探讨高校学生档案管理存在的问题及对策研究

江 东 马守芹

（1.山东第一医科大学（山东省医学科学院），山东 济南 250117；2.山东省济南锦屏学校，山东 济南 250014）

学生档案是学生在学校期间，学校管理人员对学生生活、学习和参加各项活动所形成的记录，反映了一个学生个人经历、德才能勤美绩劳、学习和社会实践表现的、以学生本人为记录单位集中保存起来以备查考和追溯的文字、表格及其他各种形式的历史再现记录。学生档案记载系统是一个教育教学部门必定要有教学的重要组成部分，在高校日常管理中起着非常重要的作用。高校学生档案也是学生在校期间的一份求学简历，对学生未来的职业发展具有重要的作用。学生档案管理是高校管理中必不可少的内容。但随着社会的发展，高校档案管理工作已经无法适应新时代社会发展的管理需求，逐渐暴露出一些和社会发展不和谐的问题，影响高校管理的质量。为了促进学生的发展，还需要加强学生档案管理工作，从而提高学生档案管理的水平。

一、高校学生档案的简述

高校学生档案是学生求学过程的一份书面资料，记录了学生在学校各个期间的教学表现以及教师的评价，是高校管理的重要构成内容。学生档案中记录了学生在各个方面的表现，以及各个阶段的成绩和学生的基础资料，学生档案对学生来说是非常重要的，对促进学生的发展具有重要的意义[1]。学生档案还可以用来当作社会选拔人才的依据，通过学生档案可以直观地对学生有个大概的了解。我国以前侧重培养技能人才，随着素质教育和教学改革的发展，现在重视国民的综合素养。学生档案管理工作可以提高学生的综合文化素养，对学生未来的职业发展具有重要的促进作用，还能提高高校的管理质量和教学质量，有利于培养复合型、创新性人才。

二、高校学生档案管理存在的问题分析

1.缺乏对档案管理的重视

不管是学生还是学校对档案管理的重视程度不高，高校侧重于学生的教育和管理，而学生没有充分地认识到学生档案的价值和重要性[2]。由于对档案管理不够重视，所以在填写档案时也经常出现各种小问题，例如错字、乱涂等，导致档案书写不规范。还有就是在接收与转移档案时出现邮寄错误，不重视档案邮寄，这些问题都严重影响高校档案管理的质量。

2.没有完善的档案管理法律法规

我国也出台了部分档案管理法，但是并没有进行细化。针对高校的学生档案管理法律法规并不明确，没有建立专门的法律法规。从而也引发了不少问题，最普遍的就是学生档案的归属，由于一些高校没有设立专门的机构和人员对学生档案进行管理，所以档案管理非常混乱，加大了管理难度[3]。总之，缺乏完善的法律法规，不仅阻碍高校学生档案管理工作的开展，还容易出现管理混乱，无法明确责任人，甚至对学生未来的就业会产生一定的影响。

3.档案管理人员素质不高

我国在学生档案管理上还没有建立完善的法律法规，因此，导致高校忽视了学生档案管理的重要性，安排的档案管理人员对文化以及素质上都没有过高的要求，从而导致档案管理人员素质水平不高。高校也没有设置专门的档案室，档案管理人员也是由学生的辅导老师来进行统一管理，档案材料质量较差，管理不规范，不能进行有效的整理，影响后续的使用。

4.缺少档案监管机制

学生档案管理直接关系着学生的发展和学校的管理水平，因此，高校学生档案监管理是必不可少的，发挥着重要的价值。学生档案出现损坏或者丢失会给学生带来严重的影响。为了防止上述问题，档案的监管作用是非常大的[4]。在日常的管理中，还需要监管人员保持对工作高度负责精神和良好的心态，有耐心地去管理。

5.学生档案归档范围不明确，收集不完整

高校学生档案在实际的管理中没有明确的归档范围，缺乏统一的标准，不知道哪些需要归档，具体应归档在哪个部门，学校不同其要求也有所差异。因为学生的档案是来源于不同的部门，学生在毕业时转档的依据就是在就业部门，这样不仅导致资料收集不完整，还浪费学生及管理人员的时间。

