建设项目规划审批文档一体化管理的实践研究

2021-03-30梁展业

建材与装饰 2021年13期

梁展业

（玉林市玉东新区政务服务中心，广西玉林 537000）

0 引言

建设项目的规划审批工作包含的内容比较丰富，如项目设计是否符合规划要求、是否符合城乡规划法、是否突破规划条件等等。在项目审批的过程中，会产生较多的数据，通过一体化的管理方式，提升数据管理质量与效果，能够为项目的实施提供基础保障。但是如何实现建设项目规划审批文档一体化管理呢？本文就此进行分析。

1 建设项目规划审批内容

建设项目规划审批内容比较丰富，包含的类别较多，主要有建设用地（含临时用地）规划许可证审批、建筑设计方案（总平图）联合审查、建设工程（含临时建设）规划许可证审批、建设工程施工许可证审批等。①建设用地（含临时用地）规划许可证审批[1]。这一审批工作，主要就是为了保证土地的利用符合城市规划维护，建设单位按照城市规划使用土地的合法权益。在审批的工作中，需要对国家的相关法律进行相关的分析，判断其是否具备符合建设用地，并颁发相关的证书；②建筑设计方案（总平图）联合审查。这一审查的目的，就是判断平面图的可行性与可操作性，是否符合城市规划建设的要求，是否能够满足城市建设的需求。规划总平面图一般是指修建性详细规划建设工程设计方案的总平面图、通过这一平面图的分析，可以了解工程的概况，能够判断其是否符合城市规划管理的要求；③建设工程（含临时建设）规划许可证审批。该审批工作十分重要，是判断建设单位是否有进行科学的规划，是否符合相关标准，是否根据国家的要求进行施工；④建设工程施工许可证审批。该许可证的批准，可以为施工单位的施工提供基础，保证建设项目施工的合法性。在建设项目规划审批的过程中，会产生较多的信息，若是采用传统的信息管理方式，无法做到信息的互动，增强审批工作效果。文档一体化管理工作的开展，能够提升信息收集与保存的效果，为项目规划审批工作开展提供可靠数据的支持[2]。

2 规划档案形成的业务流程

一般来讲，建设项目规划审批都包含选址、方案实施、用地、工程论证、灰线检验、竣工验收这六个环节。每个阶段的工作内容不同，形成的文件也不同。①选址阶段，当建设单位经过政府部门的审查与批准后。会产生《建设项目报价预审单》、《建设项目定点规划设计条件申请表》等相关的文献，这些资料会被保存综合管理部门；②在方案实施阶段。经审查批准后，会产生《总平面规划设计方案审批申请表》、规划方案（包括方案册、蓝图、电子文件等）、《建设用地规划设计审批单》等相关的文件材料，这些材料与选址材料一同保存在档案中；③用地阶段。在审批结束后，会有《建设用地规划许可证申请表》、国有土地使用权出让合同（含规划条件）、《建设用地规划许可证》等有关的材料，这些材料儿也需要与选址、方案等文件保存在同一档案袋中，并由综合处进行管理；④工程论证阶段，该阶段会有《建设工程规划许可证申请表》、审定的建筑设计方案成果文件、《建设工程规划许可证》等材料。通过与选址、方案、用地文件材料的结合，实现信息的统一管理[3]；⑤灰线检验阶段。该阶段会产生《建设项目灰线报验表》及相关的检验材料，该项目会在工程项目竣工验收后，放入验收档案中，由档案室管理；⑥竣工验收阶段，政府部门在项目完成结束后，会将《建设工程竣工规划验收申请表》《建设工程竣工规划验收合格证》的相关资料与灰线检验阶段产生的资料一同移交档案室，由档案室建号保存。

3 建设项目规划审批文档一体化管理对策

3.1 加强领导，做好文档统一管理

一直以来，我国文档工作都处于宏观失控的条件，不同的文件制作部门负责不同的管理文件，档案管理部门虽然负责文件的管理，但是无法保证文件的质量。也正是因为此影响了文件与档案工作的协调统一管理[4]。为了实现建设项目规划审批档案一体化的管理，需要加强对文档管理的重视，改变以往分散式管理模式，通过档案部门统一协调管理的方式，提升管理工作质量，做好审批文件一体化管理。首先，从系统管理角度出发，完善管理机构与工作流程，要求工作人员根据相关的流程与工作内容进行文档管理，将不同审批工作中产生的文档进行统一管理，保证信息管理的有效性。其次，在审批工作中，为了避免出现信息档案丢失的问题，需要做好分工，明确每个人员的工作职能，并做好本职工作，加强文档统一管理效果。最后，采用纸质档案与数字化档案统一管理的方式进行档案管理工作，加强对审批过程中出现的文档信息的管理，将此集中在一起，做好档案信息的管理与保存。

