“互联网+”优化事业单位档案管理制度的路径分析

2021-03-27王英姿

中文信息 2021年4期

王英姿

（文山市城乡居民社会养老保险局，云南文山 663099）

随着“互联网+”技术在各个领域的应用，事业单位档案管理工作中每天会产生大量的信息管理工作任务，相比于传统的档案管理制度，信息化档案管理方式不仅能够快捷高效地分析处理所收集的档案信息，还能够对档案信息进行有效的保存和查找，确保档案信息有效保存的前提下，进行下一步管理。因此，对“互联网+”优化事业单位档案管理制度的路径进行分析是非常重要的。

一、事业单位档案管理制度存在的问题

1.缺乏完善的管理制度

完善的管理制度是事业单位档案管理工作的前提，其不仅规定了所有管理员的工作内容和工作性质，还规范了档案管理员的工作行为，为整体工作质量发挥了保障作用。然而，就目前很多事业单位忽视了管理制度的重要性，很多档案工作人员并无法完全明确自身的所有工作内容，在档案信息保管的工作流程中往往会出现工作漏洞。由于多数机密或重要的档案信息仍然采用纸质档案管理的方法进行管理，容易出现电子档案与纸质档案不配套等问题，同时，针对机密的档案未采取相应的管理制度，设备以及系统更新使电子档案容易出现损坏等情况，使档案管理工作出现漏洞，对事业单位的发展造成一定程度上的影响。

2.缺乏档案的信息化管理

互联网技术不仅为事业单位档案管理工作提供了一定的技术支持，还为整体工作提供了快捷性和高效性。但是，很多事业单位缺乏信息化管理档案的意识，仍使用着传统的信息化档案管理制度，且档案放置的区域设施过于简陋，未按照现代化要求配置保护措施。由于传统管理方式的低效性，整体的工作进度和节奏受到很大程度上的影响。

3.档案管理员的能力偏低

档案管理工作人员在事业单位管理工作中始终处于主体位置，并不断发挥着主体作用。因此，在整体档案管理工作的保障中，除了工作内容的管理外，还需要注重档案管理工作人员的专业化能力。然而，目前很多事业单位忽视了档案管理人员能力的重要性，特别是部分单位并未设立专职的档案管理人员，而是采用行政人员或办公人员来兼任。一方面，行政人员或办公人员缺乏专业的档案管理知识，对档案管理的流程与要求不够熟悉。另一方面，无法在档案管理工作中投入过多的精力，因而对整体的档案管理工作帮助不大。从而使管理工作的整体人员能力水平偏低，整体工作效率和质量无法快速有效地达到工作预期目标。

4.缺乏统一执行标准的档案信息化管理制度

部分事业单位对档案管理工作的重视程度有待提高，针对档案管理工作的流程以及突发情况未制定统一执行标准的档案信息化管理制度，在离职交接以及档案信息管理方面存在较大的问题，使整个档案管理工作质量受到影响。

二、优化事业单位档案管理制度的路径

1.制定科学合理的档案管理工作制度

科学合理的档案管理工作制度能够有效地激发员工的工作积极性，促进整体档案管理工作的高效率发展。在“互联网+”时代下，正确的档案管理的程序操作能够有效地对信息进行分析、处理和保存，而为了能够确保信息化程序操作的正确合理性，则需要通过科学合理的工作制度来进行工作行为的规范。

例如，首先制定好考勤制度，一个月内如果都按时考勤，月末可以增添满勤奖。对于偶尔缺勤的员工只需向上级说明迟到或请假的理由即可，而对于缺勤较多的员工，采取扣罚工资的方式，并对此类员工做出警告提醒。其次，制定相应的奖惩制度，对按时按量且无工作失误的员工进行相应的奖励，而对工作中出现较多问题的员工进行相应的惩罚，以此确保信息化程序操作尽量不会出现相应的问题。

2.将互联网技术融入档案管理工作

传统的工作模式仍然可以有效地对所有的档案信息进行处理和管理，但需要耗费大量的人力物力，整体档案管理工作的成本逐渐提高[1]。例如，可以建设信息化档案管理平台，将互联网技术与当前档案管理工作相结合，通过计算机收集的档案员工信息根据相关属性加上网络标签，再将数据上传到信息化档案管理平台中，而平台会自动根据标签属性来对数据进行信息化分类和管理。

3.培养档案管理工作人员的专业素质

由于缺乏专业化能力较高的档案管理员，很多事业单位在档案管理工作初期所制定的工作进度和工作效果都无法有效地达到[2]。首先，可以邀请相关专业人士开展“互联网技术融入管理”的讲座，通过从互联网技术的重要性，信息化管理方式和传统管理方式的对比以及信息化管理模式等方面的讲解，从根本思想上改变员工对信息化管理的态度。其次，可以定期开展培训活动，通过基础理论知识和信息化管理实践操作相结合教学，培训出理论知识和实践技能都具备的复合型人才。

4.制定统一执行标准的档案信息化管理制度

在档案管理人员离职交接以及档案信息保管方面，需要依照现代化的要求制定统一执行标准的档案信息化管理制度。例如，针对档案管理人员退休、离职以及生病等突发性事件，需要管理人员按照要求制定相应的交接手续，做到有章可依、有章可循。通过制定有效的离职交接手续，有效避免档案管理过程中“死档”“弃档”等现象的发生。