探讨事业单位档案管理及服务效率提升方略

刘 鹤

（铁岭市自然资源事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

当前我国事业单位日常工作过程中，管理层通过对事业单位内部的档案进行管理，可以详细地统计出整个事业单位发展过程中的相关进程，对事业单位内部的信息资源进行综合性科学分析。这将有助于加强事业单位档案信息化建设，能够有效地提升事业单位工作效率，进一步提高事业单位日常服务质量。

一、事业单位档案管理现状分析

1.数字化信息档案管理成本较低

由于数字化信息档案记录过程中，主要是通过计算机内部的网络系统，将档案资料进行电子化处理，从而将纸质资料转换为电子资料的一个过程。在进行电子资料信息录入的过程中，通常可以通过相应工具对其进行文字处理。部分事业单位内部通过扫描仪、扫描机等设备，对纸质资料档案进行整理工作。这种数字化信息档案管理方式，虽然前期所要消耗的成本较高，但在后期实际成型之后，能够极大程度上增加事业单位的运行效率，保障事业单位在日常档案管理过程中，能够保持一个较低成本的运行模式，提高综合服务质量的同时，进一步促进事业单位信息化档案建立进度。

2.提高行政管理工作效率

当前我国数字化信息档案建立过程中，主要需要对整个数字化信息档案管理系统进行综合改进，保证行政代为内部在提高档案管理效率的同时，能够合理地运用自动化技术进行人工与智能相结合的工作模式。特别是对于行政单位与事业单位之间的管理数据来说，通过行政管理工作效率的提高，能够有效地增强部门与部门之间的信息沟通能力，这样可以进一步提高不同部门之间的办事效率，保证行政单位能够加大服务力度。数字化信息档案的管理方式也有利于整个行政管理数据信息的建立。

二、事业单位档案管理所存在的问题

1.档案管理责任范围较广

当前对于事业单位档案管理工作来说，由于需要处理的档案种类较为繁多，对相关技术人员的工作能力要求较高。要保证事业单位内部人员在进行档案管理过程中，能够加强自身的责任意识，保证所做出的档案管理工作能够精准化、科学化。同时，对于事业单位内部的办公室行政管理工作来说，通常所规定的责任范围较为宽泛，很多档案信息涉及的领域较为广泛，大到对单位领导日常会议演讲的安排工作，小到事业单位日常工作开展所必需的物品选购，以及相关物品的发放。这些不同类型的档案信息都需要分类管理。对于档案管理工作的执行机构，也就是事业单位的日常工作事务的“控制执行者”，基本上都是办公室行政管理部门进行的。而为了切实保障事业单位内部的档案管理工作进度，在对领导以及员工提供的服务方面，都需要做好充足的准备工作，确实考虑到各方面限制因素，避免档案管理工作失误对事业单位造成的不利影响。

2.工作强度较大、要求较为严格

对于事业单位档案管理工作来说，需要保证相关工作人员在日常管理档案的过程中，能够提高自己的工作效率。由于一些事业单位办公室行政管理工作对外具有窗口服务的特点，对事业单位内部管理阶层具有跟随性的特点，对内部基层工作部工作部门要具备相应的服务性特点。基于这些特性，决定了事业单位档案管理工作开展过程中，会伴随着诸多随机事件的发生，对潜在的环节疏忽，缺乏一定的可预见性，在出现大量工作问题的同时，所要求的解决问题的时间相对固定，时间紧，工作难度加大，进而增大了工作压力。这也是当前事业单位内部档案管理过程中所存在的一个问题。同时，档案管理工作所涉及的工作内容多、任务量大、任务时间较为紧凑，导致工作压力加大。再加上部分事业单位领导对档案管理工作的要求不够明确，使得相关工作者在进行档案管理工作时，开展难度较大，制约了事业单位的长远发展。

三、事业单位档案管理及服务效率提升的相关策略

1.强化办公室内部建设工作

对于事业单位档案管理工作来说，需要对办公室内部结构进行有效的规划和合理的配置，切实做到科学化管理。在进行档案管理工作时，需要相关管理人员定期进行监督，同时提高技术人员的工作效率，避免出现怠工的现象。对于行政办公室来说，不光是综合了事业单位办事机构的各种具体事物，在一定程度上还能体现出领导的参谋功能，兼备办事、咨询以及服务于一体，在日常管理工作过程中压力较大，不能做到对部门内部的科学化管理，再加上部门内部工作人员的工作素养不足，以及部门机构配置不合理等限制因素的存在，使得相关工作效率急剧下降。因此，想要切实实现事业单位档案管理工作的科学化管理，必须合理规划内部结构，明确内部工作人员的工作职责，对工作人员进行合理分配，健全内部行政管理机制，对工作流程加以监控，切实提高行政管理工作部门的自动化办公水平。

2.加强对档案管理环节的监控力度

对于事业单位的档案管理工作来说，相关管理人员要积极完善事业单位内部的监控机制，加强对档案管理不同工作环节的监督工作，确保相关工作人员在进行档案管理工作过程中，尽可能地避免工作失误的发生。同时还要对可能发生的档案管理工作问题进行必要的解决方案设计，以及具体的防范措施，千万不能等到问题发生了再去想解决办法，需要相关工作部门和工作人员提前针对可能出现的问题，分析出最佳的解决方案，在解决方案库里储备对每一种存在发生概率的工作问题所相应的一种或多种的解决方案储备，这样不仅可以大大节省对突发工作问题的解决时间，还能在一定程度上缓解相关工作部门和工作人员的工作压力，切实提高工作的有效性。

结语

如今我国事业单位的档案管理工作，随着整体社会的发展也在逐步壮大。因此，这就要求我们档案管理人员，在日常档案管理工作过程中努力学习、不断进步，严格落实监督、监管措施，同时保证事业单位档案工作与时俱进，并通过先进的档案管理方式、方法，最终实现社会效益与经济效益的提升。