探究信息技术在事业单位档案管理中的应用

2021-03-31龚水英

西部皮革 2021年2期

龚水英

(福建省晋江市养正中学，福建晋江 362261)

引言

随着信息技术的不断发展，其在我们日常生活与工作中的应用也越来越广泛。而事业单位作为我国机构的重要组成部分，信息技术的应用可以给事业单位的各项工作带了非常大便利，尤其是在档案管理工作中，很多事业单位由于时间关系，堆积的档案信息越来越多，而这些档案如果已经采取纸质的形式进行管理，很容易出现损坏、丢失等问题，而且一旦发生这种问题就很难再挽回。因此，将现代信息技术应用到档案管理工作中，是当前各大事业单位必须要予以重视的工作内容之一。

1 信息技术在事业单位档案管理中的应用现状

随着信息技术的不断发展，很多事业单位也在档案管理过程中对其进行了应用，但是应用效果却不够突出，究其原因，是由于很多事业单位在信息技术的应用方面还存在很多问题，使得信息技术在档案管理方面的优势难以得到充分发挥，从而降低了档案管理的工作效率。当前，信息技术在事业单位答案管理中主要存在以下几点问题。

1.1 缺乏先进的档案管理观念

目前，部分事业单位还在以一种传统的思想观念看待档案管理这件事，为了减少单位的用工成本，部分事业单位聘请的档案管理人员年龄往往偏大，对于新鲜事物的接受程度差，会先入为主的认为信息技术没有传统纸质档案管理的安全度高，缺乏对信息技术的重视，使得信息技术在档案管理中的应用效果不够明显[1]。但人总是会犯错的，传统的以人工手段处理档案管理的方式，极易因人员疏漏而造成档案数据或档案信息遗漏，甚至可能会导致档案信息失真。

1.2 现代信息技术应用不足

目前，我国的现代信息技术发展的非常迅猛，可谓是日新月异，所以事业单位要想跟上时代的步伐，必然要对档案管理系统进行实时更新，尤其是计算机网络系统，这可是档案管理工作要用到的核心工具，所以事业单位要想及时的应用到先进信息技术，就必然要对计算机的软件以及硬件进行更新，并一直保持下去，如此现代信息技术的优势才能在档案管理过程中得以充分发挥。

1.3 缺乏高素质的管理队伍

目前，仍有部分事业单位缺乏对档案管理工作的正确认识，认为其只用看管好档案就可以了，所以，缺乏对组建档案管理人才队伍的充分重视，档案管理队伍缺乏高素质的专业人才，这极易影响事业单位工作的高效开展[2]。与此同时，部分事业单位在招聘档案管理工作人员时，没有明确的聘用标准，有的即便是有相关聘用标准，但在招聘时也无法严格落实，使得最终招聘的档案管理人员良莠不齐。另外，事业单位也没有定期对已有档案管理人才队伍进行培训，使得档案管理人员的专业素养难以提升，从而阻碍了档案管理工作的发展。

2 信息技术在事业单位档案管理中的应用策略

2.1 充分落实档案管理制度

事业单位应严格按照《档案法》的要求制定健全完善的档案管理制度，并加强对相关人员培训的重视，帮助工作人员树立正确的档案管理观念。同时需将合理应用现代信息技术纳入其中，使其以制度的形式来规范档案管理人员的工作，让档案管理人员的工作向标准化程度迈进，促使档案管理工作质量及效率得到提升。这样一来档案管理工作也会更加具有层次性，如此当有问题出现的时候，工作人员也就更容易找出问题的根源，从而及时的采取有效措施解决问题，让档案管理工作更加有条不紊的进行下去[3]。与此同时，事业单位还要加强档案管理工作的监督力度，并建立完善的考核制度，将档案管理工作和薪资待遇挂钩，以激发档案管理人员工作热情及积极性，促使工作人员以更高的热情、更积极的态度来投入工作。如此才能更好的提高档案管理的工作效率。

