医院档案管理的现状与对策探讨

2021-03-27邹方峰林博文薛俊花

中文信息 2021年4期

邹方峰林博文薛俊花

（莒县中医医院，山东日照 276500）

医院的档案包含了医护工作者以及患者的个人信息以及医院发展的所有记录。近些年，我国各大医院的规模不断扩大，患者的人数也逐渐增多，随着医院业务范围的增大，档案的管理工作任务量也呈直线上升的趋势。只有确保医院档案准确的记录、科学的管理才能实现其安全性与可靠性，才能让医院的档案管理工作才能朝向信息化、规范化与高效化的方向发展。

一、医院档案管理工作的现状

1.医院档案管理制度尚不健全

大多数的医院在文书档案管理方面仍有欠缺之处，没有专门的监管人员来管理档案，很容易造成医护人员或患者个人信息的缺失以及医院管理信息的泄露。另外，很多文档都会出现归档不及时或者档案较为混乱的现象，部分文书档案还会出现字迹潦草、内容遗漏以及装订不规范的情况[1]。部分医院在文书档案管理工作中存在岗位职责不明确的现象，这些文书档案由几个部门共同管理，一旦部门之间配合不好就会影响文书档案管理工作的效率。

2.管理人员重视度不够

以往人们认为档案管理就是储存和保管文件，包括部分医院的档案管理者，他们没有认识到文书档案管理的重要性，认为这不是医院的主体工作，管理优劣都不会对医院的发展造成阻碍，这正是由于其缺乏对文书档案管理这项工作的认知与重视度，缺乏对医院文书档案管理的使命感与责任心。此外，很多从事文书档案管理的工作者缺乏文书档案管理相关的专业知识，未经过专业的培训，导致在管理文书档案的工作中遇到很多困难，使文书档案采集工作准确度不高。

3.档案管理投入的资金不足

缺乏现代化的办公设施就无法将档案数据等实现信息化处理，降低了档案管理工作的效率[2]。同时，档案管理工作没有良好的环境支持，若想保存纸质档案就需要特定的空间进行储存，而这个环境需要有适宜的温度与湿度，还要具备防水的作用，这也看出来档案管理的环境对完整保存档案的重要性。此外，增加资金的投入有助于完善人才培养体系，人才是发展的保障，有利于医院档案管理工作更长远的发展。

二、医院档案管理工作的重要性

医院档案管理工作对医院的长久发展具有重要的意义，现代化的档案管理能够替代繁杂的手写报告，应用计算机管理可便于医护人员对患者进行周期性的观察，节省了大量的人力工作时间，为医护人员减轻了负担，也更好地让医院以患者为中心开展各项医疗服务[3]。其次，近些年，医患、护患关系较为紧张，当发生医疗纠纷事件时，档案中患者的检查以及治疗信息能够作为重要的凭证，通过这些档案资料能够合理地解决医疗纠纷，提升医患双方的信任程度，保护医患双方能够获得自己的合法权益。可以说，医院的档案管理工作不仅能够提高医院的整体工作效率，还能够为医院的顺利发展提供指导方向。

三、医院档案管理的改进方向

在当前背景下，要遵守档案文档一体化的原则，加强控制内部档案的管理，改进主系统档案管理的思路，将之与附加档案管理制度的改进思路相结合，建立档案文档一体化管理体系。此外，纸质档案还要保留，坚持纸质档案和电子档案并存的原则，以往医院档案等级都依靠人工记录，为了确保档案的原始性，在档案管理信息化的进程中仍然需要纸质档案与数字档案并存，这样就能让原始记录保存下来并提高档案的利用率。

四、医院档案管理工作的完善思路

1.完善档案管理制度

首先，要想提高档案管理质量，就要完善档案管理制度，完善数字化档案信息管理平台，通过计算机电子信息系统对庞大数据进行处理，降低人工处理数据时出现错误率，提高档案管理者的工作效率。其次，明确档案管理者的职责，对于档案篡改或者文件丢失等问题制定责任追究制度，针对某个环节出现问题就追究相应的责任负责人。最后，各部门之间调用档案时，需要去往档案管理部门办理正规手续后才可借用，不可私下借出或者随意下载、复印档案。各种类型的档案无论是借出还是归档，都要确保档案信息数据的安全性，加强密封工作的质量，档案需要加盖密封章，待各类审查单位结束审查工作之后在进行密封，这样能够有效保障医院档案的可靠性与安全性。

2.加强档案管理者的重视度

改进文书档案管理工作的首要任务就是加强管理者的重视度，不断提升管理者的文书档案管理意识，确保工作落实到位，从根本上让其认识到文书档案管理工作的重要性。医院科室较多，收治的患者病情较复杂，其信息极容易混乱，加上医疗内容较为广泛，需要管理者集中注意力，根据不同的科室进行信息分类。只有提高文书档案管理工作的准确性才能提升其工作效率。

3.利用大数据的思维模式

医院档案管理采用信息化管理模式来处理大量的信息数据，运用大数据技术将既能够将档案信息进行归类，又可以实现档案资源的信息存储功能。档案资源类型越多、信息越丰富，则参与档案管理工作的人员就会越多，未建立档案共同体打造了良好的基础。同时，利用大数据技术可以记录并分析共同体成员的特点与感兴趣的信息，并对其档案进行分析与总结，能够提供更为有效的档案服务。