，可以有效提升档案管理工作的效率和质量。各高校要明晰互联网时代档案管理改革发展的特点，提前做好档案数字化建设的总体布局和规划，加大数字化建设的资金投入，深入开发高校档案信息化资源，培养和引入高质量的档案数字化建设人才，利用各项前沿互联网信息技术构建数字化档案管理体系，健全数字档案调用和管理制度，从而加快推进档案数字化资源建设，使得档案资源能更好地为高校其他工作服务。