加强高职院校档案管理信息化建设的路径分析

（四川航天职业技术学院，四川 成都 610100）

作为高职院校开展各项工作与活动的原始记录，档案具有重要的意义与价值。其中会涉及学校的方方面面，涉及学校开展的全部工作与活动。伴随时代的发展，人类已经进入到信息时代，在此时代背景下，高职院校的信息资料数量日益增多，假如仍旧采用传统的档案管理模式是无法充分满足实际需求的，所以就需要加强对档案管理的信息化建设，充分发挥信息技术的作用，全面提升档案管理的整体水平，在此基础上，充分保障档案的安全性与可靠性。

一、优化档案管理理念

高职院校的档案管理理念会直接关系到档案管理工作的效率与效果。所以，高职院校要树立科学的档案管理理念，要充分重视该项工作，认识到加强档案管理信息化建设的重要价值，并且要采用科学的措施认真做好此项工作。要树立“互联网+思维”，利用信息技术全面地提升档案管理的整体水平。学校要营造良好的工作氛围，加强对档案信息化管理的宣传，从而使相关的工作人员树立良好的思想认识，切实做好档案管理的信息化建设工作，全面提升学校的档案管理水平。

二、加大资金的投入力度

高职院校要树立较强的发展意识，要充分认识到加强档案管理信息化建设的重要性，要投入专项资金，做到专款专用，在此基础上为建设工作提供有力的资金保障。要配备完备的硬件设备，不仅要配备基础的办公设施，其中包括扫描仪与计算机等，另外，要配备网络设备设施，如交换器与防火墙等[1]，在此基础上充分保障档案信息的安全性与可靠性，使档案管理工作得到高效地完成，全面提升该项工作的信息化水平。此外，要配备先进的软件设施，制定完善的网络平台，配备常用的软件，其中包含档案管理系统与信息处理系统等。在购买软件时，学校要根据自身的档案管理需求，向软件公司提出相应的要求，确保购买的软件可以充分地满足学校的应用需求，有着良好的实用性以及可操作性，从而有效地防止软件闲置情况的发生，避免资金的浪费。通过对先进、科学软件的应用能够全面地提升档案管理水平，而且学校要构建完善的档案管理网络，进一步地拓展网络，获得丰富的网络资源，实现对相关资源的共享，进而充分发挥网络资源的作用。

三、制定完善的档案管理信息化体系

为了做好档案信息化管理工作，高职院校可以建立相对独立的管理机构，由其负责完成信息化管理档案工作。不仅如此，还要制定科学健全的管理机制，要根据时代的发展需求制定完善的管理制度，从而为信息软件与硬件的配置与应用提供有力的保障。而且高职院校也可以建立电子档案以及电子文件，并要充分重视电子档案的安全性与可靠性。高职院校要制定科学完善的网络档案平台，建立完善的数据库，要成立电子档案管理网站，从而通过科学的电子形式对相关的档案进行存储，例如，光盘与优盘等。另外，高职院校也要将“具象档案馆”转变成虚拟的“电子档案馆”，这样一来才可以更加高效地完成档案管理工作，更好地存储、管理与应用档案。

四、加强档案管理人才队伍建设

在高职院校的档案管理信息化建设中，学校要积极地建设优秀的档案管理队伍。首先，要聘请专业能力较强、信息处理水平较高的综合性人才，由其负责完成档案管理工作，要保证其有较强的档案管理能力，可以熟练地操作各种软件系统，有较强的信息素养。在此基础上，可以全面地提升档案管理的信息化建设水平。其次，要充分重视对原工作人员的教育与培训。学校要选择使用线上和线下有机结合的方法，实现理论以及实操的有机结合，加强对现有人员的全面培训[2]。在此基础上，使其能够具备更强的档案信息化管理能力，能够树立较强的服务意识，能够尽职尽责地完成本职工作。

五、树立较强的安全防范意识

对于档案信息化管理而言，尽管其有许多优点，然而假如忽视对信息的安全保护，那么也会泄露信息资料，会带来一定的损失。所以，必须要充分重视档案信息的安全问题，要树立较强的安全防范意识。高职院校要根据自身的发展状况与实际需求，制定科学完善的安全等级档案系统，要使档案信息安全机密得到充分的保障。除此以外，学校也要针对不同的档案信息公开程度设立对应的权限，例如，哪些信息是属于机密性质、不能进行外漏的；哪些信息是公开的、是全体师生都可以进行浏览的等，要做好科学的安全防护措施。此外，也要制定相关的制度与机制，采取有效的防范与控制措施，例如，数字证书以及防火墙等[3]。要采取有效的措施，进而防范黑客与病毒的入侵，从技术的层面上充分确保档案信息的安全性。

总之，在高职院校的管理工作中，档案管理有关键性的作用与地位。其档案管理工作可以全面提升学校的管理水平，可以促进学校各项工作的顺利开展。所以，信息化时代背景下，高职院校要树立“互联网+思维”，要充分重视档案管理的信息化建设，进而提高档案管理水平，充分发挥档案的内在价值，推动高职院校的可持续发展。