3.2 加强文档管理员一体化意识，提升文档管理效果

文档管理人员的思想意识与业务能力，是影响建设项目规划审批文档一体化管理工作实施的关键因素。为了提升文档管理的有效性，需要加强对审批人员与文档管理人员的培训，使其意识到一体化管理工作的重要性，并要求其做好档案的审批与收集，为文档管理工作开展提供保证。实际工作中，可以组织相关的培训工作，针对档案管理人员及审批工作人员进行不同的教育培训，将文档统一管理的重要性，统一管理方法等分享给参与培训的人员，使其学会如何使将分散的信息集中在一起，并且运用在实际问题中，以此提升工作人员的综合素质与能力，促使各项管理工作有序的开展。此外，还应加强对审批人员的文档一体化管理的宣传，提升审批人员对审批文件管理的重视，要求其处理相关的工作后将产生的文件信息以互联网的方式分享给档案管理人员，并由档案管理人员进行统一管理。这样一来，能够有效提升建设项目规划审批文档的管理效果，同时可以保证信息的全面性与科学性，

3.3 建立终身制档案编号体系，保证文档的一致性

建设项目规划审批文档一体化管理中，由于设计的业务流程较多，产生的材料文档也比较丰富。若是采用分段管理的方式，不仅无法保证信息的全面性，同时也不利于文档的统一管理。实际工作中，可以通过档案编号的方式，将不同审批环节产生的信息集中在一起，保证各个阶段的纸质资料与数字化资料的一致性、一体性。从分阶段整理开始，就有一个项目编号终身跟随，无论这一项目在选址、方案、用地等阶段产生多少的文档信息，都采用同一项目编号进行管理，每一阶段所对应的项目编号都是唯一的。通过这种方式，可以方便后续的管理与运用，能够实现文档的一体化管理在实际工作中。

3.4 建立一体化业务管理体系，提升文档管理效果

对建设项目规划审批文档一体化管理工作中，需要制定科学的管理业务体系，将此作为提升文档管理工作的依据，推动各项工作顺利实施。①建立档案工作网络及协调机制，将建设项目审批中产生所有的材料信息都集中在一起，采用统一管理，专人负责的方式进行项目规划审批文档的管理，以此保障一体化文档管理工作的有效性；②建立档案管理体系，并制定相关的管理制度，如建设项目规划审批文档实施细则、档案管理程序等，将此作为一体化档案管理的动力；③加强文档管理人才的培训制度的建立，要求定期组织相关的学习活动；④加强纸质项目文件与纸质档案管理；⑤加强电子文件与电子档案管理。通过业务管理体系的建立，为建设项目规划审批文档一体化管理提供基础保障，促使该工作有序的开展。

3.5 建立计算机管理系统，提升管理工作的有效性

在建设项目规划审批文档管理的过程中，发挥计算机管理系统的优势，并建立文档一体化计算机管理系统，将办公室与档案室的计算机网络系统联系在一起，实现文件的传输、档案资源的共享。通过这一信息系统的建立，可以提升档案管理工作效果，保证各个部门数据信息的统一性与有效性。

3.6 推行工程建设项目审批“网上办”全流程、全覆盖

将建设用地（含临时用地）规划许可证审批、建筑设计方案（总平图）联合审查、建设工程（含临时建设）规划许可证审批、建设工程施工许可证审批等事项推行工程建设项目审批系统“网上办”全流程、全覆盖，缩短审批时限，优化营商环境。

例如，湖南省印发的《湖南省工程建设项目审批事项与省“互联网+政务服务”一体化平台事项对应清单》，这一平台的建立，解决了以往建设项目审批管理系统中存在的审批事项不统一、办理数据共享难，建设单位多头申报的问题，打造了一体化平台与工程审批系统融合共享的湖南模式。实际工作中，加强对计算机管理系统的运用，利用此实现项目规划审批档案的统一管理，为各部门工作开展提供更多的便利。