浅析科研项目档案管理现状及对策

李嘉梦

（中国商用飞机有限责任公司北京民用飞机技术研究中心，北京 100000）

一、加强档案管理的重要性

科研项目档案记录了项目全生命周期，是不可再生的重要资源，是记录科研单位各项权益的重要依据，同时，也是项目成果利用、管理和维护的重要内容。科研档案的管理工作，不仅仅是档案管理部门的工作，还需科研项目管理部门、采购部门、外协单位、财务部门等协作共同完成，需要自上而下的高度重视；科研项目历经时间较长，经手人员较多，因此，加强档案系统化管理，确保档案系统、完整、准确的收集归档具有重要意义。

二、科研档案管理存在的问题

1.档案管理机制不完善

科研单位档案管理体系还不够。一是部分科研单位承接的项目多为多个单位共同承接的任务，涉及的主体较多，在签订合同、合作协议时，因对资料保存、格式要求等要求不明确或因对要求理解不一致，导致各参与单位对项目档案的要求也不一样，导致部分过程文件未及时归档，无法保证档案收集的完整性及成果信息的利用价值。二是科研项目档案管理中存在管理机构、管理部门、管理责任人和相应的工作职责不明确的情况，导致收集整理项目管理、科研过程、财务、验收等档案时，因不清楚职责导致未及时、完整、有效的收集归档材料。如文件签章手续不完整、不规范、部分关键文件资料未归档等，无法正确地执行档案管理有关规定。除此，还会出现相关部门管理人员互相推诿、互不沟通，致使科研项目档案无人管理、散乱堆积、材料缺失[1]。

科研单位档案管理规范还需加强。一是归档范围和归档整理标准熟悉度不够。科研人员和档案管理人员对科研项目实施过程中需归档材料了解程度不够，对交付对象要求研究不够，导致科研项目档案整理归档不规范、档案材料不齐全。二是科研项目验收管理制度不完善。多数科研单位没有建立项目验收管理制度，对科研项目档案材料验收把关不严，有些科研项目已经通过验收了，档案材料都不齐全[2]。

2.档案管理意识不足

2.1 科研单位对档案管理重视不足

科研单位专职科研项目档案管理员设置较少，使得档案管理工作无法深入开展。部分科研单位“重两头，轻中间”的管理模式，导致项目档案收集工作不够重视，对科研活动中产生的原始数据或衍生数据的收集、管理存在漏洞，无法保证档案的完整性、系统性。

2.2 科研人员归档责任认识不足

第一，有些科研项目人员并未“随产生随预归档”，未将预归档工作落实在日常工作中，在完成任务书要求的研究内容过程中，科研资料基本散落在各个经手人中，待结题验收时，才进行收集整理。但由于项目周期长、人员变动大，很容易造成重要档案遗失[3]。

第二，有些科研人员对档案重要性认识不足，有的科研人员认为自己只需做好科研，档案是档案管理员的事，对档案工作毫不在意；有的科研人员认为只保存项目申报书、任务书、成果申报等主要材料，其他材料无关紧要；有的科研人员为方便自己查阅使用，将资料长期保存在自己手中。

第三，有些科研人员大局意识不强，有的科研人员认为科研项目是自己的，成果也是自己的，不愿将核心成果移交归档；有的科研人员认为档案管理员不懂科研业务，归档要求琐碎且麻烦，拒绝配合收集整理材料[4]。

3. 科研项目档案管理人员业务水平不高

科研项目档案管理人员大多由管理部门或科研部门工作人员兼职，由于是非科班出身，档案专业知识不足，档案业务不够熟练，加之身兼多职，工作繁多，专业水平无法满足项目档案管理需求。除此，部分档案管理人员虽具备档案管理能力，但因无法深度参与项目执行的各个阶段和环节，对项目的实施过程、重要里程碑、项目管理业务等不熟悉，导致无法判断归档资料的完整性、准确性和规范。参与项目实施的科研人员又因不明确档案收集范围和标准，导致档案材料不完整、不系统、整理归档不及时。

三、加强科研项目档案管理的对策和建议

1.强化科研档案责任意识

自上而下重视档案工作，单位高层领导应重视档案工作，将提升档案管理水平作为重要关注事项之一，并纳入单位重点考核和发展方向中。同时，科研人员也应提高档案意识。从事科研项目管理的科研人员不仅要学习项目管理知识，还要学习档案管理相关法律法规和业务知识，掌握科研项目档案的归档要求和标准，并将其贯穿于科研项目管理全过程、各环节[5]。

2.优化科研档案收集整理的有关制度规范

根据档案管理有关规定，同时结合单位实际组织机构架构，明确科研项目档案的管理机构、管理部门、管理责任人和相应的工作职责。

第一，档案管理部门要结合有关规定，明确科研项目材料收集归档范围和整理归档标准，形成系统化、涵盖档案全生命周期的工作流程。

第二，项目管理部门、科研项目负责人在项目立项时，应根据档案管理有关规定，结合承接任务计划，配合档案管理部门确定相应材料归档范围、标准规范、归档时间、上交责任人等，构建清晰、完善的文档归档范围体系。

第三，根据档案管理规定，必须按照档案部门有关要求，提交相关资料并通过档案部门检查后，方可开展项目的竣工验收。

第四，项目竣工后，由项目管理部门组织，档案部门参与，对科研项目档案归档材料严格审查，验收通过或整改复查符合要求后，档案部门签字确认，方能通过验收。

3.完善科研档案归档监督管理机制

建立档案问题问责和追责制，通过科研项目档案归档纳入科研人员的岗位责任、列为科研人员技术业务考核内容、年底绩效考核兑现条件等方法，督促科研人员按期归档，如科研项目档案材料整理和归档不完整、不及时，年度考核评分相应扣减，并要严格追究项目负责人及相关科研人员的责任。

4.加快建立专业化、高水平档案管理队伍

建立专业、稳定化档案管理队伍。将档案人员下沉至项目，了解并掌握项目进展情况；打通档案工作人员晋升渠道，重视专职档案管理人员发展，制定岗位职责以及合理有效的人才培养计划，对档案管理人才实施规范化管理和激励政策等方式，留住科研项目档案管理人员，从而保证科研项目档案工作无缝衔接，更利于系统化、规范化管理[6]。

支持并鼓励档案管理人员参加各类业务培训及档案法律法规学习。一是大力培养科研档案人员建立专业收集整理、立卷归档、检索利用及电子档案信息的收集、管理和操作技能，提升数字化档案理论知识和技能，不断提高科研项目档案规范化和现代化水平。同时，建立兼职档案员队伍，定期组织内外部培训，提升全员水平，推动整体档案工作能力。二是定期组织科研人员和档案管理员学习档案法律法规，提高保密意识，增强履行保密责任的自觉性[7]。

结语

合理科学地管理科研项目档案对国家科研项目体系的管理与建设、科学知识的传播、科研成果转化、科学技术的进步都有很好的促进作用。科研项目历时长、形式复杂，难于管理，本文以档案合理、有效管理为目标，深入研究探讨科研项目档案管理，旨在提升科研项目档案质量，为后期利用奠定良好的基础。同时，为档案管理提供可借鉴的有效方法，有效提升科研项目档案质量水平。