三、高校学生档案管理问题的原因分析

1.学生档案的分散性

目前，高校学生档案管理部门普遍存在归属不一致的现象，导致档案资料在建档时间上出现分散性，学生档案需要经过几个建档阶段，从开始的入学登记到完成学业、发放相关的学位证等，这个过程记录了学生在校期间的所有表现。另外，各种资料来源不同，分别来源于不同的部门，例如实习部门、就业部门、学生管理部门等，增加了高校学生档案的管理难度。

2.没有先进的管理技术

随着信息技术的发展，在档案管理中逐渐应用信息化管理模式，然而档案信息化管理概念也被越来越多的行业所熟知。虽然计算机技术为工作提供了极大的便利，被广泛的应用起来，但是在实际的档案信息化管理中由于应用时间较短，档案管理人员还是习惯于使用传统的管理模式，依旧使用人工处理操作的方式。该模式阻碍了档案管理信息化的发展，降低了管理效率和质量。传统的管理还容易出现档案文件丢失、破坏等问题。计算机即使被投入到了档案管理工作中，但是信息化水平不高，只能进行简单的信息输入和保存。为了提高学生档案管理的信息化水平，还需要对档案管理的方式进行更新和优化，发挥出计算机技术的最大作用。现阶段高校学生档案还是依靠人工来进行归纳、分装等工作，计算机的应用存在局限性，只能实现简单的搜索查询，随着高校学生档案的大量递增，已经无法满足其增长趋势。学生档案属于过程性的管理，是随着学生而变化的，档案内容较多，如果进行人工管理还容易导致资料记录不完整，出现漏记等问题，无法体现出学生在校的完整表现，学生档案也失去了原有的价值和意义。

四、高校学生档案管理问题的优化对策

1.提高对档案重要性的认知

学生要知道档案对以后就业、职称评定等有着重要的关联，高校要清楚学生档案管理能提高高校管理水平[5]。因此，要提高对档案重要性的认知，落实毕业后档案的流向，及时地掌握档案的动态，加强管理，避免出现档案丢失或损坏。

2.完善的档案管理法律法规

在法律法规和相关制度的约束下学生档案管理水平才能得到提升。在健全的法律制度下才能更好地管理档案和约束管理人员，因此，完善的档案法律法规是非常重要的。有了健全的法律法规可以更好地解决学生档案管理问题，还能落实档案管理责任人，在法律的约束下，才能确保学生档案管理工作的顺利开展，提高管理质量。

3.提高档案管理人员的素质

随着社会水平的提高，对档案管理人员的要求也不断提升，为了适应新时代社会发展需求的学生档案管理工作，还需要提高档案管理人员的专业素奍[6]。可以通过加强技术培训，开展档案知识讲座，招聘专业的档案管理人才等来提高管理人员的素质，提高职业责任心和管理能力。

4.对学生档案实施网络化管理

随着信息技术水平的提高，传统的档案管理已经无法适应现阶段的管理要求，高校应该紧跟时代的发展，建立现代化的管理理念。利用信息技术进行管理，实行电子信息化学生档案管理，不仅能对学生档案进行分类汇总，还能进行总跟和查阅，节省了大量的人力，极大地提高了学生档案的管理水平[7]。

5.规范学生档案管理工作，及时地收集整理

学生档案管理是一项非常重要的任务，为了保障管理的规范性，还需要从学生的实际出发，制定细节化的管理准则，例如制定归档范围标准、规范借阅制度等[8]。另外，为了提高学生档案的管理效率，保障档案的完整性，还需要及时地对学生的档案进行收集和整理，对学生的实际在校情况进行详细的记录，提高档案管理的实效性。

结语

学生档案对学生具有重要的作用，也是高校管理的重要内容。在实际的管理中出现了一些问题，阻碍高校管理工作的开展，影响学生未来的发展。为了提高高校学生档案管理水平，促进学生的良好发展，提出了完善的档案管理法律法规、提高档案管理专业技术人员的素养等改进对策，以保证高校学生档案管理工作的顺利开展，提高高校档案管理的效率和质量。