2.2 组建高素质档案管理队伍

事业单位在组建档案管理人才队伍时，应该加大投资力度，聘请专业的档案管理人才组建专业的管理队伍，队伍中的档案管理人才不仅要具备较强的专业素养，同时还要具有应用信息技术的能力，这样在进行档案管理时才能科学合理的应用信息技术，使得信息技术的优势可以得到发挥，从而提高档案管理工作的效率和质量[4]。另外，事业单位还应该定期对档案管理工作人员进行培训，培训的内容包括但不限于信息技术的各项技术与能力。这样一来，档案管理工作人员才能及时更新自身的知识储备以及技能，为事业单位的档案管理工作做出更突出的贡献。

2.3 利用信息技术的云储存和备份

事业单位应用信息技术进行档案管理时，其首要任务就是将原本纸质的档案转变成电子档案，档案管理工作人员可以通过人工输入或者机器扫描的方式将所有档案信息转换为电子文档，并将其录入到计算机中，同时还要再云端进行存储和备份，以免档案信息不慎丢失。这样一来，便能解决传统档案存储困难且占空间等弊端，使得事业单位的档案管理可以得到进一步的发展。尤其是在当前这样一个大数据的时代，人们对于数据技术的应用越来越纯熟，所以事业单位就可以紧随时代发展的步伐，将大数据技术应用到档案管理过程中，以此来实现数字化的档案管理。这样一来，面对各种档案信息，档案管理人员就可以将其转化为数字档案，在存储的同时也会在云端产生备份，这样即便档案数据丢失，也可以从备份中将丢失的部分找出来，如此便能避免很多档案存储问题，使得档案管理的工作效率更高。

2.4 借助计算机程序进行档案管理

现如今，我国的计算机技术已经愈发成熟，在这样的大环境下，事业单位可以利用计算机技术中的相关程序，进行精细化的档案管理。而且现在还有很多针对档案管理而研发出来的程序，档案管理人员可以借助这些程序来完善日常的档案管理工作，使得工作效率以及工作质量可以得到提升。就以计算机检索这一程序来说，档案管理人员既可以利用检索程序系统的查找档案中可能存在的错误，然后再利用相关程序对其进行修改，同时还可以利用检索程序精确的查询到某一个人的档案位置，从而可极大的提升工作效率，减轻档案管理工作对于人工的依赖程度。但需注意的是，档案属于机密信息，在利用信息技术进行档案管理的同时还需要做好保密工作，做到专人负责、责任到人，提升工作人员的责任意识及工作谨慎度，确保档案管理安全，避免档案泄露事件发生。

2.5 打造专业的档案信息网

在我国事业单位的档案管理工作中，利用信息技术提高档案管理工作的效率一直都是各大单位非常重视的一项内容，但是很多事业单位在信息技术的应用上存在一个误区，那就是不少事业单位在档案管理过程中只加强了计算机程序的应用，而计算机程序只是信息技术的一个小的部分，所以并不能使得信息技术的全部优势得以发挥。因此，我们在利用计算机程序的同时，应该加强网络技术的应用，在事业单位内部构建一个专业的档案信息网。这样一来，不仅档案管理的沟通机制可以得到完善，同时档案管理的信息通道也可以得到扩充，而最主要的是，档案信息网可以让档案管理的工作流程更加简单、方便，促使档案信息的传递更加快捷，从而提高档案管理工作的效率。

2.6 对档案信息实行共享管理

现如今，我国的信息技术已经发展的越来越成熟，其中“云技术”作为信息技术中的一项重要内容，在很多领域都得到了广泛的应用。而且随着科技的不断发展，手机、电脑等电子设备都有了可以进行云端传输的接收口，所以将“云技术”中的某些功能应用到档案管理中对于事业单位来说是非常有利的。因此，为了更好的实现档案信息的共享，各级政府可建立起相应的档案数据库，做好各环节档案信息数据库的检修及维护工作。同时各有关区域内的事业单位也可通过政府建立的档案信息数据库进行自有档案信息数据建立及维护，档案管理工作人员可以利用“云技术”中的云共享功能，让档案信息在事业单位内部实现共享，这样档案信息就可以及时的被上传到云端，避免了档案信息在相关部门的停留时间过长，从而避免档案信息泄露，提高档案管理工作的质量[5]。实现以政府建立的档案信息数据库位云端支撑的集云端与一体的管理模式，从分应用“互联网+”的管理理念，提升管理效率。