企业档案信息化资源服务模式研究

孟 红

（北京公共交通了控股（集团）有限公司，北京 100161）

档案资源开发利用是实现档案价值根本途径。档案信息化是应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。在信息技术普遍推广与深入的社会发展中，将信息技术应用于档案的开发利用，从而更好地服务于企业发展。因此，企业建立科学合理的档案信息化资源服务模式，提升档案资源的服务水平变得尤为重要。

档案信息化广义上是宏观的档案管理体制与规范体系的建设，狭义上是将信息技术应用于档案声生命周期的全过程的档案资源建设。在档案信息化建设中，机制体制是基础，资源建设是核心。因此，企业档案信息化资源服务模式探索过程中既要重视体制机制、管理规范、人才培养等宏观要素，也要重视档案资源建设的成果。

一、创新企业档案信息化资源服务模式的重要意义

1.提升档案对企业各方面发展的服务水平

企业档案信息化资源就是记录企业自身经营情况、发展过程的工具，采取有效开发手段可以全面还原企业发展历程。海量的企业信息化资源具备丰富的利用价值，一旦服务模式过于落后造成资源浪费的现象发生，就丧失了档案工作应有的功能，反之创新服务模式提升资源利用率，能够使得企业决策层和管理人员全面掌握企业各项业务发展情况以及出现的问题，制定出针对性的应对措施，为企业的发展制定规划部署。因此，创新适合档案信息化资源服务模式，能够推动企业对过去的经营过程做好总结、对现在的发展进程做好把控、对未来的规划部署做好预判。

2.塑造独具特色的企业文化

通过积极创新企业档案信息化资源服务模式，针对档案信息实施合理的开发利用，能为企业自身的发展及社会的发展提供真实有效的参考信息，大量的档案信息所蕴含的不仅是与工作有关的内容，也包含了明显的时代特色，可以说完善的档案信息化服务模式是塑造企业文化的重要抓手，是推动社会精神文明建设的必由之路，需要各企业高度重视利用这笔宝贵的资源[1]。

3.切实增强企业核心竞争力

通俗来讲，档案就是储存信息的一种方式，通过相关管理人员对其进行整合分析，挖掘出档案信息的内在价值，以此助力企业的发展。对企业而言，要想增强自身核心竞争力，在市场占据有利位置，就需要强化自身治理水平，全面发挥档案信息化资源的优势，借助档案信息总结当前企业的发展规律，有针对性地制定未来的发展规划。随着现代化进程的不断发展，企业内部的档案信息较为复杂，这就要求企业探索出多元的开发途径，利用档案信息化资源掌握当前的发展情况，为企业核心竞争力的提升，提供丰富的数据支撑。

二、目前企业档案信息化资源服务模式出现的问题

1.企业档案信息化资源服务模式现代化程度低

目前国内大部分企业落实档案信息化资源服务工作的过程中，较少引入现代化信息技术，相应的服务模式也较为落后，同时，针对信息的收集和整理工作还采用人工操作的模式，无疑降低了对档案信息的整合及利用效率。特别是在企业经营的过程中，大多数企业把重心放在主营业务上，对于开展档案服务工作相关的现代化办公软件缺乏足够的了解，尽管部分企业在实施服务的过程中采用了一些现代化信息技术，但是也仅仅应用于信息的调取工作，相关的操作人员对于现代化技术也不了解其使用技巧，这就导致所引进的现代化技术流于表面，难以发挥真正的作用[2]。

2.企业档案信息化资源服务模式缺乏配套、科学合理的制度体系

部分企业决策层及管理人员在规划部署时，忽视了企业档案信息化资源服务的价值，档案资源服务模式的创新，不仅仅体现在信息技术层面，更需要配套的制度体系，以及完善的管理规范，构建整套科学合理的管理模式，符合企业实际业务管理的需求。

同时，在人员设置安排上也较少引进专业的档案技术人才，随着信息化不断发展档案服务工作就会出现工作设备落后、专兼职档案信息服务的工作人员自身档案业务有待加强管理人员缺少积极性、服务体系不完善等问题，导致档案信息服务能力不能紧跟信息化发展步伐。尤其是负责档案信息服务的工作人员自身管理水平有待加强，此外，由于决策部门认识不足，仅仅将其定义为企业信息的收集和储存工作，认为不必投入大量人力、物力，档案专兼职管理人员缺少专业的指导，档案工作人员自身的专业水平不够、思想认识也会逐渐落后，进而丧失工作积极性，导致档案信息服务工作很难推进。

3.企业档案信息化资源服务模式储存空间不足

当前国内绝大多数企业针对档案信息的储存方式正逐渐由纸质版向电子版进行过渡与转换，无形中加重了档案管理工作的负担，同时，在档案的数字化转换过程中极容易出现存放、乱放、丢失的现象。此外，大量电子文件造成档案信息化资源的储存空间严重不足。如何扩大企业档案信息储存空间，建立专业的数据库以实现电子档案的完整保存成为各个企业共同面对的难题[3]。

三、创新企业档案信息化资源服务模式的落实途径

1.完善资源管理体制机制，配备满足使用要求的档案信息技术

在企业档案信息化资源服务模式的创新过程中，信息化是提升管理与服务水平的科技手段，能够适应现代化生产经营方式的需求；同时，是档案信息化资源管理与服务中，还受到多个非技术因素的影响，尤其是管理体制机制，“三分技术，七分管理”。因此，创新档案信息化资源管理与服务模式，要做好顶层设计，通过机制体制划分企业多个部门之间的权责关系及组织体系，编制符合企业实际需求的档案业务管理制度与流程，让企业档案管理的各个方面有章可循[4]。

此外，需要企业决策部门加强对档案信息化资源建设的重视，在人力、物力的补给配备是也要与管理需求相适应，注重企业信息化档案人才的培养[5]。

2.借助大数据技术强化数字化档案检索能力

处于大数据时代，企业要想实现科学合理的规划部署，就离不开档案信息的快速流通以及获取，可以说档案信息的时效性、精准性以及处理能力是企业实现高速发展的重要基础，企业的决策部门急需抓住大数据时代的红利，针对内部档案服务模式进行优化和创新，构建成熟的档案信息服务体系，开发具备智能化、现代化的查询检索功能是顺应大数据时代有效创新企业档案管理工作模式的首要任务[6]。

企业应当丰富档案信息化资源服务的功能，及时开发出针对用户的信息分析服务，借助大数据技术创新当前的工作方式，满足当前客户日益多元的需求，提供更加个性化、多样化的服务。结合大数据技术开展档案信息服务，强化信息的分析能力，以此提高用户的满意程度，实现档案服务模式的数字化建设[7]。

3.科学构建档案信息化资源的储存模式

当前国内的市场经济以及科技水平都实现了高速发展，有效地利用好档案信息已经是企业发展的重中之重，面对海量的信息资源，企业应探索与建设满足企业档案储存需求的软硬件设备，使得档案资源储存空间充足、安全，并方便档案信息化资源管理与服务[8]。例如企业引进长期保存的设备设施及系统，以此推动企业档案信息化资源服务模式更加系统化、规模化，为企业自身的发展提供强力的支撑和便捷的服务[9]。

结语

综上所述，在完善企业档案工作的过程中要将创新档案服务模式作为开展工作的重要内容，借助创新模式促进企业档案工作体系的整体发展[10]。在具体的开展过程中，必须突出档案工作自身的特点，发挥其实用性的优势，有效结合现代化信息技术，促进企业档案服务模式的质量及效率共同提升，推动新型档案服务模式更好顺应时代的脚步，为企业今后的发展提供优质的服务保障。